5 Giao Thức Bảo Mật Dữ Liệu Cuộc Gọi An Toàn

Hiện nay, các thủ đoạn lừa đảo với mục đích tấn công phần mềm, đánh cắp dữ liệu ngày càng tinh vi với nhiều hình thức khác nhau. Chắc hẳn bạn đã từng ít nhất một lần nhận được tin nhắn hoặc email: “Tài khoản của quý khách phát sinh giao dịch bất thường. Vui lòng đăng nhập xác minh tại…”. Nếu bạn làm theo hướng dẫn trên, khả năng rất cao thông tin của bạn sẽ bị đánh cắp để sử dụng cho các mục đích phi pháp. Chính vì thế việc tuân thủ các giao thức bảo mật cho hệ thống tổng đài luôn là điều vô cùng quan trọng.

1. Lý do cần phải có giao thức bảo mật dữ liệu cuộc gọi

Để tránh bị truy cập trái phép vào các thông tin cá nhân hoặc tổ chức,dữ liệu cuộc gọi cần được bảo mật tối ưu. Nếu không được bảo vệ đúng cách, dữ liệu có nguy cơ bị lạm dụng và gây tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp, như mối đe dọa từ tấn công mạng, vi phạm bảo mật, hoặc các sự cố phát sinh bên trong tổ chức.

2. Các giao thức bảo mật dữ liệu cuộc gọi

2.1. Xây dựng hệ thống và phần mềm bảo vệ chi tiết

Trước hết, dữ liệu cần được bảo vệ trong một hệ thống toàn diện và vững chãi với các phần mềm hỗ trợ hiện đại. Điều này bao gồm việc kiểm soát luồng thông tin ra – vào hệ thống và áp dụng các biện pháp để ngăn chặn các mối đe dọa như đánh cắp hoặc phá hoại dữ liệu nhạy cảm. Một hệ thống tường lửa mạnh mẽ cùng với phần mềm chống virus hoặc phần mềm chống mã độc sẽ là những công cụ hỗ trợ đắc lực.

Hãy hình dung mạng lưới của bạn như một tòa nhà an ninh với một lối vào duy nhất. Tại lối vào này, bảo vệ sẽ kiểm tra và kiểm soát tất cả những ai muốn ra vào, đồng thời kiểm tra cả những vật dụng mà họ mang theo. Tương tự, tường lửa đóng vai trò như lớp bảo vệ bao quanh hệ thống mạng của bạn, ngăn chặn những truy cập trái phép và chỉ cho phép thông tin hợp lệ được lưu chuyển.

Tường lửa được thiết lập dựa trên các quy tắc cụ thể để quản lý thông tin đi vào và ra khỏi mạng. Ngoài ra, tường lửa còn hỗ trợ quản lý quyền truy cập từ xa thông qua danh sách trắng (whitelist), chỉ cho phép các thiết bị hoặc địa chỉ IP đã được phê duyệt trước đó kết nối với hệ thống.

Tuy nhiên, ngay cả khi hệ thống tường lửa của bạn được thiết kế chặt chẽ, kẻ tấn công vẫn có thể lợi dụng các điểm yếu khác. Một trong những kịch bản phổ biến là khi nhân viên vô tình mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết chứa mã độc từ email lừa đảo, tạo điều kiện cho tin tặc xâm nhập hệ thống.

Các vấn đề mà phần mềm độc hại có thể gây ra bao gồm:

Gây trục trặc hệ thống.
Đánh cắp hoặc làm rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
Tạo “cửa sau” để kẻ xấu tiếp tục tấn công và khai thác tài nguyên hệ thống.

Vì vậy, ngoài tường lửa, bạn cần áp dụng một hệ thống giao thức bảo mật nhiều lớp. Toàn bộ thiết bị truy cập mạng (bao gồm máy trạm, máy chủ và thiết bị di động) cần được cài đặt phần mềm chống virus để ngăn chặn các mối đe dọa vượt qua lớp bảo vệ ban đầu.

2.2. Dùng mật khẩu mạnh là phương pháp của giao thức bảo mật

Một trong những giao thức bảo mật để đảm bảo an toàn mà thực hiện dễ dàng đó là sử dụng mật khẩu đủ mạnh. Các công cụ quản lý mật khẩu như LastPass hoặc Dashlane có thể hỗ trợ bạn lưu trữ và tạo ra các mật khẩu phức tạp một cách thuận tiện.

*Sử dụng mật khẩu mạnh để đảm bảo an toàn cho dữ liệu*

Mật khẩu mạnh không nên chứa những thông tin dễ đoán như ngày sinh, tên thú cưng, hay các dãy số hoặc ký tự phổ biến nằm sát nhau trên bàn phím. Để tạo mật khẩu vừa phức tạp vừa dễ ghi nhớ, bạn nên kết hợp chữ cái viết hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Ngoài ra, việc thay đổi mật khẩu định kỳ, chẳng hạn mỗi 90 ngày, sẽ giúp giảm nguy cơ truy cập trái phép trong trường hợp mật khẩu bị lộ.

Đối với mỗi hệ thống, nên thiết lập tài khoản và mật khẩu riêng biệt cho từng người dùng. Điều này không chỉ giúp truy vết hoạt động của từng cá nhân khi có sự cố xảy ra mà còn hạn chế rủi ro lây lan nếu một tài khoản bị xâm nhập. Nhờ đó, các hệ thống khác vẫn được bảo vệ an toàn.

2.3. Triển khai mã hóa thông tin trong giao thức bảo mật

Để ngăn chặn việc đọc dữ liệu và khai thác thông tin trái phép, bạn cần mã hóa lại những dữ liệu nhạy cảm trong quá trình xử lý, lưu trữ hoặc truyền thông tin. Khi trung tâm cuộc gọi của bạn xử lý, lưu trữ, hoặc truyền dữ liệu nhạy cảm, việc mã hóa là rất quan trọng. Mã hóa giúp tạo thêm một lớp bảo mật bằng cách chuyển đổi dữ liệu từ dạng dễ đọc thành dạng “mã hóa ký tự” (ciphertext), giúp ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép. Ba phương pháp mã hóa phổ biến thường được sử dụng là:

Mã hóa đối xứng: Phương pháp này sử dụng cùng một khóa để mã hóa khi gửi và giải mã khi nhận. Tuy hiệu quả và nhanh chóng, nhưng dữ liệu có nguy cơ bị lộ nếu khóa bị đánh cắp.

Mã hóa bất đối xứng: Phương pháp này sử dụng một cặp khóa: khóa công khai (public key) để mã hóa thông tin và khóa riêng tư (private key) để giải mã. Cách tiếp cận này tăng cường bảo mật hơn so với mã hóa đối xứng.

Hàm băm (Hashing): Thuật toán băm tạo ra một mã duy nhất cho từng tập dữ liệu, cho phép bạn dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và phát hiện các thay đổi không mong muốn.

Nhìn chung, mã hóa là giải pháp hữu hiệu để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể giải mã và đọc thông tin.

Xem thêm: Tăng cường sức mạnh dữ liệu với tổng đài VoIP

2.4. Cập nhật định kỳ các bản vá bảo mật và sao lưu thông tin thiết yếu

Trước những mánh khóe ngày càng tinh vi của các thủ đoạn xâm nhập thông tin, sản phẩm bảo mật cũng ngày một cải tiến hơn để đảm bảo khả năng an toàn cho dữ liệu. Khi phát hiện lỗ hổng bảo mật, các nhà phát triển phần mềm sẽ phát hành bản vá cập nhật để sửa lỗi và bảo vệ hệ thống tốt hơn.

Tuy nhiên, các bản vá này thường được công khai, cung cấp thông tin chi tiết về những điểm yếu đã được khắc phục. Điều này cũng đồng nghĩa với việc hacker có thể dễ dàng tìm thấy thông tin về lỗ hổng và nhắm vào những người chưa cập nhật hệ thống. Do đó, việc cập nhật bản vá kịp thời là rất quan trọng để giảm thiểu nguy cơ bị tấn công.

Ngoài việc cập nhật phần mềm, doanh nghiệp cũng cần thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ. Trong trường hợp bị tấn công, dữ liệu quan trọng có thể bị truy cập trái phép, bị đánh cắp, hoặc bị mã hóa để đòi tiền chuộc. Nếu không có biện pháp phòng ngừa, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ mất hoàn toàn dữ liệu hoặc chịu tổn thất lớn khi đáp ứng yêu cầu của kẻ tấn công.

Với bản sao lưu đầy đủ và định kỳ, bạn có thể dễ dàng khôi phục dữ liệu từ các bản sao, ngay cả khi hệ thống bị xâm phạm. Điều này không chỉ giảm thiểu tổn thất mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng phục hồi hoạt động sau các sự cố bảo mật.

2.5. Đào tạo kỹ năng bảo mật thông tin cuộc gọi cho nhân viên

Đội ngũ nhân viên có thể là đối tượng bị lợi dụng cho các cuộc tấn công mạng khi họ chưa có đủ nhận thức về những hướng dẫn bảo mật thông tin đúng cách. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần quan tâm đến quy trình đào tạo nhân viên, hướng dẫn chi tiết về cách thức bảo vệ dữ liệu và cách xử lý thông tin nhạy cảm đúng cách.

Các chương trình đào tạo nên bao gồm những nội dung như: Chính sách bảo mật của công ty, vai trò và trách nhiệm cá nhân trong việc Đoiảo vệ dữ liệu, cách phân loại và xử lý các loại dữ liệu khác nhau.

Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức đào tạo phù hợp với từng nhóm nhân viên, như học trực tuyến qua video hoặc tổ chức các buổi học trực tiếp.

Trước khi cho phép nhân viên truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, họ cần được trang bị các kỹ năng cơ bản sau:

Nhận biết và xử lý các cuộc tấn công lừa đảo qua email hoặc tin nhắn.
Không nhấp vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm không rõ nguồn gốc.
Sử dụng mạng xã hội một cách an toàn và có ý thức.
Kích hoạt và sử dụng xác thực đa yếu tố để đăng nhập vào hệ thống.
Báo cáo kịp thời các dấu hiệu đáng ngờ hoặc hành vi gian lận.

Nâng cao gia thức bảo mật trong đội ngũ không chỉ bảo vệ dữ liệu mà còn tăng cường khả năng phòng ngừa các mối đe dọa tiềm ẩn.

Kết luận

Bảo vệ dữ liệu cuộc gọi là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp trong việc bảo mật thông tin khách hàng và xây dựng hình ảnh uy tín đối với họ. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp phù hợp để ngăn chặn những tấn công từ bên ngoài để hạn chế rò rỉ những thông tin nhạy cảm và đảm bảo quá trình hoạt động lâu dài.