Xu hướng sử dụng tổng đài VoIP ở các doanh nghiệp đang ngày càng phổ biến, trong đó công cụ softphone của tổng đài cũng được phần lớn nhiều đơn vị lựa chọn để sử dụng trong nội bộ và giao tiếp với khách hàng. Qua bài viết này, Digitel sẽ cùng bạn tìm hiểu […]
Tin tức
Sử Dụng Softphone: Xu Hướng Liên Lạc Thông Minh Giúp Tăng Hiệu Quả Giao Tiếp
Xu hướng sử dụng tổng đài VoIP ở các doanh nghiệp đang ngày càng phổ biến, trong đó công cụ softphone của tổng đài cũng được phần lớn nhiều đơn vị lựa chọn để sử dụng trong nội bộ và giao tiếp với khách hàng. Qua bài viết này, Digitel sẽ cùng bạn tìm hiểu softphone là gì và cách sử dụng softphone để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp.
1. Khái niệm softphone
Softphone (software phone) là một ứng dụng phần mềm giúp người dùng thực hiện, nhận cuộc gọi và quản lý liên lạc thông qua giao thức Internet (VoIP – Voice over IP). Softphone không cần thiết bị phần cứng riêng biệt như điện thoại bàn truyền thống mà hoạt động trên máy tính, laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Người dùng chỉ cần có:
– Một thiết bị số có kết nối internet.
– Tai nghe/microphone (nếu cần).
– Tài khoản SIP được cấp từ nhà cung cấp dịch vụ VoIP hoặc tổng đài ảo.
Softphone thường được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, chăm sóc khách hàng, telesales, làm việc từ xa… nhờ sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ triển khai.
2. Phân biệt softphone và hardphone

Phần lớn mọi người chưa phân biệt được softphone và hardphone vì hai thiết bị đều thực hiện cuộc gọi qua mạng VoIP. Tuy nhiên, chúng có sự khác biệt rõ rệt về cách vận hành, chi phí và ứng dụng thực tế:
Tiêu chí | Softphone | Hardphone |
Hình thức | Phần mềm cài đặt trên thiết bị di động hoặc máy tính | Thiết bị phần cứng giống điện thoại bàn |
Chi phí đầu tư | Thấp (không cần mua thiết bị) | Cao hơn do đầu tư phần cứng |
Di động | Linh hoạt, dùng ở khắp mọi nơi có internet | Cố định, khó di chuyển |
Cài đặt, bảo trì | Dễ dàng, có thể tự thao tác | Phức tạp, cần kỹ thuật viên chuyên môn |
Chất lượng cuộc gọi | Phụ thuộc vào thiết bị và đường truyền internet | Ổn định hơn do chuyên dụng |
Tính năng tích hợp | Dễ tích hợp CRM, ghi âm, chuyển cuộc gọi, video call | Hạn chế, phải cấu hình riêng |
Môi trường sử dụng lý tưởng | Doanh nghiệp làm việc từ xa, startup, telesales | Văn phòng cố định, trung tâm chăm sóc khách hàng lớn |
3. Những điều cần chú ý khi dùng softphone
3.1. Lựa chọn phần mềm softphone phù hợp
Trước hết, bạn cần kiểm tra phần mềm có tương thích với hệ thống tổng đài đang sử dụng hay không. Cần đảm bảo rằng softphone hỗ trợ giao thức SIP phổ biến và tích hợp tốt với nền tảng tổng đài ảo hoặc VoIP mà doanh nghiệp đang triển khai.
Ngoài ra, nên ưu tiên các phần mềm:
- Có hỗ trợ nền tảng đa dạng (Windows, macOS, iOS, Android).
- Dễ cấu hình, dễ sử dụng.
- Có hỗ trợ kỹ thuật hoặc cộng đồng người dùng lớn.
3.2. Duy trì kết nối internet ổn định

Chất lượng internet quyết định phần lớn trải nghiệm của người dùng khi sử dụng softphone. Băng thông thấp hoặc mạng không ổn định sẽ gây trễ, rè tiếng hoặc mất kết nối.
Để duy trì kết nối internet ổn định, bạn nên:
- Sử dụng kết nối cáp quang tốc độ cao.
- Tránh dùng mạng Wifi công cộng nếu gọi nhiều.
- Có thể dùng dây mạng LAN cho kết nối ổn định hơn khi làm việc tại nhà hoặc văn phòng.
3.3. Sử dụng tai nghe và thiết bị đạt chuẩn
Mặc dù softphone hoạt động trên phần mềm, nhưng chất lượng âm thanh vẫn liên quan đến thiết bị đầu vào và đầu ra như micro, tai nghe, loa. Việc đầu tư một bộ tai nghe có mic tích hợp, hỗ trợ chống ồn sẽ nâng cao đáng kể chất lượng cuộc gọi.
Gợi ý:
- Tai nghe chuyên dụng cho call center.
- Micro USB gắn ngoài cho nhân viên làm việc tại nhà.
3.4. Đảm bảo an toàn thông tin
Tất cả thông tin liên lạc của doanh nghiệp là dữ liệu cần bảo mật. Việc sử dụng softphone qua internet cần có các biện pháp bảo vệ tốt để tránh rò rỉ dữ liệu hoặc bị nghe lén cuộc gọi.
Các biện pháp nên áp dụng:
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ mã hóa cuộc gọi (TLS, SRTP).
- Thiết lập xác thực 2 lớp cho tài khoản SIP.
- Chỉ cho phép truy cập qua mạng nội bộ hoặc VPN.
- Giới hạn quyền người dùng trên hệ thống tổng đài.
3.5. Đào tạo nhân viên bài bản
Softphone là thiết bị dễ dùng nhưng vẫn đào tạo bài bản để những người mới nắm bắt cụ thể các chức năng như:
- Chuyển cuộc gọi nội bộ.
- Ghi âm, lưu lịch sử.
- Tích hợp với phần mềm CRM.
- Tự động cập nhật trạng thái (online, bận, không làm việc…).
Hãy tổ chức các buổi đào tạo, tài liệu hướng dẫn nhanh, hoặc video nội bộ để giúp nhân viên sử dụng thành thạo ngay từ đầu.
Xem thêm: AI và viễn thông: Làn gió mới thay đổi toàn diện ngành công nghiệp kết nối
4. Gợi ý các phần mềm softphone uy tín
Để đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày càng tăng cao, rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm softphone với đa dạng giá cả và đối tượng sử dụng:

4.1. DIGICX
DIGICX vừa là phần mềm softphone vừa là nền tảng tổng đài ảo với nhiều tính năng vượt trội, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt liên lạc và chăm sóc khách hàng.
* Một số ưu điểm nổi bật:
- Cấu hình linh hoạt và mở rộng dễ dàng, hỗ trợ cấu hình nhiều tài khoản SIP đồng thời.
- Tích hợp CRM và các nền tảng quản lý khác giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng và nâng cao hiệu quả quản lý.
- Hệ thống báo cáo trực quan, chi tiết, cung cấp công cụ thống kê và báo cáo đầy đủ về lịch sử cuộc gọi, hiệu suất làm việc của nhân viên
- Hỗ trợ các tính năng cuộc gọi thông minh như gọi tự động, trả lời tự động, phân bổ cuộc gọi thông minh.
- DIGICX có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, macOS, Android, và iOS, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức làm việc từ xa mà không bị giới hạn về mặt địa lý.
Với những ưu điểm trên, DIGICX là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài ảo linh hoạt, hiệu quả và dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có.
4.2. Zoiper
- Nền tảng hoạt động: Windows, macOS, Android, iOS.
- Ưu điểm: Giao diện dễ dùng, hỗ trợ nhiều giao thức, bảo mật tốt.
- Nhược điểm: Một số tính năng nâng cao cần trả phí.
4.3. Bria
- Nền tảng hoạt động: Windows, macOS, Android, iOS.
- Ưu điểm: Giao diện chuyên nghiệp, tính năng đầy đủ cho doanh nghiệp.
- Nhược điểm: Bản miễn phí bị giới hạn chức năng.
4.4. MicroSIP
- Nền tảng hoạt động: Windows.
- Ưu điểm: Nhẹ, miễn phí, dễ cài đặt.
- Nhược điểm: Giao diện đơn giản, không phù hợp với người cần tính năng nâng cao.
4.5. Linphone
- Nền tảng hoạt động: Windows, Linux, macOS, Android, iOS.
- Ưu điểm: Mã nguồn mở, có thể tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp.
- Nhược điểm: Cần kiến thức kỹ thuật để cấu hình nâng cao.
4.6. 3CX Softphone
- Nền tảng hoạt động: Windows, Android, iOS.
- Ưu điểm: Tối ưu cho hệ thống tổng đài 3CX, tính năng đầy đủ.
- Nhược điểm: Giới hạn nếu không dùng kèm hệ thống tổng đài 3CX.
5. Tổng đài doanh nghiệp nên sử dụng softphone hay headphone?
Mỗi doanh nghiệp sẽ có mô hình và tính chất hoạt động riêng mà có thể lựa chọn:
5.1. Chỉ dùng softphone
Phù hợp với các doanh nghiệp:
- Nhân sự làm việc từ xa, làm việc linh hoạt tại nhiều địa điểm.
- Cần tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị ban đầu.
- Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup mới triển khai hệ thống tổng đài.
5.2. Chỉ dùng hardphone
Phù hợp với các doanh nghiệp::
- Doanh nghiệp có văn phòng cố định, đội ngũ lớn.
- Cần đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất cho chăm sóc khách hàng.
- Mong muốn hệ thống ổn định, ít phụ thuộc vào thiết bị cá nhân.
5.3. Kết hợp softphone và hardphone
Phù hợp với các doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có cả nhân sự tại chỗ lẫn làm việc từ xa.
- Muốn tối ưu hiệu suất và chi phí.
- Cần sự linh hoạt trong phát triển hệ thống trong tương lai.
Xem thêm: Hơn 80% doanh nghiệp chuyến sang sử dụng tổng đài VoIP trong năm 2025
Softphone là công cụ hữu ích cho hoạt động nội bộ và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Với những ưu điểm nổi trội như trên, softphone đang trở thành giải pháp công nghệ thông minh cho hệ thống liên lạc. Các doanh nghiệp cần cân nhắc về quy mô, tính chất cũng như mục tiêu của mình để lựa chọn đơn vị cung cấp softphone phù hợp và tối ưu cho doanh nghiệp.
____________________________________
DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam
🏢 Địa chỉ:
Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Hotline: 1900 9379
🌐 Website: digitel.org.vn
📩 Email: CSKH@digitel.org.vn
🔗 Facebook: Digitel