Top Phần Mềm Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Tốt Nhất

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, chăm sóc khách hàng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp. Việc giao tiếp kịp thời, chuyên nghiệp và cá nhân hóa với khách hàng giúp tăng trải nghiệm người dùng, xây dựng lòng trung thành và thúc đẩy doanh thu. Một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ công việc này là phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng.

Thay vì sử dụng cách gọi điện thủ công, các doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang ứng dụng phần mềm gọi điện hiện đại để tối ưu quy trình chăm sóc và hỗ trợ khách hàng. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn top những phần mềm hiệu quả nhất hiện nay, kèm theo các tiêu chí lựa chọn và mẹo sử dụng để đạt hiệu quả tối ưu.

1. Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng?

Tự động hóa và tối ưu quy trình

Phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình liên hệ với khách hàng như nhắc lịch hẹn, khảo sát ý kiến, xác nhận đơn hàng hay thông báo dịch vụ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho đội ngũ nhân viên, đồng thời đảm bảo không bỏ sót khách hàng nào.

Tăng hiệu quả tương tác và chăm sóc

So với email hay tin nhắn, cuộc gọi thoại tạo ra sự tương tác gần gũi hơn, tăng độ tin cậy và khả năng thuyết phục. Phần mềm gọi điện giúp cá nhân hóa nội dung, điều chỉnh kịch bản theo từng khách hàng để mang đến trải nghiệm tối ưu.

Đo lường và theo dõi hiệu quả

Hầu hết các phần mềm hiện đại đều tích hợp tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu như tỷ lệ bắt máy, thời lượng cuộc gọi, mức độ hài lòng,… Đây là cơ sở để doanh nghiệp cải thiện dịch vụ và đánh giá chất lượng nhân sự.

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng

Dễ sử dụng, giao diện thân thiện

Phần mềm cần có giao diện trực quan, dễ thao tác, phù hợp với cả người không am hiểu công nghệ. Việc dễ sử dụng giúp tiết kiệm thời gian đào tạo và đảm bảo quá trình vận hành trơn tru.

Tích hợp đa kênh

Một phần mềm tốt cần tích hợp với hệ thống CRM, email, SMS hoặc mạng xã hội để đồng bộ dữ liệu và tạo trải nghiệm xuyên suốt cho khách hàng.

Khả năng cá nhân hóa nội dung cuộc gọi

Tính năng chèn tên khách hàng, lịch sử giao dịch, sản phẩm đã mua,… vào nội dung gọi sẽ giúp tăng mức độ hài lòng và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng.

Hệ thống báo cáo chi tiết

Một phần mềm chất lượng cao phải cung cấp báo cáo theo thời gian thực về tỷ lệ bắt máy, phản hồi, lịch sử cuộc gọi,… để doanh nghiệp có dữ liệu tối ưu chiến lược.

3. Top phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

Tổng đài IP Callio

Callio là giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Phần mềm hỗ trợ gọi ra, nhận cuộc gọi, quản lý nhân sự, ghi âm và theo dõi lịch sử tương tác.

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản, dễ thao tác 
• Tích hợp CRM và phần mềm bán hàng 
• Cho phép cá nhân hóa nội dung cuộc gọi 
• Hỗ trợ gọi qua số cố định và số di động 

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, trung tâm chăm sóc khách hàng

Phần mềm Auto Call của Digitel

Digitel cung cấp phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng bằng công nghệ auto call hiện đại, cho phép thực hiện hàng nghìn cuộc gọi tự động mỗi ngày. Phù hợp với các chiến dịch marketing, khảo sát, thông báo lịch hẹn,…

Ưu điểm:

• Hệ thống auto call thông minh 
• Ghi âm cuộc gọi và thống kê chi tiết 
• Hỗ trợ giọng đọc AI tiếng Việt 
• Tích hợp API linh hoạt 

Phù hợp với: Doanh nghiệp lớn, đơn vị tài chính, bảo hiểm, y tế…

CloudFone

CloudFone là một trong những nền tảng tổng đài đám mây phổ biến, cung cấp giải pháp liên lạc đa kênh cho doanh nghiệp. Ngoài gọi điện, CloudFone còn hỗ trợ gửi SMS, tích hợp chatbot và CRM.

Ưu điểm:

• Dễ cài đặt, không cần hạ tầng máy chủ 
• Tích hợp quản lý khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật 
• Giao diện hiện đại, báo cáo trực quan 
• Phí dịch vụ linh hoạt theo nhu cầu 

Phù hợp với: Doanh nghiệp cần chăm sóc khách hàng qua nhiều kênh cùng lúc

Gcalls

Gcalls cung cấp giải pháp tổng đài điện thoại qua internet, tích hợp với các ứng dụng như Hubspot, Zoho CRM, Salesforce, giúp theo dõi và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Ưu điểm:

• Tích hợp với nhiều công cụ quản trị khách hàng 
• Quản lý cuộc gọi theo nhóm, phân quyền chi tiết 
• Hỗ trợ ghi âm và báo cáo lịch sử gọi 
• Hoạt động ổn định trên cả điện thoại và máy tính 

Phù hợp với: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống CRM nâng cao

Phần mềm eCall

eCall là giải pháp chăm sóc khách hàng tự động chuyên về auto call, phù hợp với những đơn vị cần triển khai gọi hàng loạt như thông báo học phí, nhắc lịch khám bệnh, xác nhận đơn hàng,…

Ưu điểm:

• Gọi tự động không giới hạn số lượng 
• Giọng máy AI rõ ràng, dễ nghe 
• Có thể phản hồi qua phím bấm 
• Báo cáo đầy đủ, thời gian thực 

Phù hợp với: Trung tâm giáo dục, bệnh viện, sàn thương mại điện tử

4. Mẹo sử dụng phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng hiệu quả

Viết kịch bản gọi chuyên nghiệp

Trước khi triển khai gọi, cần chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung cuộc gọi. Kịch bản phải rõ ràng, súc tích, tránh dùng từ ngữ khó hiểu. Đặc biệt, nên cá nhân hóa nội dung để tạo thiện cảm với khách hàng.

Chọn thời gian gọi hợp lý

Nên thực hiện các cuộc gọi vào khung giờ cao điểm như 9h – 11h sáng hoặc 14h – 16h chiều. Tránh gọi vào giờ nghỉ trưa, sáng sớm hoặc tối muộn để không gây khó chịu.

Theo dõi báo cáo và cải tiến liên tục

Sử dụng hệ thống báo cáo của phần mềm để nắm được hành vi người nghe, từ đó điều chỉnh nội dung, khung giờ và hình thức tiếp cận sao cho hiệu quả nhất.

Kết hợp auto call và nhân viên thực

Tùy theo mục đích cuộc gọi, doanh nghiệp có thể linh hoạt sử dụng auto call để thông báo hàng loạt, sau đó cho nhân viên gọi lại để tư vấn chi tiết với những khách hàng có phản hồi.

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc đầu tư vào một phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, giữ chân khách hàng và thúc đẩy doanh thu. Dù bạn là doanh nghiệp vừa hay lớn, hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tài chính hay giáo dục, việc lựa chọn và sử dụng phần mềm phù hợp sẽ tạo ra lợi thế vượt trội.

Hy vọng danh sách top các phần mềm trong bài viết cùng những mẹo sử dụng hiệu quả đã cung cấp cho bạn góc nhìn rõ ràng để ứng dụng vào thực tế. Đừng chỉ dừng lại ở công nghệ, hãy kết hợp nó với sự tinh tế trong cách giao tiếp để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

____________________________________________

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel