Đầu số tổng đài cố định sử dụng hiệu quả trong ngành du lịch và khách sạn

Trong ngành dịch vụ như du lịch và khách sạn, nơi sự hài lòng của khách hàng là yếu tố sống còn, việc xây dựng hệ thống liên lạc chuyên nghiệp là điều không thể thiếu. Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay là sử dụng đầu số tổng đài cố định để thiết lập tổng đài chăm sóc khách hàng bài bản, hiệu quả và đồng bộ.

1. Vai trò của đầu số tổng đài cố định trong ngành du lịch – khách sạnứ

Ngành du lịch và khách sạn phục vụ lượng lớn khách hàng mỗi ngày, từ khách nội địa đến quốc tế. Họ liên hệ với doanh nghiệp vì nhiều lý do: đặt phòng, đặt tour, thay đổi lịch trình, khiếu nại, hỗ trợ sự cố hoặc đơn giản là tìm hiểu thông tin trước chuyến đi.

Để đáp ứng nhu cầu đó một cách chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn đầu số tổng đài cố định nhằm thiết lập một kênh giao tiếp rõ ràng, dễ nhớ và dễ quản lý. Đây là bước quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời tạo dựng uy tín và sự tin cậy cho thương hiệu.

2. Lợi ích khi sử dụng đầu số tổng đài cố định

Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, tăng độ tin cậy

Khách hàng có xu hướng tin tưởng các doanh nghiệp sử dụng số điện thoại cố định, đặc biệt khi số này được hiển thị rõ ràng trên website, tài liệu quảng cáo hoặc hệ thống đặt phòng. So với số di động, đầu số cố định thể hiện sự đầu tư nghiêm túc và lâu dài của doanh nghiệp.

Dễ ghi nhớ và tối ưu truyền thông

Đầu số tổng đài cố định thường có cấu trúc quen thuộc (ví dụ: 024, 028…) gắn với khu vực địa lý, giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ và nhận diện. Đây là yếu tố quan trọng trong các chiến dịch quảng bá, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có lượng khách hàng địa phương lớn.

Quản lý cuộc gọi hiệu quả, tập trung

Tổng đài sử dụng đầu số cố định có thể tích hợp hệ thống phân luồng cuộc gọi tự động, ghi âm, hiển thị thông tin người gọi và lưu lịch sử tương tác. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng dịch vụ, giảm thiểu cuộc gọi bỏ lỡ và tăng khả năng phản hồi kịp thời.

Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí

Với hệ thống tổng đài tập trung, doanh nghiệp có thể giảm áp lực cho bộ phận lễ tân hoặc nhân viên kinh doanh. Thay vì phải tiếp nhận mọi cuộc gọi, các bộ phận chỉ tiếp cận đúng nhóm khách hàng theo nhu cầu. Bên cạnh đó, chi phí sử dụng đầu số tổng đài cố định thường thấp hơn so với các đầu số đặc biệt như 1800 hay 1900.

Dễ dàng tích hợp với hệ thống phần mềm quản lý

Đầu số tổng đài cố định có thể kết nối với phần mềm quản lý khách sạn (PMS), hệ thống CRM, hệ thống đặt phòng online… Điều này giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng, tối ưu quy trình phục vụ và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Xem thêm: Telesales dịch vụ vận chuyển nên dùng đầu số cố định hay di động?

3. Những mô hình trong ngành nên ứng dụng đầu số tổng đài cố định

• Khách sạn, resort, homestay: Tiếp nhận đặt phòng, xác nhận thông tin, hỗ trợ check-in/check-out, xử lý khiếu nại, yêu cầu hỗ trợ phòng.
• Công ty lữ hành, đại lý tour: Tư vấn hành trình, đặt dịch vụ, hỗ trợ trong chuyến đi, xử lý thay đổi lịch trình.
• Doanh nghiệp cho thuê xe du lịch: Tiếp nhận đặt xe, hỗ trợ tài xế, xử lý sự cố trên đường, quản lý thông tin đặt chỗ.
• Chuỗi khách sạn hoặc chuỗi dịch vụ nghỉ dưỡng: Liên kết các chi nhánh qua hệ thống tổng đài tập trung để tăng tính đồng bộ và chuyên nghiệp trong chăm sóc khách hàng.

4. Lưu ý khi triển khai hệ thống tổng đài sử dụng đầu số cố định

Để ứng dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng:

• Lựa chọn đầu số phù hợp với khu vực hoạt động chính để tăng độ nhận diện.
• Thiết lập hệ thống IVR (hướng dẫn tự động) rõ ràng, dễ thao tác với các phím chức năng.
• Đào tạo đội ngũ tổng đài viên về nghiệp vụ du lịch và kỹ năng giao tiếp.
• Kết nối tổng đài với phần mềm quản lý khách hàng để khai thác hiệu quả dữ liệu.
• Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, hỗ trợ kỹ thuật 24/7, có kinh nghiệm triển khai cho ngành du lịch – khách sạn.

Việc đầu tư vào một hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng sử dụng đầu số tổng đài cố định không chỉ đơn giản là tạo ra một kênh liên lạc, mà còn là một chiến lược dài hạn nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng, xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Trong ngành dịch vụ, mỗi cuộc gọi là một cơ hội. Doanh nghiệp nào biết tận dụng tốt kênh giao tiếp này sẽ có lợi thế rõ ràng trong việc giữ chân khách hàng, tăng doanh thu và khẳng định vị thế trên thị trường đầy cạnh tranh.

Xem thêm: Giải pháp tổng đài cố định hỗ trợ tư vấn tuyển sinh hiệu quả

————————————————————————

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Trụ sở TP HCM: Căn BH9, Tầng Trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel