Tổng Đài Điện Thoại Ảo Là Gì? Có Nên Thuê? Những Lợi Ích Đem Lại Cho Doanh Nghiệp

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, việc tối ưu hóa hệ thống liên lạc nội bộ và chăm sóc khách hàng là điều mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Tổng đài điện thoại ảo đã trở thành lựa chọn hàng đầu nhờ khả năng triển khai nhanh, chi phí hợp lý và tính linh hoạt vượt trội. Vậy tổng đài điện thoại ảo là gì? Nó mang lại lợi ích cụ thể ra sao? Và doanh nghiệp có nên thuê hay mua dịch vụ này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

1. Tổng Đài Điện Thoại Ảo Là Gì?

Tổng đài điện thoại ảo là giải pháp tổng đài hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet, không cần sử dụng thiết bị vật lý như tổng đài nội bộ (PBX) truyền thống. Với tổng đài này, mọi thao tác như thực hiện, tiếp nhận, phân phối, ghi âm và quản lý cuộc gọi đều được thực hiện thông qua một nền tảng phần mềm (cloud-based).

Dịch vụ này được xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây, cho phép doanh nghiệp dễ dàng triển khai và mở rộng mà không cần đầu tư chi phí lớn cho phần cứng. Chỉ cần kết nối internet ổn định, nhân viên có thể nhận – gọi cuộc gọi từ bất kỳ đâu, kể cả khi đang làm việc từ xa.

2. Tổng Đài Điện Thoại Ảo Áp Dụng Cho Những Doanh Nghiệp Nào?

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)

*Tổng đài điện thoại ảo là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp SME*

Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có đội ngũ kỹ thuật chuyên trách hoặc ngân sách lớn phục vụ cho hạ tầng viễn thông. Tổng đài điện thoại ảo là giải pháp lý tưởng, giúp khởi tạo nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, vẫn có thể triển khai các tính năng chuyên nghiệp như IVR (hệ thống trả lời tự động), ghi âm, chuyển máy và phân luồng cuộc gọi.

Công ty thương mại điện tử và startup

Các công ty khởi nghiệp hoặc bán hàng online cần tốc độ triển khai nhanh, linh hoạt trong chiến dịch marketing, gọi ra nhiều nhưng nhân sự hạn chế. Việc sử dụng tổng đài điện thoại ảo cho phép tích hợp với hệ thống chăm sóc khách hàng, email marketing, CRM… tăng hiệu suất tương tác và giữ chân khách hàng.

Doanh nghiệp đa chi nhánh có nhiều nhân sự làm việc từ xa

Với tổng đài truyền thống, việc kết nối giữa các chi nhánh rất phức tạp và tốn kém. Ngược lại, tổng đài điện thoại ảo lại cho phép đồng bộ số máy nhánh giữa các chi nhánh, giúp nhân viên có thể liên lạc nội bộ, tiếp nhận cuộc gọi từ bên ngoài một cách dễ dàng mà không phát sinh chi phí hay gặp khó khăn về trang thiết bị, hạ tầng.

Trung tâm chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Các trung tâm chăm sóc khách hàng, telesales hay support cần hệ thống tổng đài với đa tính năng như: phân phối cuộc gọi thông minh, quản lý lịch làm việc, theo dõi năng suất từng nhân viên, lưu trữ ghi âm… thì rất thích hợp sử dụng tổng đài điện thoại ảo. Bởi, hệ thống này đáp ứng tất cả các yêu cầu trên mà không cần hệ thống vật lý cồng kềnh hay đội ngũ nhân viên kỹ thuật chuyên sâu.

3. Lợi Ích Doanh Nghiệp Nhận Được Khi Dùng Tổng Đài Điện Thoại Ảo

Đơn Giản Hóa Cơ Sở Hạ Tầng Viễn Thông Của Doanh Nghiệp

Không cần xây dựng hạ tầng cáp điện thoại nội bộ, không đầu tư thiết bị đầu cuối đắt đỏ. Tất cả các hoạt động nghe gọi được thực hiện trên một nền tảng phần mềm duy nhất. Việc quản lý cuộc gọi, phân phối nội bộ và kiểm soát hoàn toàn qua giao diện website hoặc app giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng và theo dõi thông tin dữ liệu cuộc gọi.

Ghi Dấu Ấn Thương Hiệu Với Khách Hàng

Một tổng đài điện thoại ảo chuyên nghiệp với số tổng đài cố định sẽ tích hợp thêm các tính năng như: lời chào thương hiệu, kịch bản trả lời tự động,… sẽ tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp và tin cậy trong mắt khách hàng, đặc biệt là những ngành dịch vụ như bảo hiểm, tài chính, bất động sản…

Tối Ưu Hóa Chi Phí Cho Doanh Nghiệp

*Tổng đài điện thoại ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất làm việc*

So với tổng đài vật lý phải đầu tư 20–100 triệu đồng cho việc mua thiết bị và xây dựng hạ tầng, thì daonh nghiệp chỉ cần bỏ ra vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng cho các gói dịch vụ từ nhà cung cấp, là có thể sở hữu hệ thống tổng đài ảo với đầy đủ tính năng ưu việt, phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Dễ Dàng Tích Hợp Với Hệ Thống Chăm Sóc Khách Hàng

Tổng đài ảo có thể kết nối API với các hệ thống CRM như HubSpot, Zoho, Salesforce hoặc phần mềm quản lý bán hàng POS, giúp nhân viên nắm rõ được thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến – từ đó có thể phục vụ đúng nhu cầu, chuẩn bị trước lộ trình tư vấn, rút ngắn thời gian xử lý vấn đề phát sinh.

Khắc Phục Nhược Điểm Tổng Đài Truyền Thống

Khi sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại ảo, doanh nghiệp không cần lo lắng về lỗi phần cứng, chập chờn đường dây kết nối hay giới hạn về số cổng khi mở rộng quy mô. Bởi vì, hệ thống này hoạt động ổn định trên mọi kết nối mạng, cho phép cập nhật phần mềm, backup tự động mà không cần sự can thiệp vật lý.

Những Ưu Điểm Mà Tổng Đài Ảo Hơn Hẳn Tổng Đài Truyền Thống

Yếu tố	Tổng đài điện thoại ảo	Tổng đài truyền thống
Cấu hình và triển khai	Vận hành qua phần mềm, cài đặt nhanh chóng trong vài giờ	Phải lắp đặt vật lý, mất thời gian và nhân sự để thực hiện
Chi phí triển khai ban đầu	Gần như bằng không	Lên tới hàng chục triệu đồng cho việc mua thiết bị
Mở rộng quy mô	Tùy chỉnh số nhánh dễ dàng, không giới hạn	Giới hạn số lượng, phải nâng cấp thiết bị
Quản lý từ xa	Dễ dàng	Rất khó
Ghi âm, báo cáo tự động	Lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn trên cloud	Hạn chế và gần như không lưu trữ được nhiều dữ liệu

4. Doanh Nghiệp Nên Mua Hay Thuê Tổng Đài Điện Thoại Ảo?

Khi mua

Mua tổng đài điện thoại ảo phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu đặc thù hoặc muốn sở hữu toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên, hình thức này thường đi kèm chi phí đầu tư cao, mất thời gian triển khai và không linh hoạt nếu mở rộng hoặc thay đổi quy mô.

Khi Thuê

Là hình thức phổ biến hiện nay, phù hợp mọi ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí các gói dịch vụ theo tháng hoặc năm, là đã được cung cấp hệ thống tổng đài hoàn thiện, hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ và được cập nhật tính năng mới thường xuyên. Việc thuê tổng đài còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi cấu hình hoặc gói dịch vụ khi nhu cầu sử dụng thay đổi đổi.

5. Giá Tổng Đài Ảo Phụ Thuộc Vào Những Yếu Tố Gì?

Số lượng người dùng (số máy nhánh)
Mỗi nhân viên cần một nhánh riêng để thực hiện/nhận cuộc gọi. Gói dịch vụ với số máy nhánh càng nhiều thì chi phí càng cao.

Số Lượng Cuộc Gọi Đồng Thời: Với một đầu máy, nhân viên tổng đài có thể tiếp nhận và xử lý nhiều cuộc gọi đến cùng lúc thông qua tính năng phân phối thông minh. Hệ thống sẽ tự động xếp hàng, điều phối hoặc chuyển tiếp cuộc gọi, tránh tình trạng bỏ lỡ yêu cầu từ khách hàng.

Chi phí cho những tính năng mở rộng khác: Doanh nghiệp có thể cần chi trả thêm chi phí nếu cần sử dụng các tính năng nâng cao như: tăng thời gian lưu trữ ghi âm, mở rộng dung lượng lưu trữ dữ liệu, tích hợp các phần mềm chuyên sâu khác vào hệ thống.

Tổng đài điện thoại ảo không chỉ là xu hướng mà đã trở thành tiêu chuẩn mới trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, bán hàng và quản lý nội bộ. Với khả năng linh hoạt, tiết kiệm và hiện đại hóa quy trình vận hành, đây là lựa chọn lý tưởng cho mọi doanh nghiệp đang muốn tối ưu hoạt động giao tiếp với khách hàng.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài hiện đại, linh hoạt và dễ triển khai, hãy để Tổng đài DIGICX – hệ thống tổng đài ảo của Digitel đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn lộ trình phù hợp nhất với mô hình hoạt động, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chuyển đổi nhanh chóng, tối ưu chi phí và vận hành ổn định ngay từ ngày đầu.