Tổng Đài Cố Định Đã Lỗi Thời? Tổng Đài Ảo Mang Đến Điều Gì Khác Biệt

Trong thời đại công nghệ số phát triển nhanh chóng, việc lựa chọn hệ thống liên lạc phù hợp đóng vai trò rất quan trọng đối với hiệu suất hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Hiện nay, hai loại tổng đài được sử dụng phổ biến là tổng đài ảo và tổng đài cố định. Mỗi loại có những đặc điểm riêng, phù hợp với những mô hình kinh doanh khác nhau.

Vậy sự khác nhau giữa hai loại tổng đài này gì và doanh nghiệp nên chọn loại nào để tiết kiệm chi phí và linh hoạt hơn trong quản lý? Hãy cùng theo dõi chi tiết bài phân tích dưới đây.

1. Tổng quan tổng đài cố định và tổng đài ảo

Tổng đài cố định là gì?

Tổng đài cố định là hệ thống tổng đài truyền thống, sử dụng đường dây điện thoại cố định (PSTN) hoặc IP-PBX (gọi điện qua internet nhưng cần phần cứng riêng). Hệ thống này thường bao gồm máy chủ tổng đài vật lý, điện thoại bàn, dây kết nối nội bộ, và được lắp đặt trực tiếp tại trụ sở doanh nghiệp.

Tổng đài cố định là gì?

Ưu điểm chính:

Đường truyền ổn định, chất lượng âm thanh tốt.
Bảo mật cao, không phụ thuộc vào kết nối internet.
Phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, cần quản lý tập trung.

Hạn chế:

Chi phí đầu tư ban đầu cao.
Khó mở rộng quy mô, tốn thời gian và chi phí nâng cấp.
Không hỗ trợ làm việc từ xa, phụ thuộc vào hạ tầng vật lý.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng đám mây. Người dùng có thể thực hiện cuộc gọi qua internet mà không cần lắp đặt phần cứng cồng kềnh. Chỉ cần thiết bị có kết nối mạng (smartphone, máy tính), nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Ưu điểm nổi bật:

Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành.
Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Linh hoạt cho đội ngũ làm việc từ xa hoặc tại nhiều địa điểm.
Tích hợp dễ dàng với phần mềm CRM, chatbot, phần mềm bán hàng…

Hạn chế:

Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào tốc độ internet.
Cần bảo mật kỹ thông tin qua hệ thống online.

2. Bảng so sánh tổng đài ảo và tổng đài cố định

Tiêu chí	Tổng đài cố định	Tổng đài ảo
Chi phí đầu tư ban đầu	Cao (mua thiết bị, lắp đặt, dây dẫn)	Thấp (chỉ cần thiết bị đầu cuối, kết nối mạng)
Chi phí vận hành	Tốn kém (bảo trì định kỳ, sửa chữa)	Rẻ hơn, tính theo thuê bao/tháng
Khả năng mở rộng	Khó khăn, cần nâng cấp phần cứng	Dễ dàng mở rộng theo nhu cầu sử dụng
Tính linh hoạt	Giới hạn tại văn phòng, không hỗ trợ từ xa	Làm việc từ xa, di chuyển không bị gián đoạn
Tính năng tích hợp	Hạn chế	Tích hợp CRM, phần mềm quản lý khách hàng
Yêu cầu kỹ thuật	Cần đội ngũ IT chuyên trách	Quản lý dễ dàng qua giao diện trực tuyến
Chất lượng đường truyền	Ổn định nếu hạ tầng tốt	Phụ thuộc vào chất lượng mạng internet

3. Doanh nghiệp nào nên chọn tổng đài cố định?

Tổng đài cố định vẫn phù hợp trong những trường hợp sau:

Doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định tại một địa điểm như ngân hàng, công ty tài chính, tập đoàn sản xuất.
Cần bảo mật tuyệt đối: Như các tổ chức nhà nước, viện nghiên cứu, bệnh viện…
Cơ sở hạ tầng đã sẵn có: Doanh nghiệp có hệ thống điện thoại cố định đã đầu tư từ trước và muốn tận dụng.

Nếu doanh nghiệp không có yêu cầu cao về tính linh hoạt và làm việc từ xa, tổng đài cố định vẫn là lựa chọn đáng tin cậy nhờ sự ổn định và bảo mật cao.

4. Doanh nghiệp nào nên chọn tổng đài ảo?

Lựa chọn tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp

Tổng đài ảo là lựa chọn xu hướng và đặc biệt phù hợp với:

Startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cần giải pháp tiết kiệm chi phí ban đầu.
Doanh nghiệp có mô hình làm việc linh hoạt, nhân viên làm việc từ xa, hoặc phân bổ ở nhiều tỉnh thành
Doanh nghiệp thương mại điện tử, chăm sóc khách hàng, telesales, nơi có nhu cầu tích hợp với CRM để quản lý hiệu suất cuộc gọi.
Công ty đang trong giai đoạn mở rộng nhanh, cần hệ thống dễ nâng cấp, không bị gián đoạn.
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa vận hành, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ khả năng tích hợp thông minh và quản lý tập trung.

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài thông minh, dễ quản lý, tích hợp CRM cùng vô số tính năng mở rộng khác? Thì tổng đài ảo VOIP của Digitel chính là lựa chọn hoàn hảo đáp ứng mọi yêu cầu của một tổng đài kết nối thông minh, giúp việc tư vấn và chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp, linh hoạt và đạt được hiệu suất tối đa.

Đăng ký ngay hôm nay để trải nghiệm hệ thống tổng đài ảo hiện đại, tiết kiệm và hiệu quả vượt trội!

> Xem thêm: Chào hè với ưu đãi dịch vụ đầu số 1900/1800 chỉ còn 350.000 đồng/tháng

________________________________________________________

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel