Sử dụng tổng đài thông minh DIGICX trong ngành vận tải và bài học từ thực tế

Ngành vận tải – logistics là một trong những lĩnh vực có nhu cầu liên lạc và điều phối thông tin cực kỳ cao. Mỗi ngày, hàng ngàn cuộc gọi diễn ra giữa nhân viên điều hành, tài xế, khách hàng và đối tác. Sự chậm trễ hoặc thiếu nhất quán trong giao tiếp có thể gây hậu quả nghiêm trọng: từ giao hàng chậm, thất lạc đơn, cho đến mất uy tín doanh nghiệp.

Đây là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp vận tải tại Việt Nam chuyển sang sử dụng tổng đài thông minh để thay thế hệ thống liên lạc truyền thống, đặc biệt là giải pháp DIGICX của Digitel – một trong những nền tảng tổng đài hiện đại, linh hoạt và tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

1. Giới thiệu về tổng đài thông minh DIGICX và lợi ích nổi bật mà tổng đài mang lại

DIGICX là giải pháp tổng đài thông minh được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp vừa và lớn. Không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi, DIGICX tích hợp hàng loạt tính năng thông minh như: ghi âm và lưu trữ cuộc gọi tự động, phân phối cuộc gọi thông minh theo khu vực, tài xế hoặc nhóm CSKH, kết nối với phần mềm quản lý đơn hàng, CRM hoặc hệ thống ERP, tích hợp AI để phân tích cuộc gọi và đánh giá chất lượng dịch vụ, thống kê chi tiết thời lượng, số lần gọi lại, tỉ lệ phản hồi…

Đặc biệt, với ngành vận tải, DIGICX giúp doanh nghiệp giám sát, điều phối, phản hồi và chăm sóc khách hàng một cách chủ động – tự động – nhất quán.

Điều phối hiệu quả, không bỏ sót cuộc gọi

Trong các đơn vị vận tải, việc điều phối xe, cập nhật vị trí hàng hóa hay thông báo thay đổi lịch trình cần sự phản hồi nhanh và chính xác. DIGICX đảm bảo tổng đài hoạt động 24/7, kể cả ngoài giờ hành chính, phân phối cuộc gọi đến đúng nhân viên hoặc nhóm phụ trách, tự động gửi tin nhắn nếu cuộc gọi nhỡ xảy ra.

Nhờ vậy, tỉ lệ phản hồi cuộc gọi từ tài xế và khách hàng đạt tới 98%, giảm thiểu tối đa việc bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Tối ưu chăm sóc khách hàng và tiết kiệm chi phí

Một trong những điểm mạnh của tổng đài thông minh là khả năng phân tích hành vi khách hàng. Với DIGICX, doanh nghiệp biết được khách hàng nào đang cần hỗ trợ gấp, ai đã gọi nhiều lần nhưng chưa được phản hồi, dễ dàng đánh giá mức độ hài lòng sau cuộc gọi, tạo ra kịch bản trả lời tự động (IVR) để xử lý các câu hỏi lặp lại như: “Tôi muốn tra cứu đơn hàng”, “Tài xế đang ở đâu?”.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 30% thời gian chăm sóc khách hàng, đồng thời nâng cao trải nghiệm người dùng.

Kết nối tổng đài với hệ thống quản lý vận hành

DIGICX có thể kết nối với các hệ thống ERP, CRM hoặc phần mềm quản lý vận tải (TMS). Nhờ đó, nhân viên CSKH có thể xem thông tin đơn hàng ngay khi khách gọi đến, tài xế được điều phối dựa trên vị trí thực tế và trạng thái đơn hàng, các cuộc gọi được ghi nhận trực tiếp vào lịch sử khách hàng, giúp bộ phận quản lý nắm rõ tình hình.

Đây là yếu tố quan trọng giúp tổng đài thông minh trở thành một phần trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp vận tải.

Xem thêm:  Tổng đài thông minh DIGICX – công cụ giúp nhân sự telesale vượt KPI hiệu quả

2. Case study: DGN Logistics và hành trình chuyển đổi với tổng đài thông minh

Trước khi sử dụng tổng đài DIGICX, DGN Logistics – một doanh nghiệp vận tải có trụ sở tại Hà Nội, gặp phải nhiều vấn đề: tài xế và điều hành liên lạc bằng số cá nhân, không có hệ thống quản lý, khách hàng khó tra cứu trạng thái đơn hàng khi gọi lên tổng đài, nhiều cuộc gọi bị bỏ lỡ, không ghi âm được nội dung trao đổi, không thể đo lường được hiệu quả đội ngũ chăm sóc khách hàng.

Sau khi được tư vấn và triển khai DIGICX, chỉ trong vòng 2 tuần, hệ thống tổng đài mới đi vào hoạt động với hơn 20 máy nhánh được cấu hình theo từng bộ phận, kịch bản IVR chuyên biệt theo nhóm khách hàng, tích hợp với phần mềm quản lý đơn hàng để tự động hiển thị thông tin cuộc gọi.

Kết quả đạt được sau 3 tháng: DGN Logistics đã giảm được 80% số cuộc gọi lặp lại do khách không được hỗ trợ kịp thời, tăng 40% hiệu suất chăm sóc khách hàng, quản lý có báo cáo chi tiết mỗi tuần về tình hình liên lạc, giúp tối ưu nhân sự, khách hàng đánh giá tốt hơn, tăng điểm NPS từ 6.2 lên 8.4.

3. Vì sao doanh nghiệp vận tải nên đầu tư vào tổng đài thông minh

Chuyển sang sử dụng tổng đài thông minh không chỉ là nâng cấp về công nghệ, mà còn là bước đi chiến lược để chuẩn hóa quy trình vận hành, tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng, tận dụng dữ liệu cuộc gọi để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn, linh hoạt mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Với nền tảng như DIGICX, quá trình triển khai diễn ra nhanh chóng, chi phí hợp lý và có thể tùy biến sâu theo nhu cầu từng doanh nghiệp.

Ngành vận tải đang đứng trước nhiều áp lực: từ cạnh tranh về giá, yêu cầu tốc độ giao hàng, cho đến chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Trong bối cảnh đó, việc đầu tư vào tổng đài thông minh là một bước đi tất yếu nếu doanh nghiệp muốn tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

DIGICX không chỉ là một giải pháp kỹ thuật, mà còn là người bạn đồng hành chiến lược cho các doanh nghiệp vận tải trong hành trình chuyển đổi số và tăng trưởng bền vững.

Bạn là doanh nghiệp vận tải và đang muốn tối ưu tổng đài nội bộ? Hãy liên hệ ngay với Digitel để được tư vấn miễn phí về giải pháp tổng đài thông minh DIGICX, phù hợp với quy mô và nhu cầu của bạn.

Xem thêm: Top 7 phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

————————————————————————

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Trụ sở TP HCM: Căn BH9, Tầng Trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel