Cloud Phone System và những ưu điểm vượt trội cho hoạt động liên lạc của doanh nghiệp

Cloud Phone System đang hình thành nên những xu thế mới trong định hướng hoạt động của các doanh nghiệp. Đặc biệt là ở lĩnh vực truyền thông, marketing, chăm sóc khách hàng, hệ thống này ngày càng được các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Vậy Cloud Phone System là gì và nó có những tính năng nổi bật nào có thể giúp ích cho các doanh nghiệp? Hãy cùng Digitel tìm hiểu qua bài viết này nhé!

1. Khái quát về Cloud Phone System

Cloud Phone System (hay tổng đài ảo) là một hệ thống điện thoại, được các doanh nghiệp ứng dụng dựa trên nền tảng VoIP và triển khai qua Internet. Nhờ sử dụng điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí đầu tư hạ tầng viễn thông.

Hệ thống được vận hành hoàn toàn bằng phần mềm, dễ dàng sử dụng và không đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu để quản lý. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê dịch vụ từ các đơn vị cung cấp và thanh toán theo các điều khoản trong hợp đồng.

Nói một cách dễ hiểu, người dùng có thể thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua các thiết bị như điện thoại IP, smartphone hoặc phần mềm softphone, miễn là có kết nối Internet. Dữ liệu cuộc gọi và thông tin liên quan sẽ được xử lý và lưu trữ trên máy chủ ảo của nhà cung cấp dịch vụ đám mây.

Xem thêm: Tổng đài ảo là gì? Cách đăng ký tổng đài ảo cho doanh nghiệp?

2. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Cloud Phone System

Cloud Phone System có nhiều ưu điểm nổi bật hỗ trợ cho doanh nghiệp trong nhiều hoạt động. Sau đây là một số lý do doanh nghiệp nên sử dụng Cloud Phone System:

2.1. Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có tiềm lực kinh tế lớn nế sử dụng tổng đài cloud sẽ giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí để triển khai. Doanh nghiệp không cần đầu tư quá nhiều vào thiết bị phần cứng hay chi phí bảo trì định kỳ. Thông thường, khoản chi duy nhất là việc trang bị điện thoại IP. Ngoài ra, chi phí hàng tháng của dịch vụ cũng dễ dàng kiểm soát và chỉ thay đổi khi doanh nghiệp lựa chọn nâng cấp các gói dịch vụ.

2.2. Dễ dàng mở rộng quy mô

Lợi ích đáng chú ý khi sử dụng Cloud Phone System là doanh nghiệp có thể linh hoạt mở rộng quy mô khi có nhu cầu. Khi số lượng nhân sự hoặc phòng ban tăng lên, bạn chỉ cần điều chỉnh gói dịch vụ để bổ sung người dùng mới mà không phải lo đến việc lắp đặt thêm phần cứng như với hệ thống truyền thống. Điều này đặc biệt có lợi cho những công ty đang phát triển nhanh hoặc có nhu cầu linh hoạt về nguồn lực.

2.3. Sử dụng dễ dàng cho người chưa có chuyên môn

Không cần là một kỹ thuật viên chuyên nghiệp, bạn vẫn có thể vận hành được hệ thống qua những thao tác đơn giản và tính năng quản trị từ xa qua Internet. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ hội chủ động vận hành hệ thống mọi lúc, mọi nơi.

2.4. Không giới hạn về địa lý

Cloud Phone System là công cụ lý tưởng giúp hỗ trợ nhân viên ở các địa điểm khác nhau nhờ hệ thống đồng bộ hóa liên lạc. Các tính năng cho phép việc điều khiển từ xa vẫn được đảm bảo đầy đủ, liên tục. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ báo cáo thời gian thực, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động và hiệu suất của từng nhân viên dù ở bất kỳ đâu.

2.5. Sử dụng trên nhiều thiết bị

Điểm đáng chú ý của Cloud Phone System là tính năng dễ dàng chuyển đổi thiết bị, thuận tiện cho doanh nghiệp làm việc trong các tình huống khác nhau. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện cuộc gọi trên softphone máy tính nhưng cần di chuyển, bạn hoàn toàn có thể chuyển tiếp cuộc gọi sang điện thoại di động mà không bị gián đoạn. Một số nhà cung cấp như Diginext còn tích hợp hệ thống tổng đài với phần mềm CRM hoặc công cụ CSKH.

3. Đặc điểm ưu việt của Cloud Phone System

Không chỉ gọi và nhận cuộc gọi như các thiết bị thông thường, Cloud Phone System hiện nay đang dần được tích hợp thêm những tính năng thông minh để nâng cao trải nghiệm người dùng. Dưới đây là những tính năng tiêu biểu thường được tích hợp trong hệ thống Cloud Phone:

3.1. Chuyển tiếp cuộc gọi

Người dùng có thể được chuyển hướng cuộc gọi đến một số khác trong những trường hợp như: máy bận, không nghe máy, hoặc luôn luôn chuyển tiếp. Ví dụ, nếu bạn không thể nghe điện thoại, cuộc gọi có thể được chuyển sang cho đồng nghiệp hoặc để lại tin nhắn thoại. Đây là một tính năng cơ bản nhưng cực kỳ hiệu quả trong việc giữ liên lạc không gián đoạn.

3.2. Ghi âm cuộc gọi

Việc ghi âm cuộc gọi giúp doanh nghiệp và nhân viên có thể giám sát được chất lượng cuộc gọi, lưu lại chi tiết hơn các thông tin trao đổi và dễ dàng báo cáo, thống kê cho các chiến dịch. Các bản ghi âm này thường đi kèm với báo cáo chi tiết để hỗ trợ quản lý giám sát hiệu quả hơn.

3.3. SIP Trunking

SIP Trunking giúp nhân viên chỉ cần một số điện thoại có thể kết nối với nhiều thiết bị đầu cuối đồng thời. Điều này giúp cuộc gọi có thể được đổ chuông trên nhiều thiết bị, như điện thoại bàn, smartphone, hay softphone. Nhờ đó, nhân viên có thể nhận cuộc gọi ở bất kỳ thiết bị nào, hạn chế tối đa tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng.

3.4. IVR – Hệ thống trả lời tự động

IVR (Interactive Voice Response) là hệ thống tương tác bằng giọng nói thu sẵn hoặc menu tùy chọn với người gọi. Người gọi chỉ cần nhấn phím hoặc đọc lệnh thoại để được kết nối tới đúng bộ phận. Giải pháp này vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng vừa giảm tải cho nhân viên tiếp nhận cuộc gọi.

3.5. Tùy chỉnh nhạc chờ

Hệ thống có thể phát nhạc chờ theo cài đặt của doanh nghiệp thay cho chuông mặc định, vì vậy doanh nghiệp có thể lồng ghép các đoạn giới thiệu, quảng cáo về thương hiệu, sản phẩm cho phần nhạc chờ. Đây là cách khéo léo để quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc các chương trình ưu đãi đang diễn ra.

3.6. Tự động đổi đầu số gọi ra

Hệ thống được thiết kế thông minh giúp lựa chọn đầu số phù hợp với thuê bao bạn gọi để cuộc gọi được tính nội mạng trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đầu số. Nhờ đó, giúp giảm thiểu đáng kể chi phí cước viễn thông.

4. Doanh nghiệp nào nên sử dụng Cloud Phone System?

Cloud Phone System đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên một số đơn vị vẫn đang duy trì sử dụng tổng đài truyền thống hoặc đang đắn đo cho kế hoạch chuyển đổi. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp nhất?

Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô hoạt động, mức độ linh hoạt cần thiết và ngân sách của từng doanh nghiệp. Việc chọn đúng giải pháp sẽ giúp tối ưu hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí.

Dưới đây là những trường hợp doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai Cloud Phone System:

Doanh nghiệp không có bộ phận kỹ thuật chuyên trách và muốn tránh việc phải bảo trì phần cứng PBX.
Các công ty hoạt động theo mùa với nhu cầu liên lạc biến động liên tục.
Doanh nghiệp có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh tại các địa phương khác nhau.
Các startup tăng trưởng nhanh, chưa thể xác định chính xác nhu cầu nhân sự trong thời gian tới.
Doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid).
Công ty không có nhiều không gian dành cho hạ tầng viễn thông cố định.

5. Digitel – Giải pháp Cloud Phone System hiện đại

Digitel là thương hiệu viễn thông uy tín hàng đầu, tiên phong cho việc cung cấp các giải pháp viễn thông thông minh với khả năng tích hợp mở rộng quy mô dễ dàng cho các doanh nghiệp. Hệ thống được thiết kế để tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo độ ổn định, tin cậy trong quá trình sử dụng. Đăng ký ngay để khám phá cách Cloud Phone System có thể giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả hơn!

Xem thêm: Tổng đài tích hợp CRM – Khi giao tiếp không còn dừng ở “nghe” mà là “hiểu

____________________________________

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel