Nên mua số tổng đài 1900, 1800 hay đầu số cố định, di động làm hotline?

Trong thời đại mà sự chuyên nghiệp và tốc độ trong tương tác với khách hàng đóng vai trò quyết định, việc lựa chọn đầu số hotline phù hợp là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu, tối ưu trải nghiệm khách hàng và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Vậy doanh nghiệp nên chọn mua đầu số tổng đài 1900, 1800 hay sử dụng đầu số cố định, di động để làm tổng đài hotline? Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu, mục tiêu sử dụng và khả năng chi trả của từng mô hình kinh doanh.

1. Đặc điểm tổng quan của các loại đầu số hotline

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều loại đầu số để làm hotline, phổ biến nhất gồm: đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số cố định (024, 028…), và đầu số di động (03x, 08x, 09x…). Mỗi đầu số có cách thức hoạt động, chi phí, lợi ích và hạn chế riêng. Việc lựa chọn đúng loại đầu số sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp cận khách hàng, chi phí vận hành cũng như hình ảnh thương hiệu.

2. Ưu điểm và nhược điểm của đầu số tổng đài 1900, 1800

Đầu số 1900 là loại tổng đài mà người gọi sẽ trả phí. Doanh nghiệp chỉ tiếp nhận cuộc gọi đến và không thể thực hiện cuộc gọi đi từ đầu số này. Đây là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong lĩnh vực tư vấn chuyên sâu, bán hàng qua điện thoại, đăng ký dịch vụ hoặc hỗ trợ có giá trị cao.

Ưu điểm của đầu số 1900:

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, dễ nhớ, dễ quảng bá thương hiệu.
Phủ sóng toàn quốc, không phụ thuộc vào mã vùng.
Doanh nghiệp có thể nhận chiết khấu từ cước phí người dùng gọi vào.
Phù hợp cho các dịch vụ giá trị gia tăng hoặc cần giới hạn lượng cuộc gọi.

Hạn chế của đầu số 1900:

Khách hàng phải trả phí khi gọi, có thể khiến một số người dùng e ngại.
Bắt buộc phải thông báo cước gọi trong lời chào tự động theo quy định.
Không phù hợp với mô hình dịch vụ cần chăm sóc miễn phí hoặc tạo sự thoải mái cho người dùng.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký đầu số 1900 nhanh chóng, đơn giản

3. Ưu điểm và nhược điểm của đầu số tổng đài 1800

Đầu số 1800 là đầu số miễn phí cho người gọi, toàn bộ chi phí cuộc gọi sẽ do doanh nghiệp chi trả. Đây là đầu số rất phổ biến với các thương hiệu lớn trong hoạt động chăm sóc khách hàng, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật… nơi doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng tốt về sự tận tâm và thân thiện.

Ưu điểm của đầu số 1800:

Miễn phí hoàn toàn cho người gọi, giúp tăng tỷ lệ gọi vào.
Tạo dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, thân thiện, quan tâm đến khách hàng.
Dễ nhớ, dễ triển khai đồng nhất trên toàn quốc.
Phù hợp cho dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, CSKH quy mô lớn.

Hạn chế của đầu số 1800:

Doanh nghiệp phải chi trả toàn bộ chi phí cho các cuộc gọi đến, có thể phát sinh chi phí cao nếu lưu lượng gọi lớn.
Dễ bị lạm dụng gọi spam nếu không có hệ thống lọc và phân tuyến thông minh.

4. Đầu số cố định – Lựa chọn truyền thống, chi phí thấp

Đầu số cố định (như 024, 028…) vẫn là một lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đặc biệt tại các thành phố lớn. Đầu số này cho phép thực hiện cả cuộc gọi đến và đi, và thường đi kèm với hệ thống tổng đài IP hoặc tổng đài ảo.

Ưu điểm:

Chi phí thuê bao thấp, chỉ từ vài chục ngàn đồng/tháng.
Triển khai dễ dàng, không mất phí khởi tạo lớn.
Gọi hai chiều, linh hoạt trong vận hành.
Gắn liền với khu vực địa lý, tạo cảm giác tin tưởng cho khách hàng nội vùng.

Nhược điểm:

Phụ thuộc vào mã vùng, khó quảng bá nếu mở rộng toàn quốc.
Tính nhận diện thương hiệu không cao như các đầu số ngắn 1900/1800.

5. Đầu số di động – Linh hoạt và cá nhân hóa

Đầu số di động (03x, 08x, 09x…) thường được sử dụng cho các bộ phận bán hàng, tư vấn cá nhân, telesales hoặc hotline linh động. Loại số này quen thuộc với người dùng và dễ dàng thực hiện cuộc gọi đi.

Ưu điểm:

Không phụ thuộc vào khu vực địa lý, sử dụng toàn quốc.
Phù hợp cho nhân viên tư vấn, bán hàng làm việc từ xa.
Linh hoạt, dễ quản lý, không cần hạ tầng cứng phức tạp.

Nhược điểm:

Thiếu tính chuyên nghiệp nếu dùng làm số hotline chính thức.
Không tối ưu khi cần tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời.

6. Nên chọn mua đầu số nào làm hotline cho doanh nghiệp?

Tùy vào mục tiêu kinh doanh, ngân sách và nhóm khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn phù hợp như sau:

Chọn đầu số 1900 nếu bạn muốn có thêm nguồn thu từ cuộc gọi và sàng lọc khách hàng có nhu cầu thực sự, phù hợp cho dịch vụ tư vấn chuyên sâu, khóa học, sự kiện, thông tin có giá trị.
Chọn đầu số 1800 nếu bạn ưu tiên chăm sóc khách hàng miễn phí, tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng hiệu quả.
Chọn đầu số cố định nếu doanh nghiệp cần hotline hai chiều với chi phí rẻ, làm văn phòng đại diện, hoặc kết nối nội bộ.
Chọn đầu số di động nếu doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên kinh doanh cần gọi ra nhiều, hoặc hoạt động linh hoạt không gắn với một địa điểm cụ thể.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện đại không chỉ dùng một loại đầu số, mà kết hợp linh hoạt các đầu số 1900, 1800, cố định và di động trên một hệ thống tổng đài duy nhất để đáp ứng từng nhu cầu cụ thể. Với hệ thống tổng đài cloud hoặc tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể phân tuyến cuộc gọi đến đúng phòng ban, tạo lời chào thương hiệu, ghi âm, thống kê và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Việc mua đầu số tổng đài 1900, 1800 hay sử dụng đầu số cố định, di động làm hotline cần dựa trên chiến lược vận hành, ngân sách và trải nghiệm mà doanh nghiệp muốn mang lại cho khách hàng. Mỗi loại đầu số đều có vai trò riêng trong từng giai đoạn phát triển. Hãy lựa chọn một cách thông minh và xây dựng hệ thống tổng đài bài bản ngay từ đầu để tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất liên lạc và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.