Gợi Ý Các Mẫu Kịch Bản Auto Call Gọi Tự Động Đa Lĩnh Vực

Trong thời đại số hóa, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng ứng dụng công nghệ vào quy trình chăm sóc khách hàng và tiếp thị. Một trong những giải pháp tối ưu chi phí và thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao chính là auto call – hệ thống gọi điện thoại tự động. Tuy nhiên, hiệu quả của auto call phụ thuộc rất lớn vào nội dung cuộc gọi. Chính vì vậy, xây dựng một mẫu kịch bản auto call phù hợp với từng mục đích, lĩnh vực là yếu tố quyết định thành công.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về cách tạo mẫu kịch bản auto call chuyên nghiệp cũng như gợi ý những mẫu phù hợp cho từng ngành nghề, từ chăm sóc khách hàng, bán hàng, tài chính đến giáo dục, y tế.

1. Tổng quan về auto call và vai trò của kịch bản

Auto call là gì?

Auto call (gọi điện thoại tự động) là hệ thống sử dụng công nghệ để thực hiện cuộc gọi hàng loạt đến khách hàng mà không cần sự can thiệp của con người trong mỗi cuộc gọi. Thay vì nhân viên trực tiếp gọi điện, hệ thống sẽ tự động phát một đoạn thoại được thiết kế sẵn, thường là bằng giọng nói người thật hoặc giọng tổng hợp AI.

Tại sao cần mẫu kịch bản auto call?

Một mẫu kịch bản auto call được xây dựng bài bản sẽ giúp:

• Truyền tải thông điệp rõ ràng, nhất quán 
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với người nghe 
• Tăng tỷ lệ tương tác và chuyển đổi 
• Giảm thiểu rủi ro làm phiền hoặc gây khó chịu cho khách hàng 

Việc thiết kế nội dung cuộc gọi phù hợp với từng mục tiêu cụ thể không chỉ giúp chiến dịch đạt hiệu quả mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

2. Cấu trúc cơ bản của một mẫu kịch bản auto call hiệu quả

Giới thiệu cuộc gọi

Phần mở đầu cần thông báo rõ ràng đây là cuộc gọi tự động, tên công ty hoặc tổ chức, và lý do gọi. Sự minh bạch này giúp khách hàng không bị bất ngờ và dễ chấp nhận tiếp tục nghe.

Ví dụ: “Xin chào, đây là cuộc gọi tự động từ Công ty ABC. Chúng tôi liên hệ để gửi đến quý khách thông tin quan trọng về chương trình ưu đãi tháng này.”

Trình bày nội dung chính

Phần này phải thể hiện rõ mục tiêu của cuộc gọi như nhắc lịch hẹn, thông báo hóa đơn, giới thiệu sản phẩm,… Ngôn từ nên ngắn gọn, dễ hiểu, không dùng thuật ngữ chuyên ngành gây khó khăn cho người nghe.

Gợi ý hành động

Kêu gọi hành động (Call to Action) là yếu tố quan trọng giúp dẫn dắt khách hàng thực hiện bước tiếp theo như nhấn phím, gọi lại tổng đài, hoặc truy cập website.

Kết thúc lịch sự

Phần kết nên cảm ơn khách hàng đã lắng nghe và chúc một ngày tốt lành để tạo thiện cảm.

3. Gợi ý các mẫu kịch bản auto call theo từng lĩnh vực

Mẫu kịch bản auto call trong bán hàng và tiếp thị

Mục đích: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới hoặc chương trình khuyến mãi.

Mẫu kịch bản:

“Xin chào quý khách, đây là cuộc gọi tự động từ Công ty XYZ. Chúng tôi xin thông báo đến quý khách chương trình ưu đãi đặc biệt giảm 30% cho toàn bộ sản phẩm nhân dịp sinh nhật công ty, áp dụng từ ngày 10 đến 15 tháng 7. Để biết thêm chi tiết, vui lòng truy cập website xyz.vn hoặc gọi tổng đài 1800 xxxx. Cảm ơn quý khách đã lắng nghe.”

Mẫu kịch bản auto call nhắc lịch hẹn (y tế, dịch vụ)

Mục đích: Nhắc khách hàng về lịch hẹn khám bệnh, làm đẹp, bảo trì dịch vụ,…

Mẫu kịch bản:

“Xin chào chị Mai, đây là cuộc gọi tự động từ Phòng khám ABC. Chúng tôi xin nhắc lịch hẹn khám tổng quát của chị vào lúc 9 giờ sáng, ngày 12 tháng 7. Nếu cần đổi lịch, vui lòng gọi lại số 1800 xxxx. Cảm ơn chị đã tin tưởng dịch vụ của chúng tôi.”

Mẫu kịch bản auto call trong tài chính – ngân hàng

Mục đích: Nhắc thanh toán, thông báo biến động số dư, xác minh giao dịch,…

Mẫu kịch bản:

“Quý khách Nguyễn Văn A thân mến, đây là cuộc gọi tự động từ Ngân hàng XYZ. Hệ thống ghi nhận quý khách có khoản thanh toán thẻ tín dụng đến hạn vào ngày 10 tháng 7 với số tiền 3.500.000 đồng. Vui lòng thanh toán đúng hạn để tránh phát sinh phí phạt. Cảm ơn quý khách.”

Mẫu kịch bản auto call khảo sát khách hàng

Mục đích: Đánh giá mức độ hài lòng, thu thập phản hồi sau khi sử dụng dịch vụ.

Mẫu kịch bản:

“Xin chào anh/chị, đây là cuộc gọi khảo sát tự động từ Công ty ABC. Anh/chị vui lòng dành 30 giây để đánh giá chất lượng dịch vụ vừa sử dụng. Nếu hài lòng, nhấn phím 1. Không hài lòng, nhấn phím 2. Chúng tôi luôn trân trọng mọi ý kiến để cải thiện chất lượng. Xin cảm ơn.”

Mẫu kịch bản auto call trong giáo dục và đào tạo

Mục đích: Nhắc lịch học, thông báo khai giảng, thu học phí,…

Mẫu kịch bản:

“Xin chào phụ huynh em Minh Anh, đây là cuộc gọi từ Trung tâm Anh ngữ XYZ. Chúng tôi xin thông báo lịch học mới bắt đầu từ ngày 15 tháng 7, lớp Speaking cơ bản, học vào thứ Hai – Tư – Sáu lúc 17 giờ 30. Mọi thắc mắc, vui lòng gọi lại số 1900 xxxx. Cảm ơn quý phụ huynh.”

Mẫu kịch bản auto call trong thương mại điện tử

Mục đích: Xác nhận đơn hàng, thông báo giao hàng, yêu cầu đánh giá sản phẩm.

Mẫu kịch bản:

“Xin chào quý khách, đây là cuộc gọi xác nhận đơn hàng từ sàn thương mại điện tử ABC. Quý khách vừa đặt đơn hàng mã số #123456 gồm 1 tai nghe Bluetooth với tổng giá trị 890.000 đồng. Dự kiến giao hàng vào ngày 11 tháng 7. Nếu cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tổng đài. Trân trọng cảm ơn.”

4. Mẹo tối ưu khi xây dựng mẫu kịch bản auto call

Ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu

Hãy ưu tiên những câu văn ngắn, sử dụng từ ngữ quen thuộc với đối tượng khách hàng. Tránh dùng ngôn ngữ quá chuyên ngành hoặc khẩu hiệu sáo rỗng.

Giữ độ dài cuộc gọi hợp lý

Thời lượng lý tưởng cho một cuộc auto call là từ 30 đến 60 giây. Quá dài sẽ khiến người nghe mệt mỏi và dễ tắt máy giữa chừng.

Tùy chỉnh theo từng đối tượng

Tùy vào khách hàng mục tiêu là cá nhân, doanh nghiệp, người cao tuổi hay học sinh, bạn nên điều chỉnh ngôn ngữ, cách xưng hô và nội dung phù hợp để tạo sự gần gũi.

Thử nghiệm trước khi triển khai hàng loạt

Trước khi áp dụng đại trà, hãy thử nghiệm trên một nhóm nhỏ để đánh giá phản ứng người nghe, từ đó tinh chỉnh nội dung, tốc độ đọc và giọng nói cho phù hợp.

Việc xây dựng mẫu kịch bản auto call hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp một cách nhanh chóng mà còn tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Mỗi lĩnh vực có những yêu cầu và đối tượng riêng, do đó việc tùy biến kịch bản theo mục tiêu là yếu tố quyết định sự thành công của chiến dịch auto call.

Hy vọng với những gợi ý chi tiết trong bài viết, bạn đã có trong tay những thông tin giá trị để bắt đầu thiết kế các kịch bản gọi cho doanh nghiệp của mình.

____________________________________________

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel