Tìm hiểu cách đăng ký đầu số 1900 và chi phí triển khai

Trong thời đại khách hàng ngày càng yêu cầu sự chuyên nghiệp và tiện lợi trong mọi khâu tương tác, việc sở hữu một tổng đài đầu số 1900 không chỉ là lựa chọn chiến lược mà còn là yếu tố thể hiện đẳng cấp thương hiệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về cách đăng ký đầu số 1900 cũng như chi phí triển khai thực tế. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, điều kiện và mức phí cần thiết để bắt đầu sử dụng đầu số 1900 cho doanh nghiệp của mình.

1. Đầu số 1900 là gì và vì sao doanh nghiệp nên sử dụng?

Đầu số 1900 là loại tổng đài thoại chuyên dụng, cho phép doanh nghiệp tiếp nhận hàng ngàn cuộc gọi đến từ khách hàng trên toàn quốc thông qua một đầu số duy nhất, không phụ thuộc mã vùng hay vị trí địa lý. Đây là giải pháp lý tưởng để tối ưu kênh chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ trả phí qua điện thoại.

Với mô hình người gọi trả phí, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành tổng đài mà còn có thể nhận chia sẻ doanh thu từ cước gọi. Nhờ vậy, đầu số 1900 trở thành công cụ giao tiếp hiệu quả và là nguồn thu thụ động bền vững.

2. Cách đăng ký đầu số 1900 cho doanh nghiệp

Đăng ký đầu số 1900 không quá phức tạp, tuy nhiên cần tuân thủ một số yêu cầu cơ bản về pháp lý và kỹ thuật. Dưới đây là quy trình chi tiết:

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Để thực hiện cách đăng ký đầu số 1900, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng)
Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật
Mẫu đơn đề nghị cấp đầu số (theo mẫu của nhà cung cấp)
Mô tả dịch vụ sẽ cung cấp qua đầu số 1900

Một số trường hợp đặc biệt như cung cấp nội dung trả phí, tổ chức chương trình khuyến mãi có thưởng,… có thể yêu cầu thêm các văn bản xác nhận hoặc cấp phép từ cơ quan chức năng.

Lựa chọn đầu số phù hợp

Các nhà cung cấp dịch vụ thường có kho đầu số đa dạng, bao gồm cả các số đẹp như tứ quý, số lặp, số phát tài,… Doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu số theo nhu cầu thương hiệu và ngân sách.

Việc chọn đầu số đẹp giúp khách hàng dễ ghi nhớ và tăng hiệu quả truyền thông. Tuy nhiên, chi phí cấp số đẹp thường cao hơn so với đầu số thông thường.

Ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ

Sau khi hoàn tất lựa chọn đầu số và hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng sử dụng dịch vụ với nhà cung cấp (ví dụ như Digitel). Hợp đồng sẽ quy định rõ:

Quyền và nghĩa vụ của các bên
Mức chia sẻ doanh thu từ cước gọi
Chính sách vận hành và hỗ trợ kỹ thuật
Hình thức thanh toán và đối soát doanh thu

Triển khai hệ thống kỹ thuật và cấu hình tổng đài

Nhà cung cấp sẽ thực hiện cấu hình hệ thống tổng đài, tích hợp với hạ tầng của doanh nghiệp nếu có (CRM, IP PBX, phần mềm chăm sóc khách hàng, v.v). Toàn bộ quá trình triển khai thường chỉ mất từ 1 đến 2 giờ làm việc nếu hồ sơ đã đầy đủ.

Bàn giao đưa đầu số vào sử dụng

Ngay sau khi hệ thống được cấu hình hoàn tất, đầu số 1900 sẽ chính thức được đưa vào vận hành, sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng trên toàn quốc.

Xem thêm: Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng toàn diện với đầu số 1900

3. Chi phí đăng ký đầu số 1900 gồm những khoản nào?

*Doanh nghiệp cần chi trả những chi phí cơ bản khi đăng ký đầu số 1900*

Nhiều doanh nghiệp e ngại việc triển khai tổng đài sẽ tốn kém. Tuy nhiên, thực tế chi phí để bắt đầu sử dụng đầu số 1900 khá hợp lý và linh hoạt tùy theo nhu cầu cụ thể. Dưới đây là các khoản chi phí phổ biến:

Phí khởi tạo đầu số

Đây là khoản chi phí một lần để cấp phát đầu số cho doanh nghiệp. Mức phí phụ thuộc vào loại số mà bạn lựa chọn:

Số thường: từ 300.000 đồng – 500.000 đồng
Số đẹp (tứ quý, lặp, tài lộc,…): từ 1.000.000 đồng trở lên

Tuy nhiên tại Digitel sẽ miễn phí hoàn toàn chi phí khởi tạo đầu số cho khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ.

Phí duy trì dịch vụ hàng tháng

Doanh nghiệp sẽ trả phí duy trì để nhà cung cấp đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định. Mức phí trung bình từ 200.000đ – 500.000đ/tháng, có thể cao hơn nếu tích hợp thêm nhiều tính năng như ghi âm, định tuyến thông minh, báo cáo chi tiết,…

Chi phí triển khai tổng đài IP (nếu chưa có)

Nếu doanh nghiệp chưa có tổng đài nội bộ, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ triển khai hệ thống IP với mức giá dao động tùy theo số lượng máy nhánh và tính năng yêu cầu.

Doanh nghiệp được hưởng một phần doanh thu cước gọi của khách hàng

Một phần doanh thu từ cước gọi của khách hàng sẽ được chia lại cho doanh nghiệp theo tỉ lệ đã cam kết trong hợp đồng với nhà mạng. Đây là điểm khác biệt lớn so với các đầu số miễn phí, vì doanh nghiệp không phải gánh chi phí cuộc gọi mà ngược lại còn được nhận tiền từ lưu lượng gọi vào.

4. Một số lưu ý khi đăng ký và sử dụng đầu số 1900

Đầu số 1900 chỉ tiếp nhận cuộc gọi, không có chức năng gọi ra
Khách hàng gọi đến sẽ chịu cước phí theo mức giá do doanh nghiệp đăng ký, phổ biến từ 1.000đ – 10.000đ/phút
Đầu số chỉ áp dụng cho các thuê bao nội địa tại Việt Nam, không hỗ trợ gọi từ nước ngoài
Doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung cung cấp qua đầu số phù hợp với quy định pháp luật, không vi phạm bản quyền hoặc chính sách quản lý nội dung

5. Lựa chọn đối tác uy tín để đăng ký đầu số 1900

Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín là yếu tố then chốt để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, đúng pháp lý và được hỗ trợ kịp thời. Digitel là một trong những nhà cung cấp đầu số 1900 hàng đầu tại Việt Nam, với các ưu điểm nổi bật:

Quy trình đăng ký đầu số 1900 nhanh gọn, triển khai chỉ trong vài giờ
Hệ thống kỹ thuật hiện đại, cho phép xử lý lưu lượng cuộc gọi lớn
Tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác như CRM, IP PBX, API
Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm
Kho đầu số đa dạng, nhiều số đẹp dể lựa chọn

Việc tìm hiểu cách đăng ký đầu số 1900 là bước đi đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng nếu doanh nghiệp muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng và chuyên nghiệp hóa hệ thống tổng đài. Với chi phí hợp lý, quy trình đơn giản và tiềm năng tạo ra doanh thu ổn định, đầu số 1900 đang trở thành lựa chọn phổ biến cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài hiệu quả, dễ triển khai và mang lại giá trị kinh doanh lâu dài, đầu số 1900 chính là lựa chọn đáng cân nhắc.