Tips để tăng tỷ lệ chốt đơn hàng thành công qua điện thoại

Trong thời đại số, việc chốt đơn hàng qua điện thoại vẫn giữ vai trò quan trọng, đặc biệt đối với các ngành như thương mại điện tử, dịch vụ, bất động sản, giáo dục, tài chính và vận chuyển. Một cuộc gọi tư vấn thành công có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quảng cáo, rút ngắn quy trình bán hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Tuy nhiên, để tăng tỷ lệ chốt đơn hàng thành công, nhân viên telesales không chỉ cần kỹ năng giao tiếp tốt mà còn phải có chiến lược rõ ràng, hiểu rõ tâm lý khách hàng và sử dụng công cụ hỗ trợ hiệu quả.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ các tips thực tiễn giúp tăng hiệu quả chốt đơn hàng qua điện thoại, đặc biệt hữu ích cho đội ngũ telesales, CSKH và cả nhà quản lý muốn nâng cao hiệu suất bán hàng.

1. Hiểu rõ sản phẩm và đối tượng khách hàng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định tỷ lệ chốt đơn hàng thành công chính là mức độ hiểu biết của nhân viên tư vấn về sản phẩm hoặc dịch vụ. Khách hàng ngày nay rất thông minh và có nhiều kênh để tìm hiểu trước khi quyết định mua. Nếu người gọi không thể đưa ra thông tin rõ ràng, mạch lạc hoặc không giải thích được lợi ích sản phẩm mang lại, cơ hội chốt đơn sẽ giảm đáng kể.

Ngoài sản phẩm, bạn cũng cần nắm rõ hồ sơ khách hàng: họ là ai, nhu cầu gì, đang ở giai đoạn nào trong hành trình mua hàng. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh kịch bản tư vấn để phù hợp với từng nhóm đối tượng.

2. Chuẩn bị kịch bản gọi điện chi tiết

Một cuộc gọi bán hàng nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, không nên phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng ứng biến. Kịch bản gọi nên bao gồm các nội dung sau:

• Cách giới thiệu bản thân và công ty ngắn gọn, tạo thiện cảm

• Các câu hỏi mở để tìm hiểu nhu cầu khách hàng

• Cách xử lý từ chối hoặc phản đối phổ biến

• Tóm tắt giá trị sản phẩm và đưa ra lời đề nghị chốt đơn

Kịch bản không chỉ giúp chuẩn hóa chất lượng các cuộc gọi mà còn giúp nhân viên mới dễ dàng làm quen và tăng hiệu quả khi thực hiện tư vấn.

Xem thêm: Tăng Tỉ Lệ Chốt Đơn Với Quy Trình Bán Hàng Chuẩn Chỉnh SPIN Selling

3. Chọn thời điểm gọi điện phù hợp

Không phải lúc nào khách hàng cũng sẵn sàng lắng nghe lời mời chào. Thời điểm gọi điện đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tỷ lệ chốt đơn hàng thành công. Một số khung giờ được đánh giá là hiệu quả hơn trong telesales:

• Buổi sáng từ 9h đến 11h

• Buổi chiều từ 14h đến 16h30

• Tránh gọi quá sớm, quá trưa hoặc vào giờ tan tầm

Ngoài ra, việc gọi lại đúng hẹn hoặc theo lịch hẹn trước đó sẽ giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng và có xu hướng hợp tác nhiều hơn.

4. Tập trung vào giá trị thay vì tính năng

Một lỗi phổ biến trong telesales là nhân viên quá tập trung liệt kê các tính năng sản phẩm mà quên nhấn mạnh giá trị thực sự đối với khách hàng. Khách hàng không quan tâm bạn có gì, họ chỉ quan tâm sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn giải quyết vấn đề gì cho họ.

Ví dụ, thay vì nói “dịch vụ vận chuyển của chúng tôi có 50 xe tải và 3 kho hàng”, hãy nói “chúng tôi giúp khách hàng giao hàng nhanh trong 2 giờ nội thành, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho và giữ chân người mua”.

Khi khách hàng thấy được lợi ích rõ ràng, tỷ lệ chốt đơn hàng thành công sẽ tăng lên đáng kể.

5. Kỹ năng xử lý từ chối khéo léo

Từ chối là điều không thể tránh khỏi trong telesales. Tuy nhiên, từ chối không có nghĩa là không quan tâm. Nhiều khi khách hàng chỉ đang trì hoãn quyết định hoặc chưa hiểu rõ về sản phẩm.

Thay vì cắt ngang hoặc cố gắng thuyết phục ngay lập tức, hãy:

• Lắng nghe lý do từ chối

• Đặt câu hỏi gợi mở để hiểu rõ hơn

• Cung cấp thêm thông tin hoặc giải pháp thay thế

• Gợi ý liên hệ lại sau một thời gian nếu khách hàng chưa sẵn sàng

Sự kiên nhẫn và khả năng ứng biến sẽ giúp bạn giữ chân khách hàng lâu hơn và mở ra cơ hội chốt đơn ở lần gọi sau.

6. Tận dụng công nghệ để hỗ trợ quá trình gọi

Sử dụng các công cụ hỗ trợ như tổng đài cố định, phần mềm CRM và hệ thống ghi âm sẽ giúp nâng cao hiệu quả telesales. Nhờ đó, bạn có thể:

• Quản lý lịch sử cuộc gọi và thông tin khách hàng

• Đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên

• Phân tích nội dung cuộc gọi để tối ưu kịch bản

• Đặt nhắc lịch gọi lại tự động

• Giao tiếp nhất quán, chuyên nghiệp với đầu số tổng đài

Đặc biệt, tổng đài cố định giúp nâng cao uy tín và tăng tỷ lệ bắt máy so với đầu số di động, từ đó góp phần cải thiện tỷ lệ chốt đơn hàng thành công.

7. Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp

Tâm lý và thái độ của người gọi ảnh hưởng lớn đến cảm nhận của khách hàng. Một giọng nói rõ ràng, tự tin và thân thiện sẽ tạo ấn tượng tốt ngay từ những giây đầu tiên.

Hãy tránh nói quá nhanh, quá dài dòng hoặc lặp lại nội dung. Đồng thời, giữ sự lạc quan và kiên trì là yếu tố cần thiết vì không phải cuộc gọi nào cũng mang lại kết quả ngay lập tức.

Thái độ chuyên nghiệp, dù khách hàng đồng ý hay từ chối, sẽ giúp xây dựng hình ảnh tốt cho thương hiệu và có thể mang lại cơ hội trong tương lai.

8. Đào tạo và đánh giá liên tục

Để đội ngũ telesales duy trì hiệu suất cao và cải thiện tỷ lệ chốt đơn hàng thành công, doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo định kỳ, kết hợp với các buổi nghe lại cuộc gọi và đánh giá hiệu quả. Việc phân tích điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên sẽ giúp điều chỉnh chiến lược phù hợp hơn.

Ngoài ra, việc tổ chức thi đua, trao thưởng theo KPI cũng là cách để thúc đẩy tinh thần và năng suất làm việc.

9. Theo dõi và đo lường kết quả giúp làm cơ sở đưa ra chiến lược giúp tăng tỷ lệ chốt đơn hàng

Cuối cùng, một chiến dịch telesales hiệu quả không thể thiếu việc đo lường chỉ số. Một số chỉ số cần theo dõi thường xuyên:

• Số cuộc gọi mỗi ngày

• Tỷ lệ khách hàng nghe máy

• Tỷ lệ khách hàng đồng ý tư vấn

• Tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng từ cuộc gọi

• Thời lượng trung bình của cuộc gọi

Những chỉ số này giúp doanh nghiệp nhìn rõ bức tranh tổng thể và đưa ra quyết định kịp thời để cải thiện chiến lược.

Telesales qua điện thoại vẫn là một kênh bán hàng hiệu quả nếu được triển khai đúng cách và có chiến lược rõ ràng. Để nâng cao tỷ lệ chốt đơn hàng thành công, doanh nghiệp và đội ngũ bán hàng cần đầu tư vào kỹ năng, công nghệ và quy trình chăm sóc khách hàng bài bản. Mỗi cuộc gọi, dù có kết quả ngay hay không, đều là cơ hội để xây dựng uy tín, tạo dấu ấn thương hiệu và hướng tới sự phát triển lâu dài.

————————————————————————

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Trụ sở TP HCM: Căn BH9, Tầng Trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel