Làm thế nào để bảo mật đầu số cố định và phòng tránh giả mạo cuộc gọi

Trong thời đại số, đầu số cố định không chỉ là công cụ liên lạc của doanh nghiệp mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu và uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, sự phổ biến của đầu số cố định cũng khiến chúng trở thành mục tiêu dễ bị kẻ xấu lợi dụng để giả mạo, lừa đảo hoặc thực hiện các hành vi gian lận qua điện thoại.

Vấn đề bảo mật và phòng tránh giả mạo cuộc gọi đang trở thành mối quan tâm lớn đối với các tổ chức, đặc biệt là những đơn vị sử dụng đầu số cố định để chăm sóc khách hàng hoặc thực hiện giao dịch qua điện thoại. Vậy làm thế nào để bảo vệ đầu số cố định và giảm thiểu rủi ro từ các cuộc gọi giả mạo? Dưới đây là những giải pháp thiết thực dành cho doanh nghiệp.

1. Nhận diện các hình thức giả mạo đầu số cố định phổ biến

Trước khi tìm cách bảo mật, doanh nghiệp cần hiểu rõ các thủ đoạn giả mạo đang diễn ra trên thị trường. Một số hình thức phổ biến gồm:

• Giả mạo số điện thoại của ngân hàng, công ty tài chính để yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân 
• Mạo danh tổng đài hỗ trợ kỹ thuật để lừa khách hàng cài phần mềm độc hại 
• Giả mạo đầu số cố định của doanh nghiệp để mời chào, bán hàng hoặc thu tiền trái phép 
• Giả danh cơ quan công quyền để đe dọa và chiếm đoạt tài sản 

Các cuộc gọi này thường tạo cảm giác khẩn cấp, đe dọa hoặc đưa ra thông tin hấp dẫn để đánh vào tâm lý người nghe. Việc này không chỉ gây thiệt hại cho khách hàng mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của doanh nghiệp sở hữu đầu số cố định bị giả mạo.

2. Sử dụng hạ tầng tổng đài có xác thực nguồn gốc cuộc gọi

Một trong những cách hiệu quả để bảo vệ đầu số cố định là sử dụng hệ thống tổng đài có khả năng xác thực nguồn gốc cuộc gọi. Các giải pháp tổng đài hiện đại thường có chức năng chống giả mạo, định danh số gọi đi và ngăn chặn kẻ gian sử dụng kỹ thuật giả Caller ID (Spoofing).

Tổng đài IP hoặc tổng đài Cloud hiện nay đều hỗ trợ tính năng mã hóa tín hiệu, đồng thời cung cấp bản ghi cuộc gọi, giúp doanh nghiệp kiểm tra lịch sử hoạt động của đầu số cố định. Việc này giúp phát hiện các dấu hiệu bất thường một cách kịp thời và ngăn chặn các hành vi gian lận ngay từ đầu.

Xem thêm: Nên mua số tổng đài 1900, 1800 hay đầu số cố định, di động làm hotline?

3. Đăng ký thương hiệu cuộc gọi (Brandname Voice)

Hiện nay, các nhà mạng tại Việt Nam đã triển khai dịch vụ hiển thị tên thương hiệu trên cuộc gọi. Điều này giúp người nhận cuộc gọi có thể thấy rõ tên công ty gọi đến thay vì chỉ hiển thị số máy. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc xác minh tính chính danh của cuộc gọi sử dụng đầu số cố định.

Việc đăng ký thương hiệu cuộc gọi không chỉ giúp tăng uy tín cho doanh nghiệp mà còn giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ khách hàng bị lừa đảo qua số giả mạo. Đây là giải pháp rất đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các cuộc gọi outbound như chăm sóc khách hàng, xác nhận đơn hàng, tư vấn dịch vụ…

4. Thiết lập hệ thống cảnh báo và giám sát hoạt động đầu số

Một hệ thống cảnh báo sớm sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các hoạt động bất thường từ đầu số cố định, chẳng hạn như số lượng cuộc gọi tăng đột biến, thời lượng gọi bất thường, hay cuộc gọi đến các vùng miền không thuộc phạm vi dịch vụ.

Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài chuyên nghiệp thường tích hợp công cụ giám sát thời gian thực, cảnh báo ngay khi có dấu hiệu tấn công hoặc khai thác trái phép đầu số cố định. Việc này giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý sự cố, tránh gây ra thiệt hại lớn hơn.

5. Đào tạo nhân viên và truyền thông đến khách hàng

Bảo mật không chỉ là vấn đề công nghệ, mà còn liên quan đến yếu tố con người. Doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ nhân viên hiểu rõ các nguy cơ giả mạo đầu số cố định và quy trình xử lý khi phát hiện dấu hiệu bất thường. Đồng thời, bộ phận chăm sóc khách hàng cần nắm rõ kịch bản gọi ra, để tránh trường hợp kẻ gian giả danh bằng thông tin nội bộ.

Mặt khác, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên truyền thông đến khách hàng về đầu số cố định chính thức mà mình đang sử dụng, các dấu hiệu nhận biết cuộc gọi lừa đảo, và khuyến khích khách hàng phản hồi nếu gặp trường hợp nghi vấn. Đây là cách chủ động để bảo vệ hình ảnh thương hiệu cũng như nâng cao nhận thức cộng đồng.

6. Cập nhật phần mềm, vá lỗi và hạn chế truy cập trái phép

Một số vụ tấn công giả mạo đầu số cố định bắt nguồn từ việc hệ thống tổng đài bị khai thác thông qua các lỗ hổng bảo mật. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật phần mềm tổng đài, thay đổi mật khẩu quản trị, giới hạn truy cập và phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận.

Việc sử dụng phần mềm bản quyền, được hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp uy tín là yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự an toàn của đầu số cố định. Bên cạnh đó, việc thiết lập các lớp bảo vệ như tường lửa, giám sát IP truy cập và hạn chế truy cập từ mạng không xác định cũng rất cần thiết.

7. Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ đầu số cố định để xử lý sự cố

Khi phát hiện đầu số cố định bị giả mạo hoặc có dấu hiệu bị lợi dụng, doanh nghiệp nên lập tức liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ đầu số để xác minh và phối hợp xử lý. Các nhà cung cấp uy tín như Digitel thường có bộ phận kỹ thuật trực 24/7, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong các tình huống khẩn cấp.

Việc phối hợp chặt chẽ giúp kiểm soát tình hình nhanh hơn, từ đó tránh được các thiệt hại về tài chính, uy tín và khách hàng. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để rà soát lại toàn bộ hệ thống bảo mật đang sử dụng, từ đó đưa ra phương án nâng cấp nếu cần thiết.

Trong bối cảnh các hình thức giả mạo ngày càng tinh vi, việc bảo vệ đầu số cố định trở thành ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là một đầu số liên lạc, đầu số cố định còn là đại diện thương hiệu, là kênh giao tiếp chính thức với khách hàng và đối tác.

Do đó, để đảm bảo an toàn và duy trì niềm tin từ thị trường, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược bảo mật toàn diện, từ hạ tầng công nghệ đến yếu tố con người. Chủ động phòng ngừa và xử lý kịp thời chính là chìa khóa để bảo vệ giá trị mà đầu số cố định mang lại trong dài hạn.

Xem thêm: Đầu Số Cố Định – Chiến Lược Xây Dựng Uy Tín Thương Hiệu Từ Digitel

————————————————————————

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Trụ sở TP HCM: Căn BH9, Tầng Trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel