Hướng Dẫn Triển Khai Đầu Số Cố Định Cho Doanh Nghiệp Từ A – Z

Trong thời đại kỷ nguyên số đang bùng nổ mạnh mẽ, việc triển khai một hệ thống liên lạc chuyên nghiệp là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Một đầu số cố định không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao độ nhận diện và xây dựng hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng, mà còn hỗ trợ vận hành cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả. 

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay trong việc xây dựng một đầu số cố định và không biết bắt đầu từ đâu, bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp hết những thắc mắc ấy.

1. Lợi ích của tổng đài đầu số cố định

1.1. Tăng độ tin cậy và nhận diện

Số điện thoại cố định thường sẽ tích hợp với Voice Brandname, khi có số lạ gọi tới, người tiêu dùng ngày nay thường chọn tắt máy vì lo sợ các vấn đề như lừa đảo, số điện thoại rác, nhưng với đầu số cố định thì khác.

Số điện thoại cố định sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp và ổn định, giúp khách hàng yên tâm khi liên hệ hoặc bắt máy. Đặc biệt, đây còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện trong mắt khách hàng, khách hàng sẽ không còn mất nhiều thời gian đi tìm số liên lạc mà chỉ cần ghi nhớ một đầu số dễ nhận diện, từ đó mà doanh nghiệp tăng tỷ lệ chuyển đổi.

1.2. Tối ưu hóa việc chăm sóc khách hàng

Đầu số cố định sẽ thường kết nối với tổng đài ảo thông minh, giúp doanh nghiệp chuyển máy, ghi âm và quản lý cuộc gọi dễ dàng. Điều này giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn và không lo để lỡ các cơ hội vàng tới từ những khách hàng tiềm năng.

1.3. Tiết kiệm chi phí

Khi doanh nghiệp triển khai đầu số cố định, cước gọi nội bộ giữa các phòng ban sẽ được tính miễn phí, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành. Ngoài ra, vì là số cố định nên phạm vi di chuyển chỉ có thể nằm trong công ty, các nhân viên chăm sóc khách hàng không thể mang theo ra ngoài như số điện thoại cá nhân, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

1.4. Dễ dàng mở rộng quy mô 

Với đầu số cố định, doanh nghiệp sẽ dễ dàng bổ sung số nhánh, nhân sự mới hoặc chi nhánh mới chỉ với một vài thao tác đơn giản mà không cần thay đổi và điều chỉnh hạ tầng phức tạp, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô.

2. Những điều bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký đầu số cố định

Để đảm bảo triển khai được một đầu số cố định hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số yếu tố sau:

• Giấy phép kinh doanh: Đây là yếu tố bắt buộc vì giấy phép này sẽ dùng để xác nhân danh tính của doanh nghiệp trước khi đăng ký đầu số.
• Thông tin người đại diện pháp lý: Doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cơ bản của người đại diện pháp lý như căn cước công dân/ chứng minh nhân dân, số điện thoại, email dùng để liên lạc.
• Hạ tầng mạng ổn định: Vì đầu số cố định thường hoạt động qua đường truyền internet (VoIP) nên doanh nghiệp cần đảm bảo được kết nối mạng luôn ổn định, tránh gián đoạn giữa các cuộc gọi.
• Xác định nhu cầu sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định được số lượng máy lẻ cần dùng, lưu lượng cuộc gọi ước tính, nhu cầu ghi âm và kênh hỗ trợ,….

> Xem thêm: Lựa Chọn Đầu Số Đẹp Giúp Doanh Nghiệp Tăng Nhận Diện Thương Hiệu

3. Quy trình đăng ký đầu số cố định

Quy trình đăng ký đầu số cố định thường sẽ bao gồm bốn bước chính như sau:

• Bước 1 – Liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông: Tùy theo nhu cầu sử dụng cũng như mong muốn hợp tác của doanh nghiệp, bạn có thể tùy chọn nhà cung cấp phù hợp với ngân sách và yêu cầu. Hiện nay có rất nhiều nhà mạng viễn thông uy tín chuyên cung cấp tổng đài ảo và đầu số cố định, nổi bật nhất là DIGITEL – đơn vị cung cấp hạ tầng viễn thông hàng đầu.
• Bước 2 – Chọn đầu số cố định phù hợp: Có rất nhiều loại đầu số cố định cho doanh nghiệp tùy ý lựa chọn như 1900, 1800,….việc lựa chọn đầu số cố định nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp.
• Bước 3 – Gửi hồ sơ đăng ký: Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất những điều cần trong hồ sơ, doanh nghiệp sẽ gửi lại cho nhà cung cấp để được xác minh thông tin trước khi triển khai đầu số cố định.
• Bước 4 – Ký hợp đồng và thanh toán phí khởi tạo: Sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với nhà mạng viễn thông đã chọn và thanh toán các loại phí liên quan.

Sau khi đã hoàn thành hết các bước trên, nhà mạng viễn thông sẽ cung cấp cho doanh nghiệp bạn đầu số cố định và tiến hành triển khai kỹ thuật để sử dụng.

4. Lắp đặt hệ thống đầu số cố định

Hiện nay, có hai hình thức phổ biến chuyên dùng để lắp đặt đầu số cố định là:

• Tổng đài vật lý truyền thống (PBX): Yêu cầu hạ tầng phức tạp và cần phần cứng lắp đặt tại văn phòng. Phù hợp với doanh nghiệp lớn và nhiều phòng ban.
• Tổng đài ảo (Cloud PBX): Không cần hệ thống hạ tầng phức tạp và trang thiết bị cồng kềnh, doanh nghiệp chỉ cần một đường truyền internet ổn định và thiết bị đầu cuối (máy tính, điện thoại IP).

Việc lắp đặt như thế nào sẽ tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp và hoàn toàn do bên cung cấp thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hạ tầng mạng và điểm đầu nối nếu cần. Tuy nhiên hiện nay, hầu hết các nhà mạng viễn thông sẽ gợi ý cho doanh nghiệp lắp đặt tổng đài ảo vì có nhiều tính năng hữu ích hơn, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

5. Hướng dẫn sử dụng tính năng đầu số cố định

Khi đầu số đã đi vào hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tính năng hỗ trợ mạnh mẽ như:

• Chuyển cuộc gọi thông minh: Định tuyến theo giờ hành chính và chuyển sang số di động khi ngoài giờ.
• Ghi âm cuộc gọi: Tính năng này giúp doanh nghiệp lưu trữ nội dung các cuộc gọi, nhằm đánh giá chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng hoặc là dữ liệu để đào tạo nhân sự mới.
• Tạo lời chào tự động: Tùy chỉnh giọng nói chuyên nghiệp để chào mừng các khách hàng gọi đến, đồng thời hướng dẫn quý khách hàng bấm phím gọi để điều hướng cuộc gọi sang các bộ phận, giúp xử lý vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
• Chia máy nhánh: Phân bổ số nội bộ cho từng phòng ban, nhân sự và các chi nhánh của công ty để quản lý cuộc gọi hiệu quả.
• Xem lịch sử cuộc gọi: Doanh nghiệp sẽ được quản lý tổng thể các cuộc gọi đến và đi ngay trên hệ thống.

Các tính năng hữu ích này thường được thiết kế theo cách dễ sử dụng thông qua giao diện quản trị của nhà mạng hoặc ứng dụng riêng, nên doanh nghiệp không cần phải lo lắng khi muốn sử dụng các tiện ích này của đầu số cố định.

6. Hỗ trợ kỹ thuật sau khi triển khai

Khi sử dụng đầu số cố định, doanh nghiệp nên lưu lại thông tin liên hệ của bộ phận kỹ thuật thuộc nhà cung cấp để tránh xảy ra sự cố trong quá trình vận hành mà không biết cách giải quyết, ví dụ như:

• Sự cố không nhận/ gọi được cuộc gọi
• Trục trặc thiết bị tổng đài
• Lỗi đường truyền, âm thanh

Nếu gặp bất kỳ sự cố nào ngoài ý muốn trong các sự cố trên, doanh nghiệp nên liên hệ ngay để được xử lý kịp thời, tránh gián đoạn hoạt động.

7. Những câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q: Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng đầu số cố định không?

A: Câu trả lời là có. Dù quy mô nhỏ thì đầu số cố định sẽ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn và dễ tạo niềm tin với khách hàng.

 

Q: Đầu số cố định có thể dùng qua wifi không?

A: Nếu bạn sử dụng tổng đài ảo và hoạt động qua đường truyền internet thì có thể dùng qua wifi, không cần cáp cố định.

Q: Bao lâu thì lắp đặt xong hệ thống?

A: Thường từ 1-3 ngày làm việc sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký.

 

Q: Có thể tích hợp với CRM không?

A: Có, nhiều nhà mạng viễn thông hỗ trợ tích hợp tổng đài với phần mềm quản lý khách hàng (CRM) để nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Kết luận

Đầu số cố định không chỉ là một kênh liên lạc thông thường mà còn là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp nâng cao độ nhận diện thương hiệu và tăng trải nghiệm khách hàng. Thông qua bài viết này, hy vọng doanh nghiệp của bạn đã nắm được quy trình triển khai đầu số cố định từ A-Z để sẵn sàng đưa vào hoạt động. Nếu bạn đang tìm một nhà mạng cung cấp dịch vụ đầu số cố định uy tín và chuyên nghiệp, liên hệ ngay với DIGITEL thông qua hotline 1900.9379 hoặc để lại thông tin liên lạc ở website, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong thời gian sớm nhất.

____________________________________________________

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông số hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Trụ sở TP HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel