Hotline là gì? Top các đầu số hotline được ưa chuộng nhất 2025

Trong thời đại mà sự kết nối và phản hồi nhanh chóng đóng vai trò quyết định trong trải nghiệm khách hàng, việc thiết lập một đầu số hotline chuyên nghiệp đã trở thành nhu cầu thiết yếu với mọi doanh nghiệp. Sở hữu một đường dây nóng không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp nhận thông tin kịp thời mà còn thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ và cam kết đồng hành cùng khách hàng. Vậy đầu số hotline là gì? Hiện nay có những loại đầu số hotline nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Khái niệm về đầu số hotline?

Hotline là số điện thoại chuyên dụng mà doanh nghiệp dùng để tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng, đối tác hoặc người dùng dịch vụ. Đây thường là đường dây nóng hoạt động liên tục, nhằm phục vụ cho các nhu cầu phản hồi, hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn sản phẩm hoặc tiếp nhận khiếu nại.

Không giống với số điện thoại thông thường, đầu số hotline thường được tích hợp vào hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, cho phép tiếp nhận đồng thời nhiều cuộc gọi, ghi âm cuộc trò chuyện, phân phối cuộc gọi về các bộ phận phù hợp và hỗ trợ báo cáo thống kê chi tiết.

Việc thiết lập đầu số hotline là một phần trong chiến lược chăm sóc khách hàng và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán hàng, logistics, bảo hiểm, y tế, giáo dục, dịch vụ công nghệ hoặc chuỗi cửa hàng, đầu số hotline gần như là công cụ không thể thiếu.

2. Các loại đầu số hotline phổ biến tại Việt Nam

*Thị trường có rất nhiều loại đầu số hotline cho doanh nghiệp lựa chọn*

Tại Việt Nam hiện nay, có bốn nhóm đầu số hotline được sử dụng rộng rãi, bao gồm: đầu số 1800, đầu số 1900, đầu số di động và đầu số cố định. Mỗi loại đều có những đặc điểm, lợi ích và giới hạn riêng biệt.

Đầu số hotline 1900

Đầu số 1900 là loại hotline trả phí, tức là người gọi sẽ phải trả tiền cước cuộc gọi. Loại đầu số này thường được doanh nghiệp sử dụng để tăng tính thương mại, thu hồi chi phí hoặc sàng lọc nhóm khách hàng có nhu cầu thực sự.

Ưu điểm nổi bật của đầu số 1900:

Dễ ghi nhớ và thể hiện tính chuyên nghiệp cao
Không bị giới hạn vùng miền, áp dụng trên toàn quốc
Tăng uy tín cho doanh nghiệp khi xuất hiện trên các kênh truyền thông
Doanh nghiệp được nhận chiết khấu doanh thu từ cước cuộc gọi

Nhược điểm:

Khách hàng thường ngần ngại gọi điện vì phải trả phí cước gọi
Không hỗ trợ gọi đi, chỉ nhận được cuộc gọi đến
Do giới hạn số lượng đầu số đẹp, nên khó lựa chọn số theo mong muốn

Đầu số hotline 1800

Đây là đầu số miễn phí dành cho người gọi. Khi khách hàng gọi đến đầu số 1800, toàn bộ chi phí sẽ do doanh nghiệp chi trả. Đầu số này rất phổ biến trong các chương trình chăm sóc khách hàng, tư vấn miễn phí hoặc hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng.

Ưu điểm của đầu số 1800:

Tăng tỷ lệ khách hàng gọi vào vì không phải trả phí
Tạo thiện cảm và thể hiện mức độ quan tâm của doanh nghiệp đối với khách hàng
Dễ ghi nhớ, dễ quảng bá và áp dụng trên toàn quốc

Hạn chế:

Không gọi được ra ngoài, chỉ nhận cuộc gọi đến
Chi phí doanh nghiệp phải chi trả có thể phát sinh cao nếu không kiểm soát tốt
Có thể bị làm phiền bởi các cuộc gọi không liên quan

Xem thêm: Nên mua số tổng đài 1900, 1800 hay đầu số cố định, di động làm hotline?

Đầu số hotline di động

Đầu số di động là các số sử dụng sim điện thoại (ví dụ: 09x, 08x, 03x…) có thể dùng để làm hotline khi được tích hợp vào hệ thống tổng đài ảo hoặc SIP Trunking. Khi đó, số di động không còn bị giới hạn về số lượng cuộc gọi đồng thời.

Lợi thế của đầu số di động:

Linh hoạt và có thể gọi hai chiều
Không giới hạn vùng miền
Chi phí đầu tư thấp, dễ triển khai với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập

Nhược điểm:

Khó xây dựng hình ảnh thương hiệu vì người dùng thường mặc định đây là số cá nhân
Không phù hợp cho chiến dịch truyền thông quy mô lớn
Dễ bị nhầm lẫn với số điện thoại quảng cáo

Đầu số hotline cố định

Đầu số cố định là các số điện thoại gắn với mã vùng cố định của từng tỉnh thành (ví dụ: 024 cho Hà Nội, 028 cho TP.HCM…). Đây là loại đầu số truyền thống nhưng vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì tính ổn định và khả năng nâng cao uy tín thương hiệu.

Ưu điểm:

Thể hiện sự chuyên nghiệp, gắn với địa chỉ rõ ràng của doanh nghiệp
Cước gọi nội vùng rẻ hơn, phù hợp với doanh nghiệp hoạt động tập trung tại địa phương
Có thể tích hợp với tổng đài IP để gọi đi và nhận cuộc gọi song song

Nhược điểm:

Gọi liên tỉnh hoặc đến số di động sẽ tốn chi phí cao hơn
Không phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động toàn quốc hoặc không cố định địa điểm

3. Cách lựa chọn đầu số hotline phù hợp với doanh nghiệp

Mỗi loại đầu số hotline có những lợi thế riêng tùy theo lĩnh vực và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Để chọn được số hotline hiệu quả, bạn nên dựa vào các yếu tố sau:

Đối tượng khách hàng chính là ai (cá nhân, doanh nghiệp, trong hay ngoài nước)
Mức độ sẵn sàng chi trả của khách hàng (phù hợp với 1800 hay 1900)
Quy mô hoạt động của doanh nghiệp (địa phương hay toàn quốc)
Mục tiêu sử dụng hotline (tư vấn miễn phí, hỗ trợ kỹ thuật, bán hàng hay tiếp nhận phản hồi)

Ngoài ra, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các giải pháp tổng đài ảo (cloud PBX) để quản lý các đầu số hotline hiệu quả hơn. Tổng đài ảo không chỉ cho phép nhận và gọi đồng thời nhiều cuộc, mà còn hỗ trợ ghi âm, quản lý lịch sử cuộc gọi, phân phối cuộc gọi theo nhóm, vùng miền, hoặc khung giờ làm việc.

Đầu số hotline không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược thương hiệu và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào nhu cầu thực tế và ngân sách, bạn có thể lựa chọn đầu số phù hợp để tối ưu hiệu quả sử dụng. Việc sở hữu một hotline chuyên nghiệp, dễ nhớ và được quản lý bài bản sẽ tạo dựng niềm tin, thúc đẩy tương tác và nâng cao giá trị doanh nghiệp trong mắt khách hàng.