5+ Sai Lầm Khi Sử Dụng Auto Call Và Giải Pháp Khắc Phục

Auto Call là một giải pháp công nghệ tự động được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong hoạt động chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp mắc sai lầm khi sử dụng Auto Call một cách thiếu chiến lược, dẫn đến những hệ quả xấu khó lường cho hoạt động kinh doanh. 

Vậy làm cách nào để khắc phục và phát huy tối đa hiệu quả của công cụ này? Hãy cùng Digitel điểm qua những sai lầm khi sử dụng Auto Call và giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp bạn ứng dụng công cụ này một cách thông minh và chuyên nghiệp hơn.

1. Tổng quan về Auto Call

Auto Call (gọi tự động) là hình thức sử dụng hệ thống tổng đài để thực hiện các cuộc gọi hàng loạt đến danh sách số điện thoại có sẵn, thông qua kịch bản gọi được thiết kế sẵn. Thay vì nhân viên phải gọi từng khách hàng một cách thủ công, hệ thống Auto Call sẽ tự động phát nội dung theo kịch bản định trước, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực đáng kể.

Các hệ thống Auto Call hiện đại thường tích hợp nhiều tính năng thông minh như: 

• Gọi tự động theo kịch bản linh hoạt
• Cá nhân hóa nội dung cuộc gọi
• Ghi nhận phản hồi khách hàng qua bàn phím (IVR),
• Đồng bộ với các phần mềm CRM, tổng đài ảo

Khi được triển khai đúng cách, Auto Call mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí nhân sự
• Duy trì giao tiếp nhất quán với khách hàng
• Tăng hiệu quả trong việc nhắc lịch
• Xác nhận đơn hàng, khảo sát ý kiến
• Giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới

2. Những sai lầm phổ biến khi sử dụng Auto Call

Gửi nội dung rập khuôn

Một sai lầm khi sử dụng Auto Call thường gặp là sử dụng kịch bản rập khuôn, giọng đọc thiếu tự nhiên và thiếu cảm xúc. Khi nội dung quá dài dòng, không đi thẳng vào vấn đề chính, người nghe dễ cảm thấy nhàm chán hoặc khó chịu. 

Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả truyền tải thông điệp mà còn khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tương tác với khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Gọi vào khung giờ không phù hợp

Thời điểm sai lầm khi sử dụng Auto Call là gọi vào sáng sớm, giữa giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ hành chính. Trong khoảng thời gian này khách hàng cảm thấy bị làm phiền khi được gọi, đặc biệt khi họ đang nghỉ ngơi hoặc bận rộn. 

Việc gọi sai thời điểm không chỉ làm giảm tỷ lệ nghe máy mà còn có thể khiến người nhận khó chịu, từ chối tiếp tục tương tác hoặc thậm chí đưa số điện thoại doanh nghiệp vào danh sách chặn, ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh thương hiệu.

Không phân loại hoặc cá nhân hóa khách hàng

Triển khai mà không phân loại khách hàng theo hành vi, nhu cầu hoặc trạng thái sử dụng dịch vụ cũng là một sai lầm khi sử dụng Auto Call của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Việc gửi cùng một nội dung cho tất cả đối tượng khiến thông điệp trở nên chung chung, thiếu liên quan và gây phiền toái cho những người không có nhu cầu.

Tần suất gọi quá dày đặc

Tần suất gọi quá dày đặc là một sai lầm khi sử dụng Auto Call mà bạn nhất định nên tránh. Việc liên tục gọi đi trong thời gian ngắn không chỉ khiến khách hàng cảm thấy phiền phức, mà còn dễ gây phản ứng tiêu cực như từ chối tiếp nhận, chặn số, đưa doanh nghiệp vào danh sách đen hoặc khiếu nại lên cơ quan chức năng.

Không tuân thủ quy định pháp luật

Một điều doanh nghiệp tuyệt đối không nên làm là sai quy định pháp luật trong quá trình sử dụng Auto Call. Nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện gọi đến các số điện thoại không nằm trong danh sách cho phép tiếp thị, hoặc không cung cấp tùy chọn từ chối nhận cuộc gọi tự động cho người nghe. 

Những hành vi này không chỉ vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư, mà còn có thể dẫn đến khiếu nại, xử phạt hành chính hoặc bị cấm triển khai chiến dịch trong tương lai.

Thiếu đánh giá hiệu quả chiến dịch Auto Call

Thiếu đánh giá hiệu quả chiến dịch Auto Call khiến doanh nghiệp khó xác định được mức độ thành công của hoạt động gọi tự động. Khi không theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ nghe máy, phản hồi tích cực, hoặc tỷ lệ chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ không thể biết được đâu là điểm mạnh cần phát huy và đâu là vấn đề cần cải thiện. 

Hệ quả của tình trạng này là sự tiếp tục đầu tư nguồn lực vào các chiến dịch kém hiệu quả, gây lãng phí thời gian, chi phí mà không đạt được mục tiêu mong muốn.

3. Giải pháp giúp tránh sai lầm khi sử dụng Auto Call

Lập kế hoạch và phân loại khách hàng

Doanh nghiệp cần phân tích hành vi người dùng để xác định “khung giờ vàng”  mà khách hàng có khả năng nghe máy cao, ví dụ như từ 9h–11h sáng và 14h–16h chiều. Ngoài ra, cần phân loại danh sách khách hàng dựa trên độ tuổi, nhu cầu, lịch sử mua hàng và những số điện thoại không còn giá trị hoặc đã từ chối liên hệ nên được loại bỏ.

Tối ưu hóa nội dung và trải nghiệm cuộc gọi

Nội dung cần được xây dựng ngắn gọn, rõ ràng, tốt nhất nên nằm trong khoảng 60–90 giây để tránh gây mệt mỏi. Kịch bản nên bắt đầu bằng lời chào thân thiện, giới thiệu ngắn gọn và nêu rõ lý do gọi để tạo sự tin tưởng. Giọng đọc sử dụng cần tự nhiên, dễ nghe, có thể dùng công nghệ giọng AI chất lượng cao để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Đặc biệt, cần chèn tùy chọn “từ chối nhận cuộc gọi” để người dùng chủ động quyết định, từ đó tăng tính minh bạch và nâng cao trải nghiệm.

Thiết lập quy tắc triển khai và tuân thủ pháp luật

Thiết lập tần suất gọi hợp lý và tuân thủ pháp luật giúp doanh nghiệp tránh gây phiền toái cho khách hàng và giảm nguy cơ bị khiếu nại. Mỗi số điện thoại chỉ nên được gọi tối đa 1–2 lần mỗi ngày, tránh gọi lặp lại trong thời gian ngắn. 

Đối với các số không phản hồi sau 3 lần gọi, nên chuyển sang các kênh chăm sóc khác như SMS, email hoặc Zalo để tiếp cận nhẹ nhàng hơn. Đồng thời, chỉ nên gọi đến những số đã đồng ý nhận liên hệ, và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, chống tin nhắn và cuộc gọi rác theo đúng pháp luật hiện hành.

Đo lường hiệu quả và điều chỉnh chiến dịch

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm có tích hợp tính năng thống kê và báo cáo chi tiết để theo dõi các chỉ số như tỷ lệ nghe máy, mức độ tương tác, phản hồi và tỷ lệ chuyển đổi. Dựa trên dữ liệu thu thập được, cần thường xuyên phân tích và điều chỉnh nội dung kịch bản sao cho phù hợp với hành vi và nhu cầu thực tế của khách hàng. Quá trình đánh giá này nên được thực hiện định kỳ để đảm bảo chiến dịch luôn được tối ưu và mang lại kết quả tốt nhất.

Auto Call là một công cụ mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng và bán hàng hiệu quả. Tuy nhiên, nếu mắc phải sai lầm khi triển khai thì việc triển khai sẽ phản tác dụng, gây phản cảm và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Để tránh những sai lầm phổ biến, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp Auto Call uy tín, có khả năng cá nhân hóa nội dung, lên lịch thông minh và theo dõi hiệu quả chi tiết.

Digitel tự hào là nhà cung cấp hệ thống Auto Call thông minh, tối ưu mọi khâu từ tiếp cận đến chuyển đổi, nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng và telesales.
Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!

 

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel