Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc liên lạc không chỉ với mục đích trao đổi thông tin mà còn để kết nối và tạo ra giá trị. Một trong những giải pháp viễn thông được nhiều doanh nghiệp tin dùng để thúc đẩy quá trình làm việc đó là tổng đài ảo. Việc chuyển […]
Tin tức
Tổng Đài Ảo Là Gì? Cách Đăng Ký Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp?
Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc liên lạc không chỉ với mục đích trao đổi thông tin mà còn để kết nối và tạo ra giá trị. Một trong những giải pháp viễn thông được nhiều doanh nghiệp tin dùng để thúc đẩy quá trình làm việc đó là tổng đài ảo. Việc chuyển đổi từ phương thức liên lạc thông thường sang tổng đài ảo đem lại nhiều lại ích cho các doanh nghiệp trong việc kinh doanh và quản lý quan hệ khách hàng. Để biết được tổng đài ảo là gì và quy trình đăng ký sử dụng tổng đài ảo ra sao, Digitel sẽ giúp bạn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một dịch vụ điện thoại sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để liên lạc. Ưu điểm của tổng đài ảo là không yêu cầu hệ thống phần cứng phức tạp, tốn kém chi phí như tổng đài truyền thống mà chỉ cần sử dụng Internet, và hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây
Tổng đài ảo còn có các tên gọi khác như Virtual PBX, Cloud PBX, Hosted PBX, IP PBX,…
Thông qua các tính năng ưu việt như hỗ trợ cuộc gọi tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, định hướng cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi,… dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kết nối nội bộ và kết nối với khách hàng, mang đến sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí đáng kể.
2. Tính năng của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp
Sử dụng tổng đài ảo mang đến rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí: So với việc sử dụng tổng đài truyền thống, phần mềm tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít khoản chi phí như:
- Chi phí mua sắm, bảo trì, sửa chữa phần cứng (doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê tổng đài ảo theo nhu cầu sử dụng mỗi tháng)
- Chi phí cước gọi tiết kiệm đến 70% so với khi sử dụng tổng đài truyền thống
- Chi phí thuê kỹ sư vận hành phần cứng
Linh hoạt và di động: Giải pháp tổng đài ảo cho phép mở rộng máy nhanh một cách đơn giản, nhanh chóng mà không phải lo lắng về các yêu cầu về cơ sở hạ tầng. Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu thông qua các phần mềm được cài đặt trên máy tính, điện thoại cá nhân mà không cần đến văn phòng.
Tích hợp các tính năng thông minh: Hàng loạt các tính năng của tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng: trả lời tự động, tích hợp CRM, định tuyến cuộc gọi,…
Chuyên nghiệp hóa: Đầu số cố định được kết nối với tổng đài ảo cùng với tính năng lời chào tự động, nhạc chờ, chuyển tiếp cuộc gọi đến chính xác các phòng ban,… mang đến sự ấn tượng, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Xem thêm: Tổng đài ảo VoIP – Bước nhảy vọt trong quản trị doanh nghiệp
3. Quy trình đăng ký tổng đài ảo
Quá trình đăng ký sử dụng tổng đài ảo rất dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp đang trong quá trình triển khai hoạt động. Nhìn chung, quy trình đăng ký tổng đài ảo gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo VoIP
Trước khi chọn lựa đơn vị cung cấp dịch vụ, bạn cần cân nhắc các lưu ý sau để có được nhà cung cấp chất lượng và phù hợp với doanh nghiệp:
+ Tính năng tổng đài VoIP ảo: Bạn cần kiểm tra xem tính năng tổng đài ảo của các nhà cung cấp có đáp ứng được yêu cầu từ cơ bản đến nâng cao của doanh nghiệp hay không. Đồng thời, đừng quên kiểm tra hệ thống tổng đài của nhà cung cấp có thích ứng với quy mô của doanh nghiệp không. Điều này nhằm đảm bảo rằng hệ thống sẽ hoạt động tương thích, tối ưu, hiệu quả với số lượng người dùng và cuộc gọi của doanh nghiệp.
+ Bảng giá tổng đài ảo: Mỗi nhà cung cấp sẽ có các gói dịch vụ đi kèm với các tính năng khác nhau, dẫn đến chi phí cũng khác nhau. Bạn hãy so sánh chi phí của các gói dịch vụ tổng đài ảo từ các nhà cung cấp khác nhau xem xét dựa trên các tính năng và dung lượng được bao gồm trong từng gói để đảm bảo nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền bạn chi trả.
+ Khả năng tích hợp: Để tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất làm việc, các doanh nghiệp thường tích hợp tổng đài ảo với hệ thống CRM, ERP,… Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng các phần mềm và hệ thống khác cần tích hợp vào tổng đài điện thoại ảo, hãy làm rõ với nhà cung cấp vấn đề này nhé.
+ Hỗ trợ khách hàng: Đây là một trong những yếu tố không thể bỏ qua khi lựa chọn nhà cung cấp để đăng ký tổng đài ảo. Doanh nghiệp nên lựa nhà những nơi có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 bất cứ khi nào bạn gặp vấn đề để đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt, hạn chế ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp,
+ Bảo mật và tin cậy: Nhà cung cấp hệ thống tổng đài điện thoại ảo cần có các biện pháp bảo mật hiện đại, tuân thủ an toàn bảo mật để bảo vệ thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp không bị lộ, đánh cắp.
+ Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng: Tham khảo các đánh giá và nhận xét từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của đơn vị cung cấp giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của người dùng thực tế, từ đó đưa ra lựa chọn đúng đắn.
Một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo chất lượng bạn có thể tham khảo là Digitel – cam kết về chất lượng và sự tối ưu trong quy trình triển khai, được đông đảo các doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn sử dụng.
Xem thêm: Dịch vụ tổng đài ảo của VoIP
Bước 2: Chọn gói dịch vụ tổng đài ảo
Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp, bạn chỉ cần đưa ra các yêu cầu cần có của tổng đài ảo và nhờ các bạn tư vấn viên tư vấn để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp của bạn.
Bước 3: Lựa chọn đầu số
Để đăng ký tổng đài ảo, doanh nghiệp cần lựa chọn đầu số để gắn vào tổng đài ảo. Hiện nay có 4 loại đầu số được các doanh nghiệp thường lựa chọn là:
+ Đầu số di động
Bước 4: Ký hợp đồng với nhà cung cấp
Doanh nghiệp cung cấp một số thông tin cơ bản như thông tin doanh nghiệp, giấp phép đăng ký kinh doanh,… và tiến hành ký kết hợp đồng sử dụng với nhà cung cấp.
Bước 5: Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Đây là bước không thể thiếu trong quá trình đăng ký tổng đài ảo. Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp lựa chọn thiết bị đầu cuối tương ứng.
Một số loại thiết bị đầu cuối phổ biến là:
+ Điện thoại IP
+ Phần mềm Softphone (được cài đặt trên máy tính, điện thoại di động)
Bước 6: Cấu hình và tùy chỉnh
Sau khi đăng ký tổng đài ảo thành công, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cấu hình và tùy chỉnh các tính năng theo yêu cầu như lời chào tự động, định tuyến cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên,…
Tổng đài ảo với nhiều tính năng vượt trội cùng quy trình đăng ký nhanh gọn, tiết kiệm sẽ đem đến những hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp khi sử dụng. Việc đăng ký tổng đài ảo là phương pháp chăm sóc khách hàng thông minh mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng.
____________________________________
DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam
🏢 Địa chỉ:
Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Hotline: 1900 9379
🌐 Website: digitel.org.vn
📩 Email: CSKH@digitel.org.vn
🔗 Facebook: Digitel
