6 tính năng của tổng đài gọi tự động hàng loạt giúp doanh nghiệp bứt phá

Trong thời đại công nghệ 4.0, tốc độ và khả năng tiếp cận khách hàng một cách đồng bộ, chính xác, cá nhân hóa chính là yếu tố quyết định thành bại của một doanh nghiệp. Một trong những công cụ đột phá đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu hóa hoạt động marketing, chăm sóc khách hàng và nhắc lịch là gọi tự động hàng loạt.

Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nhân sự và chi phí vận hành, tổng đài gọi tự động hàng loạt còn mang lại hiệu quả vượt trội nhờ các tính năng thông minh, tự động hóa và có khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Dưới đây là 6 tính năng quan trọng của hệ thống này, giúp doanh nghiệp bứt phá mạnh mẽ trên đường đua chuyển đổi số.

1. Gọi hàng loạt đến hàng nghìn khách hàng cùng lúc

Tự động quay số và phát nội dung

Tính năng cốt lõi đầu tiên của hệ thống gọi tự động hàng loạt là khả năng quay số tự động và phát nội dung được ghi âm sẵn hoặc sử dụng giọng máy AI. Thay vì hàng chục nhân viên phải gọi từng người một, hệ thống có thể thực hiện hàng trăm đến hàng nghìn cuộc gọi chỉ trong vài phút.

Quản lý danh sách gọi hiệu quả

Doanh nghiệp có thể tải danh sách khách hàng theo tệp Excel, phân nhóm theo khu vực, sản phẩm quan tâm, trạng thái giao dịch,… để triển khai chiến dịch gọi phù hợp với từng nhóm đối tượng.

2. Cá nhân hóa nội dung cuộc gọi theo từng khách hàng

Chèn thông tin cá nhân trong nội dung

Một điểm mạnh của gọi tự động hàng loạt là khả năng cá nhân hóa nội dung. Hệ thống cho phép chèn tên khách hàng, tên sản phẩm, mã đơn hàng, thời gian lịch hẹn… vào cuộc gọi, khiến khách hàng cảm thấy được quan tâm và tin tưởng hơn.

Giọng nói thân thiện, dễ nghe

Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa giọng máy AI hoặc giọng người thật được ghi âm sẵn. Nhiều phần mềm hiện nay hỗ trợ giọng nói tiếng Việt miền Bắc, Trung, Nam, giúp người nghe cảm thấy gần gũi và dễ hiểu hơn.

3. Phản hồi linh hoạt qua phím bấm (IVR)

Tùy chọn hành động trong cuộc gọi

Tính năng phản hồi qua phím bấm cho phép khách hàng lựa chọn hành động cụ thể trong khi đang nghe cuộc gọi. Ví dụ: nhấn phím 1 để xác nhận, phím 2 để từ chối, phím 3 để gặp nhân viên tư vấn. Điều này không chỉ tăng khả năng tương tác mà còn giúp doanh nghiệp sàng lọc khách hàng tiềm năng nhanh chóng.

Kết nối ngay với nhân viên tư vấn

Sau khi khách hàng nhấn phím, hệ thống có thể chuyển tiếp trực tiếp cuộc gọi đến tổng đài viên để hỗ trợ chuyên sâu, không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội chuyển đổi nào. Đây là một bước tiến lớn trong việc kết nối và hỗ trợ khách hàng thời gian thực.

4. Lên lịch gọi tự động theo giờ vàng

Tối ưu thời gian tiếp cận khách hàng

Doanh nghiệp có thể thiết lập khung giờ gọi tối ưu như 9h–11h sáng hoặc 14h–17h chiều, là những khung giờ khách hàng dễ tiếp nhận thông tin nhất. Việc này giúp tăng tỷ lệ bắt máy và phản hồi, tránh gọi vào giờ nghỉ trưa hay tối muộn gây khó chịu.

Gọi lại tự động nếu không bắt máy

Nếu khách hàng không nghe máy ở lần đầu tiên, hệ thống có thể được lập trình để gọi lại sau một khoảng thời gian nhất định, tối đa hóa khả năng tiếp cận và đảm bảo không bỏ sót người nhận nào trong chiến dịch gọi tự động hàng loạt.

5. Báo cáo chi tiết và phân tích hiệu suất chiến dịch

Thống kê theo thời gian thực

Ngay sau khi chiến dịch bắt đầu, hệ thống sẽ cập nhật liên tục các chỉ số như: số cuộc gọi đã thực hiện, số lần bắt máy, thời gian nghe trung bình, tỷ lệ phản hồi qua phím,… Những dữ liệu này rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch.

Tối ưu nội dung và chiến lược gọi

Dựa trên báo cáo, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nội dung, chọn lại khung giờ hiệu quả hơn hoặc tối ưu danh sách khách hàng cho các chiến dịch kế tiếp. Đây là điểm mạnh lớn của hệ thống gọi tự động hàng loạt so với hình thức gọi truyền thống.

6. Tích hợp hệ thống linh hoạt và mở rộng

Kết nối với CRM và phần mềm nội bộ

Tổng đài gọi tự động hàng loạt có thể tích hợp API với hệ thống CRM, ERP, phần mềm quản lý đơn hàng, giúp dữ liệu được đồng bộ hóa và cập nhật liên tục. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Tùy chỉnh giao diện quản trị theo nhu cầu

Nhiều nền tảng cung cấp giao diện thân thiện, dễ thao tác, cho phép tùy chỉnh luồng cuộc gọi, ngưỡng báo cáo, cấp độ phân quyền,… theo từng phòng ban hoặc chiến dịch cụ thể.

7. Ứng dụng của gọi tự động hàng loạt trong doanh nghiệp

Trong marketing và bán hàng

Doanh nghiệp có thể sử dụng gọi tự động hàng loạt để giới thiệu sản phẩm mới, thông báo chương trình khuyến mãi, mời tham gia sự kiện hoặc khảo sát hành vi người tiêu dùng.

Trong chăm sóc khách hàng

Hệ thống hỗ trợ gửi lời chúc sinh nhật, cảm ơn sau khi mua hàng, nhắc lịch bảo hành hoặc bảo trì sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thân thiện và chuyên nghiệp hơn.

Trong lĩnh vực tài chính – giáo dục – y tế

Các ngân hàng, công ty tài chính, trường học, bệnh viện có thể ứng dụng gọi tự động hàng loạt để nhắc lịch thanh toán, học phí, lịch khám bệnh, hẹn tái khám,… một cách nhanh chóng và chính xác.

Với 6 tính năng nổi bật như gọi hàng loạt đồng thời, cá nhân hóa nội dung, phản hồi qua phím, báo cáo chi tiết, lên lịch tự động và tích hợp hệ thống linh hoạt, tổng đài gọi tự động hàng loạt đã và đang trở thành giải pháp công nghệ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại.

Không chỉ giúp tăng tốc độ tiếp cận khách hàng, giảm chi phí vận hành, mà còn tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và gia tăng doanh thu. Do đó, đầu tư vào hệ thống gọi tự động hàng loạt không chỉ là một giải pháp kỹ thuật, mà còn là chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp bứt phá trong thời đại số.

____________________________________________

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel