Đầu Số VoIP Là Gì? Có Khác Biệt Gì Với Đầu Số Cố Định?

Trong thời đại số hóa, nhu cầu liên lạc qua mạng Internet ngày càng tăng cao, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp. Một trong những thuật ngữ phổ biến liên quan đến liên lạc số là đầu số VoIP – công nghệ được đánh giá là xu hướng tất yếu thay thế dần các hình thức gọi truyền thống. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ đầu số VoIP là gì và nó khác gì so với đầu số cố định.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm đầu số VoIP, các đặc điểm nổi bật, so sánh với đầu số cố định và lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng công nghệ VoIP.

1. Đầu Số VoIP Là Gì?

Đầu số VoIP là đầu số điện thoại được cung cấp bởi các nhà mạng hoặc đơn vị viễn thông, hoạt động dựa trên công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) – nghĩa là truyền giọng nói qua kết nối Internet thay vì qua đường dây điện thoại truyền thống.

Khi sử dụng đầu số VoIP, người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi đến thông qua ứng dụng trên điện thoại, máy tính hoặc thiết bị IP Phone mà không cần kết nối vào đường dây vật lý. Loại đầu số này thường được cấp phép bởi các nhà mạng như Viettel, VNPT, FPT,… theo quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông.

Ví dụ: Một số đầu số VoIP phổ biến hiện nay tại Việt Nam gồm:

1900 (tổng đài dịch vụ)
1800 (tổng đài miễn phí)
Đầu số cố định theo tỉnh/thành tích hợp VoIP: 024, 028…

2. Cấu Trúc Của Đầu Số VoIP

Một đầu số VoIP thông thường sẽ có cấu trúc giống với số điện thoại cố định hoặc số tổng đài, tuy nhiên điểm khác biệt là chúng được định tuyến và hoạt động trên nền tảng IP.

Ví dụ:

Đầu số 028.xxx.xxxx: dùng cho doanh nghiệp tại TP.HCM, hoạt động qua VoIP
Đầu số 1900/1800: dùng cho tổng đài dịch vụ, tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng trên toàn quốc

Khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo VoIP, bạn có thể lựa chọn đầu số phù hợp với khu vực hoặc lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà không cần lắp đặt hạ tầng vật lý như trước đây.

3. So Sánh Đầu Số VoIP Và Đầu Số Cố Định – Vì Sao Nên Ưu Tiên Lựa Chọn Đầu Số VoIP?

*Sự khác biệt giữa đầu số VoIP và đầu số cố định*

Khi triển khai phần mềm tổng đài ảo VoIP, doanh nghiệp cần lựa chọn loại đầu số phù hợp để kết nối ra ngoài và nhận cuộc gọi. Hiện nay có hai loại chính: đầu số cố định (analog) và đầu số VoIP (SIP Trunk). Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và xu hướng chuyển đổi số lên ngôi, đầu số VoIP đang dần trở thành lựa chọn ưu tiên nhờ hàng loạt lợi ích vượt trội:

Không Phụ Thuộc Hạ Tầng Vật Lý

Đầu số cố định yêu cầu kéo dây vật lý đến từng vị trí sử dụng và phụ thuộc vào khu vực lắp đặt.
Trong khi đó, đầu số VoIP hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet, không cần hạ tầng dây cáp đồng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí triển khai và mở rộng.

Linh Hoạt Triển Khai Mọi Nơi

Với đầu số VoIP, doanh nghiệp có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào được kết nối Internet như điện thoại IP, máy tính, điện thoại di động… và ở bất kỳ đâu, không giới hạn địa lý.
Đầu số cố định thì chỉ có thể sử dụng tại đúng địa chỉ đăng ký với nhà mạng, khó mở rộng hoặc di chuyển.

Dễ Dàng Tích Hợp Với Phần Mềm Tổng Đài Ảo VoIP

Đầu số VoIP (SIP Trunk) có thể tích hợp trực tiếp với phần mềm tổng đài ảo VoIP, giúp doanh nghiệp:
- Định tuyến cuộc gọi thông minh,
- Ghi âm và quản lý lịch sử cuộc gọi,
- Kết nối với CRM, phần mềm bán hàng,…
Đầu số cố định lại yêu cầu sử dụng thêm thiết bị chuyển đổi (gateway) để tương thích với hệ thống VoIP, vừa phức tạp vừa tốn chi phí.

Triển Khai Nhanh, Không Cần Đầu Tư Lớn

Đầu số VoIP chỉ cần cấu hình từ xa, có thể cấp phát nhanh trong vài giờ mà không cần kỹ thuật viên đến tận nơi.
Ngược lại, lắp đặt đầu số cố định thường tốn thời gian chờ đợi từ nhà mạng, phát sinh nhiều thủ tục hành chính và phụ thuộc vào vị trí hạ tầng.

Dễ Mở Rộng Khi Doanh Nghiệp Phát Triển

Với đầu số VoIP, việc mở rộng số máy lẻ, thêm chi nhánh hoặc nhân viên từ xa diễn ra dễ dàng, chỉ cần vài thao tác cấu hình.
Đầu số cố định có giới hạn về số lượng cuộc gọi đồng thời, mở rộng thường cần đăng ký mới hoặc lắp thêm đầu số – tốn kém và mất thời gian.

Giá Cước Linh Hoạt Và Tiết Kiệm Hơn

Nhiều nhà cung cấp đầu số VoIP hiện nay (như Digitel, CMC, FPT, Viettel) đưa ra gói cước linh hoạt, theo phút hoặc trọn gói, phù hợp với nhu cầu SME.
Đầu số cố định thường đi kèm với mức cước cao hơn, đặc biệt là khi gọi liên tỉnh hoặc gọi ra di động.

Khả Năng Sử Dụng Số Di Động Làm Đầu Số SIP

Một lợi thế đặc biệt của đầu số VoIP là doanh nghiệp có thể sử dụng số điện thoại di động quen thuộc (như 090x, 091x, 097x, v.v.) làm đầu số tổng đài (dịch vụ Mobile SIP Trunk) – điều không thể thực hiện với đầu số cố định. Điều này giúp doanh nghiệp:

Giữ lại số điện thoại đang dùng làm số hotline tổng đài.
Tăng tính nhận diện thương hiệu khi liên hệ với khách hàng.

4. Lợi Ích Khi Sử Dụng Đầu Số VoIP Cho Doanh Nghiệp

*Đầu số VoIP mang lại lợi ích vượt tội cho doanh nghiệp*

Gọi Không Giới Hạn Vị Trí

Chỉ cần có Internet, nhân viên có thể nhận và gọi điện từ bất kỳ đâu mà không phụ thuộc vào văn phòng hay khu vực lắp đặt đầu số. Điều này cực kỳ phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa, chi nhánh phân tán.

Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành

So với hệ thống tổng đài truyền thống, việc sử dụng đầu số VoIP giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 30% đến 60% chi phí liên lạc nội bộ và liên lạc khách hàng.

Tính Chuyên Nghiệp Cao

Doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập tổng đài chuyên nghiệp với các tính năng như lời chào IVR, nhánh bấm tự động, ghi âm cuộc gọi, chuyển máy linh hoạt, giúp tăng mức độ tin cậy từ khách hàng.

Tích Hợp Với Hệ Thống Quản Trị Khách Hàng

Đầu số VoIP dễ dàng tích hợp với CRM, phần mềm bán hàng, quản lý khách hàng, tạo ra quy trình làm việc liền mạch và nâng cao năng suất nhân viên.

Đầu số VoIP không chỉ là một xu hướng mà đã trở thành tiêu chuẩn mới trong ngành viễn thông doanh nghiệp. Việc chuyển đổi từ đầu số cố định sang đầu số VoIP giúp doanh nghiệp hiện đại hóa hệ thống liên lạc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đầu số VoIP hiệu quả, dễ triển khai, bảo mật cao và linh hoạt, hãy liên hệ ngay với Digitel để được tư vấn chi tiết và triển khai nhanh chóng cùng hệ thống tổng đài VoIP (DIGICX) tân tiến và thông nhất hiện nay.