Trong bối cảnh mà chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng bùng nổ và mạnh mẽ, các doanh nghiệp dần lưu tâm hơn tới việc sử dụng các công cụ hiện đại để tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu hiệu suất liên lạc nội bộ cũng như nâng cao trải nghiệm khách […]
13
Th5
Th5
Tin tức
Hơn 80% Doanh Nghiệp Chuyển Sang Sử Dụng Tổng Đài VoIP Trong Năm 2025
Trong bối cảnh mà chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng bùng nổ và mạnh mẽ, các doanh nghiệp dần lưu tâm hơn tới việc sử dụng các công cụ hiện đại để tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu hiệu suất liên lạc nội bộ cũng như nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tổng đài VoIP là một trong số đó – đây là giải pháp gọi điện thông qua internet và đang dần nổi lên như một xu hướng tất yếu của thị trường, có khả năng sẽ thay thế tổng đài truyền thống trong tương lai.
1. Tổng quan về hệ thống tổng đài truyền thống và tổng đài VoIP
1.1 Tổng đài truyền thống
Tổng đài truyền thống (Public Switched Telephone Network) là hệ thống gọi thoại được hoạt động dựa trên tín hiệu analog, cần sử dụng tới đường dây điện thoại vật lý để kết nối. Điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp mỗi khi muốn mở rộng quy mô hoặc gia tăng số lượng nhân sự, vì phải điều chỉnh hạ tầng phức tạp như lắp đặt máy, kéo dây mới,… dẫn đến tốn kém chi phí và mất nhiều thời gian triển khai cho doanh nghiệp.
1.2 Tổng đài VoIP
Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) hoạt động dựa trên nền tảng internet sẵn có và truyền tải tín hiệu âm thanh dưới dạng dữ liệu số (digital signal). Không cần phải sử dụng tới hạ tầng phức tạp, chỉ cần kết nối với internet, nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi ở bất cứ đâu, doanh nghiệp cũng dễ dàng mở rộng quy mô hơn rất nhiều.
2. Cách thức hoạt động của Tổng đài VoIP
Hệ thống tổng đài VoIP hoạt động dựa trên việc chuyển đổi giọng nói của người dùng thành các gói dữ liệu, truyền qua kết nối internet đến đầu dây người nhận và quy chúng về thành âm thanh. Quy trình này thường diễn ra liên tục với tốc độ tức thì, chỉ cần đường truyền ổn định. Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện được một cuộc gọi VoIP:
- Xác định chính xác người nhận: Nhân viên chăm sóc khách hàng cần phải xác định rõ địa điểm cần gọi đến là gì như mã vùng, mã tỉnh và bấm số cần gọi đến. Tổng đài VoIP sẽ tự động thiết lập cuộc gọi và kết nối doanh nghiệp với khách hàng.
- Tín hiệu analog: Tín hiệu analog là tín hiệu điện từ được phát ra khi người dùng nói vào ống nghe hoặc microphone. Những giọng nói này sau đó sẽ được đóng gói thành những gói tin và gửi qua mạng IP.
- Thiết lập cuộc gọi: Trong suốt quá trình diễn ra cuộc gọi, một giao thức như SIP hay H323 sẽ được sử dụng để thực hiện cuộc gọi như là quay số, ngắt kết nối,… Bên cạnh đó, công cụ RTP thì được sử dụng cho tính năng đảm bảo độ tin cậy và duy trì chất lượng dịch vụ trong suốt quá trình truyền tải cuộc gọi, đảm bảo không xảy ra sai sót.
- Chuyển đổi dữ liệu: Tất cả những thông tin sẽ được truyền tải qua các kết nối được thiết lập lúc đầu, sau đó chuyển hóa thành âm thanh mà người nghe có thể hiểu và phát ra tới đầu dây bên kia.
3. Những lợi ích nổi bật của tổng đài VoIP
3.1 Dễ dàng mở rộng quy mô
Chỉ với một vài các thao tác trên phần mềm, doanh nghiệp đã có thể bổ sung thêm số máy nhánh mới, gán số nội bộ cho các nhân sự làm việc từ xa, tùy chỉnh luồng cuộc gọi linh hoạt theo các ca làm việc,….
Trong khi tổng đài truyền thống thì cần điều chỉnh dây nối, xử lý hạ tầng mất rất nhiều thời gian, tổng đài VoIP chỉ cần thực hiện một quy trình ngắn nhưng vẫn đảm bảo mở rộng quy mô an toàn và nhanh chóng.
3.2 Tiết kiệm chi phí đáng kể
Với hệ thống tổng đài VoIP, các doanh nghiệp sẽ được thực hiện các cuộc gọi nội bộ thoải mái mà không tốn phí cước gọi, áp dụng với cả các nhân viên ở xa hoặc đang đi công tác không ở tại văn phòng.
Còn đối với các cuộc gọi ra ngoài, kết nối với đối tác hay khách hàng (bao gồm cả cuộc gọi quốc tế), cước phí sẽ rẻ hơn rất nhiều, chỉ bằng 50-70% so với tổng đài truyền thống. Thay vì đầu tư vào chi phí xây dựng hạ tầng phức tạp, doanh nghiệp chỉ cần kết nối với internet là có thể kết nối các cuộc gọi linh hoạt và trơn tru.
3.3 Dễ dàng mở rộng quy mô
Chỉ với một vài các thao tác trên phần mềm, doanh nghiệp đã có thể bổ sung thêm số máy nhánh mới, gán số nội bộ cho các nhân sự làm việc từ xa, tùy chỉnh luồng cuộc gọi linh hoạt theo các ca làm việc,….
Trong khi tổng đài truyền thống thì cần điều chỉnh dây nối, xử lý hạ tầng mất rất nhiều thời gian, tổng đài VoIP chỉ cần thực hiện một quy trình ngắn nhưng vẫn đảm bảo mở rộng quy mô an toàn và nhanh chóng.
3.4 Những tính năng thông minh đi kèm
Hệ thống tổng đài VoIP tích hợp trong mình rất nhiều các tính năng hữu ích và có lợi cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xử lý các cuộc gọi:
- Ghi âm cuộc gọi: Doanh nghiệp có thể ghi lại và lưu trữ các cuộc gọi quan trọng hoặc những dữ liệu câu trả lời của khách hàng, để từ đó đánh giá chất lượng dịch vụ.
- Định tuyến cuộc gọi tự động (IVR): Tính năng này giúp doanh nghiệp phân phối các cuộc gọi đến đúng các bộ phận cần thiết, phân chia rõ theo từng ca làm, tránh xảy ra trường hợp sai sót.
- Tích hợp hệ thống CRM: Công cụ này giúp các cuộc gọi được tiếp nhận dễ dàng và chính xác hơn, giúp người dùng thấy rõ thông tin khách hàng được hiển thị mỗi khi có cuộc gọi đến.
- Phân tích cuộc gọi: Với mỗi một cuộc gọi đến và đi, hệ thống sẽ tự động thống kê và báo cáo chi tiết cho doanh nghiệp theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Những dữ liệu này sẽ là nền tảng để doanh nghiệp dễ dàng phân tích và cải thiện chất lượng dịch vụ.
4. Tại sao 80% doanh nghiệp sẽ lựa chọn chuyển sang sử dụng tổng đài VoIP trong năm 2025
4.1 Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt
Trong bối cảnh thị trường kinh doanh đang biến động không ngừng, các doanh nghiệp cần phải sở hữu một hệ thống chăm sóc khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp. Hệ thống tổng đài VoIP đáp ứng được điều đó khi có thể tích hợp nhiều tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng dễ dàng hơn, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
4.2 Xu hướng làm việc linh hoạt (hybrid)
Hệ thống tổng đài VoIP cho phép các nhân sự hoạt động tổng đài ngay cả khi đang làm việc từ xa hoặc đang đi công tác mà không cần có mặt tại văn phòng. Điều này giúp các nhân sự có thể dễ dàng xử lý các yêu cầu của khách hàng và đối tác kịp thời và nhanh chóng.
4.3 Chuyển đổi số toàn diện
Hệ thống tổng đài VoIP là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp đồng bộ quy trình liên lạc và nâng cao hiệu suất. Với những tính năng hữu ích đi kèm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi số toàn diện và nâng cao chất lượng dịch vụ tổng đài.
4.4 Tính ổn định và bảo mật ngày càng cao
Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài VoIP cho doanh nghiệp ngày nay thường đảm bảo về tính bảo mật cao và đầu tư lớn vào hệ thống, đảm bảo cho các cuộc gọi của doanh nghiệp luôn chạy trơn tru và an toàn.
5. Doanh nghiệp nào nên chuyển sang sử dụng tổng đài VoIP
5.1 Tổng đài chăm sóc khách hàng, call center
Đây là ngành nghề đặc thù nhất khi cần phải xử lý lượng lớn cuộc gọi mỗi ngày, lên đến hàng trăm, hàng nghìn cuộc gọi. Vì thế mà tổng đài VoIP càng trở nên quan trọng, bởi hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô dễ dàng hơn, xử lý cuộc gọi nhanh chóng hơn so với tổng đài truyền thống.
5.2 Các doanh nghiệp start up, kinh doanh nhỏ
Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới, chi phí ngân sách chưa cao, việc tìm cho mình được một hệ thống tổng đài vừa với khả năng chi trả là một điều vô cùng quan trọng. Tổng đài VoIP đáp ứng được điều đó, khi không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.
5.3 Các tổ chức giáo dục, y tế, logistics, bất động sản
Những doanh nghiệp này rất cần chú trọng tới trải nghiệm của khách hàng, đặc biệt là cần tiếp cận và kết nối với khách trong thời gian sớm nhất vì nhu cầu của khách rất cao. Vì thế mà tổng đài VoIP trở thành điều tất yếu và là yếu tố cạnh tranh quan trọng, giúp các doanh nghiệp trên có thể tiếp nhận thông tin từ khách hàng để xử lý kịp thời.
> Xem thêm: Ghi âm VoIP là gì? Tính năng, lợi ích và ứng dụng trong doanh nghiệp.
6. Kết luận và Ưu đãi dùng thử
Tổng đài VoIP không chỉ là công cụ gọi điện tiên tiến, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ. Với khả năng mở rộng hệ thống linh hoạt và tích hợp nhiều tính năng tiện lợi, tổng đài VoIP hoàn toàn có thể thay thế tổng đài truyền thống và trở thành xu thế tất yếu trong tương lai.
Để hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, DIGITEL triển khai chương trình dùng thử miễn phí tổng đài VoIP cho các doanh nghiệp có nhu cầu trải nghiệm hệ thống này trước khi đưa ra quyết định giao dịch. Sau thời gian sử dụng thử, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn các gói dịch vụ của DIGITEL với giá thành cạnh tranh cùng đội ngũ kỹ thuật luôn đồng hành 24/7, đảm bảo cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất.
Liên hệ ngay với DIGITEL thông qua việc để lại thông tin trên website hoặc hotline: 1900.9379 để được trải nghiệm dùng thử hệ thống tổng đài VoIP trong thời gian sớm nhất.
____________________________________________________
DIGITEL – Dịch vụ viễn thông số hàng đầu Việt Nam
🏢 Địa chỉ:
Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Hotline: 1900 9379
🌐 Website: digitel.org.vn
📩 Email: CSKH@digitel.org.vn
🔗 Facebook: Digitel
