Đi cùng với sự phát triển của dịch vụ sóc khách hàng ngày càng chuyên nghiệp hóa, quá trình liên lạc và trao đổi cũng cần phải nhanh chóng, tiện lợi và được quản lý tối ưu. Một trong những công cụ giúp quá trình ấy trở nên hiệu quả hơn và xây dựng cho […]
23
Th6
Th6
Tin tức
Số Máy Nhánh Là Gì? 3 Cách Vào Thẳng Số Máy Nhánh Mà Bỏ Qua Giới Thiệu Của Tổng Đài
Đi cùng với sự phát triển của dịch vụ sóc khách hàng ngày càng chuyên nghiệp hóa, quá trình liên lạc và trao đổi cũng cần phải nhanh chóng, tiện lợi và được quản lý tối ưu. Một trong những công cụ giúp quá trình ấy trở nên hiệu quả hơn và xây dựng cho khách hàng trải nghiệm uy tín đó là hệ thống tổng đài điện thoại cùng với số máy nhánh.
Chắc hẳn bạn đã từng liên lạc với hệ thống số máy nhánh nhưng chưa hiểu rõ khái niệm của thuật ngữ này. Vậy số máy nhánh là gì, nguyên tắc hoạt động thế nào và cách gọi số máy nhánh nhanh chóng cần làm gì? Hãy cùng Digitel tìm hiểu những điều đó qua bài viết này nhé!
1. Thế nào là số máy nhánh?
Số máy nhánh (Extension Number) là một dãy số ngắn, thường từ 2 đến 4 chữ số, được quy định cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong một hệ thống tổng đài nội bộ (PBX – Private Branch Exchange). Khi khách hàng gọi đến số điện thoại chính của doanh nghiệp, họ có thể nhập số nhánh để được kết nối trực tiếp đến người hoặc phòng ban cần gặp, thay vì phải chờ lễ tân hoặc làm theo các bước chọn phím.
Ví dụ minh họa:
– Số tổng đài chính của công ty: 1900 1234
– Số máy nhánh của bộ phận kinh doanh: 101
– Số máy nhánh của bộ phận kỹ thuật: 102
Khi khách hàng gọi vào số tổng đài và biết trước số nhánh, họ có thể bấm 101 ngay sau tiếng bíp hoặc lời chào để gặp bộ phận kinh doanh.
Xem thêm: Chiến lược tăng nhận diện thương hiệu từ những đầu số
2. Ưu điểm và nhược điểm của số máy nhánh
2.1. Ưu điểm
Tối ưu phí đầu tư hạ tầng
Sử dụng số máy nhánh giúp hệ thống không cần lắp nhiều đường dây điện thoại riêng biệt cho từng phòng ban hoặc nhân viên. Doanh nghiệp chỉ cần một số tổng đài duy nhất và phân phối số nhánh nội bộ, giúp giảm chi phí đáng kể.
Tăng tính chuyên nghiệp và khả năng mở rộng
Hệ thống tổng đài có số nhánh giúp doanh nghiệp thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, dễ dàng mở rộng khi tăng nhân sự hoặc thêm phòng ban mà không phải đổi số điện thoại.
Liên lạc nội bộ nhanh chóng
Nhân viên chỉ cần bấm 3–4 số ngắn để gọi nhau trong công ty, không cần quay số dài, giảm thời gian liên lạc và tăng hiệu quả làm việc.
Tối ưu trải nghiệm khách hàng
Khách hàng có thể kết nối đến đúng bộ phận mà họ cần một cách nhanh chóng, tránh phải nghe qua nhiều bước hướng dẫn hoặc bị chuyển máy lòng vòng.
Xem thêm: Lựa chọn đầu số đẹp giúp doanh doanh nghiệp tăng nhận diện thương hiệu
2.2. Nhược điểm
Cần cung cấp trước số nhánh cho khách hàng
Nếu doanh nghiệp không cung cấp chi tiết các số nhánh cho khách (qua website, email, danh thiếp), họ có thể phải nghe toàn bộ lời hướng dẫn hoặc bấm nhầm số, gây bất tiện.
Cần đầu tư hệ thống tổng đài
Hệ thống PBX hoặc tổng đài ảo (Cloud PBX) cần được cài đặt và vận hành đúng cách. Nếu không, dễ xảy ra lỗi kỹ thuật ảnh hưởng đến việc liên lạc.
Phụ thuộc vào hạ tầng
Khi hệ thống tổng đài bị sự cố (mất điện, lỗi đường truyền, bảo trì…), tất cả số máy nhánh cũng sẽ ngừng hoạt động.
3. Số máy nhánh phù hợp với doanh nghiệp nào
Phần lớn các doanh nghiệp đều có thể đầu tư số máy nhánh để nâng cao trải nghiệm khách hàng, đặc biệt là:
– Doanh nghiệp vừa và lớn: Có nhiều phòng ban, nhân viên hoặc chi nhánh.
– Tổ chức dịch vụ khách hàng: Trung tâm chăm sóc khách hàng, call center.
– Văn phòng chuyên nghiệp: Luật sư, kế toán, tài chính, bất động sản.
– Trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước: Cần liên lạc nội bộ thường xuyên và hệ thống hóa các bộ phận.
Ví dụ: Bệnh viện Y có tổng đài 1900 1234
– Đặt lịch khám khoa nội: 401
– Khoa sản: 402
– Phòng xét nghiệm: 403
=> Người bệnh gọi đến bấm 401 để đặt lịch, không cần qua tổng đài viên.
Hệ thống số nhánh không chỉ giúp tối ưu liên lạc mà còn là một phần trong chiến lược nâng cao trải nghiệm khách hàng và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
4. Sử dụng số máy nhánh cần những gì?
Doanh nghiệp cần quan tâm những đề sau khi sử dụng số máy nhánh một cách hữu ích:
– Thông báo rõ số nhánh: In trên danh thiếp, để trên trang web, chữ ký email… để khách hàng dễ tìm.
– Ghi âm lời chào chuyên nghiệp: Nếu khách không biết số nhánh, hệ thống cần hướng dẫn rõ cách lựa chọn phím.
– Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn cách chuyển máy, xử lý cuộc gọi nội bộ, sử dụng phần mềm tổng đài (nếu có).
– Kiểm tra định kỳ hệ thống: Đảm bảo các số nhánh hoạt động ổn định, tránh tình trạng bấm số nhánh mà không có tín hiệu.
– Tối ưu trải nghiệm khách hàng: Rút ngắn lời chào, cho phép bấm số nhánh sớm để tiết kiệm thời gian.
5. Mẹo gọi thẳng đến số máy nhánh của tổng đài
Việc phải nghe hết lời giới thiệu trước khi được chuyển sang số mấy nhánh có thể gây mất thời gian và gây khó chịu cho khách hàng. Sau đây có 3 cách giup gọi thẳng đến số máy nhánh và bỏ qua phần giới thiệu của tổng đài mà bạn có thể tham khảo:
Cách 1: Bấm số nhánh ngay khi bắt đầu nghe lời chào
– Sau khi kết nối cuộc gọi, khi nghe thấy tiếng “bíp” hoặc lời chào tự động vừa phát, bạn có thể nhập ngay số nhánh (ví dụ: 101).
– Nhiều hệ thống tổng đài hiện đại cho phép bấm số nhánh ngay trong lúc lời chào đang phát.
Cách 2: Sử dụng cú pháp gọi kết hợp số tổng đài và số nhánh
Một số điện thoại di động cho phép bạn lưu số máy nhánh kèm theo số tổng đài, bằng cách chèn dấu “,” (hoặc “p”, “w” tùy điện thoại) làm điểm dừng.
Ví dụ: Gọi đến bộ phận kinh doanh (số nhánh 101) qua số tổng đài 02812345678:
– Lưu trong danh bạ: 02812345678,101
– Khi gọi, điện thoại sẽ tự động dừng và sau đó quay tiếp số nhánh.
Lưu ý: Tính năng này phụ thuộc vào từng dòng điện thoại và ứng dụng gọi. Nên kiểm tra kỹ hoặc thử trước.
Cách 3: Gọi qua tổng đài ảo hoặc ứng dụng softphone
Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng hệ thống tổng đài IP hoặc tổng đài cloud, bạn có thể gọi số máy nhánh qua các phần mềm chuyên dụng như Zoiper, 3CX, hoặc app riêng của nhà cung cấp. Các phần mềm này cho phép gọi trực tiếp số nhánh như gọi nội bộ, không cần qua tổng đài chính.
Hệ thống số máy nhánh vừa giúp kết nối hiệu quả, quản lý hệ thống dữ liệu khách hàng thông minh, vừa tạo thiện cảm và tăng sự uy tín đối với dịch vụ chăm sóc khách hàng. Đây là một phương tiện hữu ích mà các doanh nghiệp nên ứng dụng để xây hình ảnh doanh nghiệp thân thiện, chuyên nghiệp trên hành trình phát triển vững mạnh của mình.
____________________________________
DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam
🏢 Địa chỉ:
Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Hotline: 1900 9379
🌐 Website: digitel.org.vn
📩 Email: CSKH@digitel.org.vn
🔗 Facebook: Digitel
