Giữa kỷ nguyên công nghệ phát triển thần tốc, các doanh nghiệp vẫn luôn tìm những giải giúp nâng cao hiệu quả liên lạc nội bộ để quá trình làm việc trở nên thuận tiện và đảm bảo hiệu suất. Một trong những phương tiện công nghệ hiện đại đó là tổng đài VoIP […]
23
Th6
Th6
Tin tức
Tổng Đài Voip: Khoản Đầu Tư Thông Minh Cho Doanh Nghiệp Trong Thời Đại Số
Giữa kỷ nguyên công nghệ phát triển thần tốc, các doanh nghiệp vẫn luôn tìm những giải giúp nâng cao hiệu quả liên lạc nội bộ để quá trình làm việc trở nên thuận tiện và đảm bảo hiệu suất. Một trong những phương tiện công nghệ hiện đại đó là tổng đài VoIP giúp tiết kiệm thời gian và chi phí với những tính năng ưu việt hơn hệ thống điện thoại cố định truyền thống.
Bạn đã sử dụng tổng đài VoIP và nắm bắt được các chức năng hữu ích của nó chưa? Nếu chưa thì đây là bài viết mà Digitel dành cho cho bạn, giúp bạn hiểu thêm về hệ thống VoIP và cách ứng dụng cho doanh nghiệp của bạn.
1. Khái niệm VoIP?
1.1. Tổng đài VoIP là gì?
Tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) thực hiện và nhận cuộc gọi nhờ sử dụng giao thức internet. Thay vì truyền âm thanh qua hệ thống dây đồng như điện thoại analog truyền thống, VoIP chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành dữ liệu kỹ thuật số và truyền qua kết nối Internet.
Tổng đài VoIP có thể là thiết bị phần cứng chuyên dụng (IP Phone), phần mềm trên máy tính/smartphone (Softphone), hoặc thiết bị chuyển đổi giúp điện thoại analog truyền tín hiệu qua mạng IP (ATA).
1.2. Dùng tổng đài VoIP có ưu điểm gì?
– Tiết kiệm chi phí cuộc gọi, đặc biệt với các cuộc gọi nội bộ và quốc tế.
– Dễ mở rộng và quản lý tập trung qua tổng đài ảo (Cloud PBX).
– Tính năng thông minh: ghi âm cuộc gọi, định tuyến, lời chào tự động, tích hợp CRM…
– Di động và linh hoạt: sử dụng ở bất cứ đâu có kết nối mạng.
Xem thêm: Tổng đài ảo VoIP: Bước nhảy vọt trong quản trị doanh nghiệp
2. So sánh tổng đài VoIP với điện thoại Analog
Đều là thiết bị liên lạc nhưng tổng đài VoIP và điện thoại analog có sự khác nhau về quy tắc vận hành và hạ tầng sử dụng nên chi phí, tính năng và sự linh hoạt trong quá trình sử dụng cũng không giống nhau
2.1. Đường truyền hiện đại
Nhìn chung, đường truyền của tổng đài VoIP hiện đại và có nhiều tính năng hơn. Điện thoại analog là hệ thống truyền thống sử dụng đường dây đồng (PSTN – Public Switched Telephone Network) để truyền tín hiệu âm thanh. Hệ thống này hoạt động ổn định nhưng có chi phí cao, đặc biệt là với các cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế. Trong khi đó, tổng đài VoIP sử dụng kết nối Internet để truyền tải dữ liệu âm thanh dưới dạng tín hiệu kỹ thuật số, từ đó giúp tiết kiệm chi phí đáng kể, nhất là với các cuộc gọi nội bộ, liên chi nhánh hoặc ra nước ngoài.
2.2. Tính năng vượt trội
Tính năng của điện thoại analog thường chỉ gồm các chức năng cơ bản là gọi và nhận cuộc gọi. Còn tổng đài VoIP vượt trội hơn khi tích hợp được nhiều tiện ích hiện đại như ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, định tuyến thông minh, chuyển cuộc gọi linh hoạt, tích hợp với phần mềm quản lý khách hàng (CRM) hoặc tổng đài ảo.
2.3. Mở rộng dễ dàng
Sử dụng tổng đài VoIP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hạ tầng nhờ khả năng di động và mở rộng dễ dàng. Người dùng có thể sử dụng thiết bị ở bất kỳ đâu có kết nối Internet, rất phù hợp với mô hình làm việc từ xa. Trái lại, điện thoại analog phụ thuộc vào hạ tầng dây cáp cố định, khó di chuyển và tốn kém nếu cần lắp thêm máy mới hoặc mở rộng hệ thống.
3. Các loại tổng đài VoIP phổ biến
Tổng đài VoIP được chia thành 3 loại, tùy thuộc vào mục tiêu và cách thức hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn loai VoIP phù hợp với tình hình của mình:
3.1. IP Phone
IP Phone (Điện thoại IP) là thiết bị phần cứng chuyên dụng, kết nối trực tiếp vào mạng LAN hoặc Internet qua cổng Ethernet. Giao diện giống điện thoại bàn truyền thống nhưng hiện đại hơn, với màn hình LCD, các phím chức năng linh hoạt.
* Ưu điểm:
– Chất lượng âm thanh ổn định, rõ ràng.
– Thiết kế chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường văn phòng.
– Tích hợp nhiều tính năng như danh bạ, ghi âm, đèn báo cuộc gọi, hội nghị 3 bên.
* Nhược điểm:
– Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với softphone.
– Cần kết nối dây mạng hoặc switch PoE, gây rườm rà nếu không có hạ tầng sẵn.
3.2. Softphone
Softphone là phần mềm VoIP sử dụng trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại. Người dùng có thể thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua thiết bị cá nhân đã cài phần mềm như Zoiper, Bria, MicroSIP…
* Ưu điểm:
– Miễn phí hoặc chi phí rất thấp.
– Linh hoạt, làm việc từ xa tiện lợi.
– Dễ triển khai mà không cần đầu tư phần cứng.
* Nhược điểm:
– Chất lượng âm thanh phụ thuộc vào thiết bị (mic, tai nghe, mạng Wi-Fi).
– Dễ bị gián đoạn nếu máy tính hoặc ứng dụng gặp lỗi.
– Không phù hợp với môi trường văn phòng có cường độ gọi cao.
3.3. ATA
ATA (Analog Telephone Adapter) là thiết bị chuyển đổi giúp điện thoại analog truyền thống hoạt động trên hạ tầng mạng IP và thường được sử dụng để tận dụng điện thoại bàn cũ.
* Ưu điểm:
– Tận dụng thiết bị sẵn có, tiết kiệm chi phí.
– Dễ tích hợp vào hệ thống tổng đài IP hiện có.
* Nhược điểm:
– Chất lượng âm thanh không tốt bằng IP Phone.
– Cần cấu hình phức tạp nếu không có kiến thức kỹ thuật.
– Không hỗ trợ nhiều tính năng thông minh như IP Phone.
3.4. Tổng hợp so sánh 3 thiết bị
| Tiêu chí | IP Phone | Softphone | Thiết bị ATA (với ĐT Analog) |
| Loại thiết bị | Phần cứng chuyên dụng | Phần mềm cài trên máy tính/điện thoại | Bộ chuyển đổi cho điện thoại analog |
| Chi phí đầu tư | Trung bình đến cao | Thấp hoặc miễn phí | Thấp, tận dụng thiết bị cũ |
| Chất lượng âm thanh | Rất tốt, ổn định | Tùy thuộc vào thiết bị và đường truyền | Trung bình, phụ thuộc vào điện thoại analog |
| Tính năng hỗ trợ | Đầy đủ (chuyển tiếp, ghi âm, danh bạ…) | Có, nhưng giới hạn theo phần mềm | Hạn chế, không có tính năng thông minh |
| Tính linh hoạt | Cố định (cần dây mạng) | Rất linh hoạt, làm việc từ xa | Cố định (kết nối vật lý) |
| Dễ triển khai | Cần cấu hình, phụ thuộc vào hạ tầng mạng | Dễ cài đặt, thao tác đơn giản | Cần hiểu kỹ thuật để cấu hình |
| Phù hợp | Văn phòng, doanh nghiệp có hạ tầng tốt | Nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp SME, startup nhỏ | Doanh nghiệp muốn tiết kiệm, tận dụng hệ thống cũ |
4. Tổng đài VoIP kết nối với mạng như thế nào?
Một số cách thiết lập phổ biến cho tổng đài VoIP:
4.1. Kết nối IP Phone
– Dùng dây mạng từ router để cắm vào điện thoại IP.
– Cấu hình tài khoản SIP được cung cấp từ nhà cung cấp dịch vụ VoIP.
– Kiểm tra kết nối, thực hiện cuộc gọi thử nghiệm.
4.2. Kết nối Softphone
– Vào phần mềm VoIP và cài đặt trên thiết bị cá nhân.
– Nhập thông tin tài khoản SIP (username, password, server).
– Cắm tai nghe/micro để bắt đầu gọi.
4.3. Kết nối ATA
– Dùng điện thoại analog cắm vào cổng RJ11 trên ATA.
– Nối ATA với router qua cổng mạng.
– Cấu hình tài khoản SIP trong thiết bị ATA.
* Lưu ý quan trọng: Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi VoIP tốt nhất, bạn cần sử dụng kết nối Internet ổn định (ưu tiên cáp quang), hạn chế jitter và độ trễ.
5. Có thể dùng tổng đài VoIP của thương hiệu nào?
Sử dụng điện thoại của VoIP từ nguồn cung cấp chất lượng sẽ giúp bạn đảm bảo hoạt động và đem lại hiệu quả cao. Một số thương hiệu uy tín bạn có thể tham khảo như sau:
5.1. Yealink
– Yeaklink là thương hiệu từ Trung Quốc số một về thị trường VoIP trên toàn thế giới, nổi bật về chất lượng và giá cả hợp lý.
– Nhiều mẫu mã đa dạng trải dài nhiều phân khúc bình dân đến cao cấp. Các dòng IP Phone phù hợp với cả văn phòng nhỏ và doanh nghiệp lớn.
5.2. Grandstream
– Grandstream chỉ đứng sau Yealink về độ phổ biến, nổi tiếng tại Việt Nam với các thiết bị IP Phone, ATA, và thiết bị mạng VoIP.
– Dễ triển khai, hỗ trợ tốt.
5.3. Cisco
– Cisco là hãng công nghệ hàng đầu của Mỹ, cung cấp thiết bị VoIP chuyên nghiệp, độ bền cao, chất lượng âm thanh tuyệt vời, thích hợp cho doanh nghiệp lớn.
– Là thương hiệu nổi tiếng nhưng chi phí khá cao nên ít ưa chuộng ở thị trường Việt Nam.
5.4. Fanvil
– Fanvil là thương hiệu cung cấp thiết bị VoIP giá tốt, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
– Sản phẩm có thiết kế hiện đại, hỗ trợ nhiều tính năng thông minh.
5.5. Poly
– Thương hiệu Poly chuyên về thiết bị họp trực tuyến, hội nghị truyền hình và VoIP chất lượng cao. Thường dùng cho phòng họp, call center chuyên nghiệp.
– Là thương hiệu nổi tiếng nhưng chi phí khá cao nên ít ưa chuộng ở thị trường Việt Nam
Tổng đài VoIP là phương tiện thông minh hỗ trợ các doanh nghiệp tăng cường hiệu suất công việc, giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo quá trình triển khai hoạt động. Đây là giải pháp công nghệ phù hợp với nhiều doanh nghiệp để nâng cao chất lượng dịch vụ và tận dụng những ưu điểm của VoIP.
Xem thêm: Hơn 80% doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo trong năm 2025
____________________________________
DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam
🏢 Địa chỉ:
Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Hotline: 1900 9379
🌐 Website: digitel.org.vn
📩 Email: CSKH@digitel.org.vn
🔗 Facebook: Digitel
