So sánh tổng đài 1900 và 1800: Đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp?

Tổng đài 1900 và 1800 là hai đầu số phổ biến được doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng và tư vấn dịch vụ. Cả hai đầu số đều được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, chỉ dùng để nhận cuộc gọi và không được phép gọi ra ngoài. Cả tổng đài 1900 và 1800 đều hoạt động trên nền tảng tổng đài IP hoặc tổng đài cloud, mang đến khả năng kết nối linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Tuy nhiên, để lựa chọn đầu số phù hợp, doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm giống và khác nhau giữa hai hình thức này.

1. Điểm giống nhau giữa tổng đài 1900 và 1800

Đầu số 1900 và 1800 đều được sử dụng nhằm mục đích tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng, thường phục vụ các chức năng như tư vấn bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật hoặc chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, cả hai đều không thể thực hiện cuộc gọi đi. Ngoài ra, quy trình đăng ký và triển khai tổng đài cho cả hai đầu số đều tương tự nhau, bao gồm các bước cơ bản như: lựa chọn đầu số phù hợp, chọn loại tổng đài cần sử dụng (IP, cloud, call center), trang bị thiết bị cần thiết như điện thoại IP, PC, tai nghe, và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín để triển khai hệ thống tổng đài.

2. Sự khác biệt giữa tổng đài 1900 và 1800

Mặc dù giống nhau về mục đích sử dụng, hai đầu số này có sự khác biệt rõ ràng về chi phí, hình thức thanh toán và chiến lược sử dụng.

Về hình thức thanh toán và chi phí

Tổng đài 1900: Cước phí do người gọi chịu, doanh nghiệp không phải chi trả chi phí cho cuộc gọi đến. Ngược lại, doanh nghiệp còn được nhận chiết khấu phần trăm từ cước cuộc gọi. Mức cước cuộc gọi mà khách hàng cần trả có thể dao động từ 1.000đ đến hơn 10.000đ/phút tùy theo cấu hình đầu số và nhà mạng.

Tổng đài 1800: Là đầu số miễn phí hoàn toàn cho người gọi. Doanh nghiệp là bên chịu toàn bộ chi phí cho các cuộc gọi đến, thường từ 800đ đến 1.000đ/phút, tùy thuộc vào loại cuộc gọi (di động hay cố định) và nhà mạng.

Về mục đích sử dụng

Tổng đài 1900 thường được áp dụng trong các lĩnh vực như tư vấn có thu phí, dịch vụ giá trị gia tăng, tổng đài hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu, bán hàng và cung cấp thông tin. Do tính phí người gọi nên doanh nghiệp có thể kiểm soát lượng cuộc gọi và tạo thêm doanh thu.

Tổng đài 1800 phù hợp với các doanh nghiệp muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng, đặc biệt trong các ngành cần sự hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí như ngân hàng, bảo hiểm, thương mại điện tử, logistics, chăm sóc y tế, giáo dục và các dịch vụ kỹ thuật hậu mãi.

Về chi phí triển khai và duy trì

Cả hai đầu số đều yêu cầu doanh nghiệp chi trả một khoản phí triển khai ban đầu và phí thuê bao định kỳ hàng tháng. Tuy nhiên, chi phí vận hành của đầu số 1800 thường cao hơn vì doanh nghiệp phải chi trả toàn bộ cước gọi của khách hàng. Đầu số 1900 có thể được xem là mô hình “cộng sinh chi phí” vì khách hàng trả tiền để sử dụng dịch vụ, còn doanh nghiệp được chia sẻ phần lợi nhuận từ cuộc gọi.

Về trải nghiệm khách hàng

Đầu số 1800 tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện vì khách hàng không phải trả tiền để gọi đến. Điều này khuyến khích họ chủ động liên hệ nhiều hơn, từ đó cải thiện chỉ số hài lòng và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Đầu số 1900 tuy tính phí người gọi, nhưng phù hợp với các dịch vụ cao cấp hoặc mang tính chất cần lọc lượng khách hàng thực sự có nhu cầu, tránh tình trạng gọi làm phiền hoặc không nghiêm túc.

Về quản lý và tích hợp hệ thống

Cả hai đầu số đều có thể được tích hợp vào hệ thống tổng đài hiện đại như tổng đài IP, cloud, call center… Các tính năng như ghi âm cuộc gọi, chia máy nhánh, định tuyến thông minh, tích hợp CRM/ERP, thống kê báo cáo chi tiết đều được áp dụng đồng bộ. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Xem thêm: Sử dụng dịch vụ đầu số 1900 để nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng

3. Nên chọn đầu số nào cho doanh nghiệp của bạn?

*Nên chọn đầu số nào làm hotline cho doanh nghiệp?*

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tạo ấn tượng thân thiện, chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng miễn phí, tổng đài 1800 là lựa chọn tối ưu. Ngược lại, nếu bạn muốn tận dụng kênh gọi điện như một công cụ tăng doanh thu hoặc lọc khách hàng có nhu cầu thực sự, tổng đài 1900 sẽ mang lại hiệu quả dài hạn. Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp lớn sẽ sử dụng song song cả hai đầu số – 1800 cho chăm sóc khách hàng miễn phí và 1900 cho dịch vụ tư vấn có tính phí, nhằm tối ưu chiến lược giao tiếp và khai thác tối đa giá trị từ hệ thống tổng đài.

Việc lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp đóng vai trò quan trọng trong chiến lược chăm sóc khách hàng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Tổng đài 1900 và 1800 đều có những ưu điểm riêng và không thể thay thế cho nhau hoàn toàn. Cần cân nhắc kỹ mục tiêu sử dụng, ngân sách và nhóm khách hàng mục tiêu để lựa chọn đầu số phù hợp nhất. Trong thời đại cạnh tranh gay gắt hiện nay, đầu tư vào hệ thống tổng đài chuyên nghiệp chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, giữ chân khách hàng và mở rộng thị phần một cách bền vững.