Dịch Vụ Gọi Tự Động Auto Call Tiết Kiệm 80% Chi Phí Cho Doanh Nghiệp

Trong thời đại chuyển đổi số, việc tối ưu chi phí vận hành trong khi vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Một trong những giải pháp hiệu quả và đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn là dịch vụ gọi tự động Auto Call. Không chỉ hỗ trợ tự động hóa quy trình liên hệ khách hàng, Auto Call còn giúp tiết kiệm đến 80% chi phí so với phương pháp gọi điện truyền thống. Vậy Auto Call hoạt động như thế nào và tại sao nó lại mang lại hiệu quả kinh tế vượt trội như vậy? Hãy cùng tìm hiểu.

 

1. Auto Call Là Gì?

Auto Call là một hệ thống gọi điện thoại tự động giúp doanh nghiệp thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến khách hàng dựa trên kịch bản được thiết lập sẵn. Thay vì để nhân viên gọi thủ công từng số điện thoại, Auto Call cho phép bạn lên lịch, phát nội dung gọi (dạng ghi âm hoặc chuyển văn bản thành giọng nói), nhận phản hồi và ghi nhận dữ liệu, hoàn toàn tự động.

Dịch vụ Auto Call phù hợp với nhiều mục đích như: xác nhận đơn hàng, nhắc lịch, khảo sát, giới thiệu sản phẩm mới, chăm sóc sau bán hàng…

2. Vì Sao Auto Call Giúp Tiết Kiệm 80% Chi Phí Vận Hành?

2.1. Cắt Giảm Nhân Sự Gọi Thủ Công

Thông thường, để gọi đến 1.000 khách hàng mỗi ngày, bạn cần ít nhất 5–10 nhân viên telesales hoặc CSKH, mỗi người gọi 100–200 cuộc. Với Auto Call, chỉ cần một người thiết lập kịch bản và danh sách khách hàng, hệ thống sẽ tự động xử lý toàn bộ mà không cần đội ngũ nhân viên lớn. Điều này giúp giảm đến 70–80% chi phí nhân sự mỗi tháng.

2.2. Tiết Kiệm Thời Gian, Tăng Hiệu Suất

Nếu một nhân viên gọi thủ công mất khoảng 2–3 phút cho một cuộc gọi, thì Auto Call có thể thực hiện hàng trăm cuộc gọi đồng thời chỉ trong vài phút. Tốc độ xử lý của Auto Call gấp nhiều lần so với con người, giúp tiết kiệm thời gian xử lý và chi phí cơ hội.

2.3. Tối Ưu Chi Phí Cuộc Gọi

Dịch vụ Auto Call thường được tính theo số phút hoặc số cuộc gọi, với mức phí cạnh tranh, không phát sinh thêm các chi phí ẩn như thưởng, phụ cấp nhân viên, chi phí đào tạo, chi phí quản lý… Nhờ đó, chi phí gọi mỗi khách hàng thấp hơn đáng kể.

2.4. Giảm Lãng Phí Trong Các Chiến Dịch Marketing

Auto Call giúp doanh nghiệp dễ dàng đo lường hiệu quả từng chiến dịch qua tỷ lệ nghe máy, phản hồi, chuyển đổi,… Từ đó có thể cắt giảm các chiến dịch không hiệu quả, tập trung ngân sách vào những nhóm khách hàng tiềm năng, tránh lãng phí ngân sách marketing.

 

3. Những Doanh Nghiệp Nào Nên Áp Dụng Auto Call?

Dịch vụ gọi tự động Auto Call phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh có nhu cầu liên hệ với nhiều khách hàng mỗi ngày. Một số lĩnh vực tiêu biểu gồm:

• Thương mại điện tử: Xác nhận đơn hàng, chăm sóc sau mua.

• Ngân hàng, tài chính: Nhắc nợ, nhắc lịch thanh toán, chăm sóc khách hàng thẻ.

• Bất động sản: Gọi mời tham quan dự án, khảo sát nhu cầu khách hàng tiềm năng.

• Y tế, phòng khám: Nhắc lịch tái khám, tư vấn sau điều trị.

• Giáo dục – đào tạo: Nhắc học phí, thông báo lịch học, khảo sát phản hồi học viên.

4. Ưu Điểm Của Dịch Vụ Gọi Tự Động Auto Call

4.1. Tự Động Hóa 100% Quá Trình Gọi

Toàn bộ quy trình gọi điện – từ lên lịch, phát nội dung, ghi nhận kết quả đến xuất báo cáo – đều được tự động hóa, giúp giảm lỗi sai do con người và tăng độ chính xác trong truyền thông.

4.2. Dễ Dàng Tùy Biến Nội Dung Theo Kịch Bản

Bạn có thể thiết kế nhiều kịch bản cho các nhóm khách hàng khác nhau. Ví dụ: khách hàng mới sẽ nhận nội dung A, khách hàng đang nợ cước sẽ nhận nội dung B. Hệ thống còn hỗ trợ Text-To-Speech, giúp cá nhân hóa nội dung gọi bằng tên khách hàng, tăng độ thân thiện.

4.3. Tối Ưu Hiệu Quả Truyền Thông

Khác với SMS hoặc email dễ bị bỏ qua, Auto Call có tỷ lệ lắng nghe và phản hồi cao hơn, do nội dung được truyền tải qua giọng nói, dễ tiếp nhận và mang tính tương tác tức thì.

4.4. Ghi Âm Và Báo Cáo Đầy Đủ

Toàn bộ nội dung cuộc gọi được ghi âm lại (nếu cần), và hệ thống có thể thống kê:

• Số lượng khách nghe máy

• Tỷ lệ phản hồi

• Thời lượng gọi trung bình

• Số khách yêu cầu gọi lại

Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp đánh giá chiến dịch và ra quyết định chính xác hơn trong tương lai.

5. Hướng Dẫn Sử Dụng Auto Call Hiệu Quả Để Tối Ưu Chi Phí

Bước 1: Xác Định Rõ Mục Tiêu Gọi

Bạn cần gọi để làm gì? Nhắc lịch, khảo sát, giới thiệu sản phẩm hay xác nhận đơn hàng? Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn thiết kế kịch bản ngắn gọn, rõ ràng và dễ đạt hiệu quả.

Bước 2: Thiết Lập Kịch Bản Gọi Hợp Lý

Nên tạo nội dung gọi từ 30–60 giây, thể hiện rõ thông điệp và hướng dẫn khách hàng phản hồi. Ví dụ: “Anh/chị nhấn phím 1 để xác nhận, phím 2 để từ chối”.

Bước 3: Lên Lịch Gọi Vào Thời Gian Vàng

Hãy gọi vào các khung giờ khách hàng dễ nghe máy nhất: 9h–11h sáng hoặc 14h–16h chiều. Tránh gọi buổi tối muộn hoặc giờ nghỉ trưa. Có thể thiết lập gọi lại tự động nếu lần đầu khách không nghe máy.

Bước 4: Theo Dõi, Báo Cáo Và Điều Chỉnh

Dựa trên báo cáo của hệ thống, bạn có thể đánh giá tệp khách hàng nào phản hồi tốt nhất, thời gian nào phù hợp nhất… Từ đó tinh chỉnh lại chiến dịch và tối ưu ngân sách.

6. Lưu Ý Khi Triển Khai Auto Call

• Không gọi tràn lan: Gọi đúng đối tượng, đúng nhu cầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.

• Tuân thủ luật chống làm phiền: Hãy để khách hàng có quyền từ chối nhận các cuộc gọi tiếp theo.

• Không thay thế hoàn toàn con người: Auto Call rất hiệu quả với các cuộc gọi cơ bản. Tuy nhiên, với các khách hàng cần tư vấn kỹ, hệ thống nên cho phép chuyển tiếp đến tổng đài viên.

Auto Call là một công cụ mạnh mẽ, mang lại hiệu quả vượt trội trong việc tiếp cận khách hàng với chi phí thấp, tốc độ cao và tính tự động hóa toàn diện. Việc triển khai Auto Call có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành, đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp gọi tự động thông minh, linh hoạt, dễ tích hợp với hệ thống CRM và tổng đài, hãy liên hệ ngay với Digitel – đơn vị cung cấp dịch vụ Auto Call uy tín và hiệu quả hàng đầu để được tư vấn và triển khai hệ thống phù hợp nhất với mô hình doanh nghiệp của bạn.

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel