Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ tiết kiệm chi phí, dễ dàng

Trong thời đại mà tốc độ xử lý thông tin và liên lạc đóng vai trò then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp, một hệ thống tổng đài hiệu quả không chỉ giúp cải thiện giao tiếp nội bộ mà còn tối ưu hóa quá trình chăm sóc khách hàng. Giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt, tiết kiệm và dễ triển khai.

1. Tổng quan về tổng đài điện thoại nội bộ

Tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống cho phép các máy điện thoại trong doanh nghiệp liên lạc với nhau hoàn toàn miễn phí mà không cần thông qua nhà mạng. Ngoài ra, hệ thống này còn cho phép chia sẻ một hoặc nhiều đầu số gọi ra ngoài, giúp kiểm soát chi phí và quản lý tập trung.

Hiện nay, tổng đài nội bộ được triển khai theo hai hình thức chính:

• Tổng đài vật lý (Analog hoặc IP PBX): Lắp đặt tại văn phòng, sử dụng thiết bị phần cứng để vận hành.

• Tổng đài ảo (Cloud PBX): Chạy trên nền tảng điện toán đám mây, không cần đầu tư thiết bị, chỉ cần kết nối Internet.
  

Dù ở hình thức nào, tổng đài điện thoại nội bộ vẫn mang lại những lợi ích thiết thực cho mọi quy mô doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Tiết kiệm chi phí liên lạc

Một trong những lý do hàng đầu khiến doanh nghiệp lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ là khả năng giảm thiểu đáng kể chi phí liên lạc. Tất cả các cuộc gọi giữa các phòng ban, chi nhánh đều được miễn phí. Bên cạnh đó, hệ thống tổng đài cho phép kiểm soát và giới hạn cuộc gọi ra ngoài, nhờ vậy giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Quản lý dễ dàng, tối ưu vận hành

Hệ thống tổng đài giúp phân luồng cuộc gọi hiệu quả, giảm tình trạng máy bận hoặc sai đối tượng tiếp nhận. Doanh nghiệp có thể thiết lập lời chào tự động, nhánh bấm lựa chọn theo phòng ban, theo ngôn ngữ, hoặc theo giờ làm việc. Ngoài ra, việc ghi âm cuộc gọi, thống kê lịch sử cuộc gọi, báo cáo chi tiết cũng giúp nhà quản lý theo dõi hoạt động và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Tổng đài nội bộ hiện đại cho phép dễ dàng mở rộng số lượng máy lẻ hoặc chi nhánh mà không cần lắp đặt thêm đường dây điện thoại. Đặc biệt, với hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ dạng cloud, doanh nghiệp có thể thêm người dùng chỉ trong vài thao tác, không cần nâng cấp phần cứng hay thay đổi hạ tầng.

Linh hoạt làm việc từ xa

Một điểm cộng nổi bật của tổng đài điện thoại nội bộ là khả năng kết nối linh hoạt qua các thiết bị như điện thoại IP, softphone trên máy tính hoặc điện thoại di động. Nhân viên có thể gọi điện, nhận cuộc gọi từ bất cứ đâu, miễn là có kết nối Internet. Điều này cực kỳ phù hợp với các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc hybrid hoặc có nhiều chi nhánh.

Xem thêm: Tổng đài nội bộ là gì? Tính năng, lợi ích và hướng dẫn triển khai cho doanh nghiệp

3. Các bước lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ dễ dàng, hiệu quả

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng

Doanh nghiệp cần đánh giá số lượng người dùng, nhu cầu gọi nội bộ và ra ngoài, cũng như các tính năng cần có như ghi âm, định tuyến thông minh, hộp thư thoại… Điều này giúp lựa chọn hệ thống tổng đài phù hợp, không dư thừa cũng không thiếu hụt.

Bước 2: Kiểm tra hạ tầng mạng

Với tổng đài IP hoặc tổng đài ảo, việc đảm bảo hệ thống mạng nội bộ ổn định là yếu tố then chốt. Doanh nghiệp nên kiểm tra băng thông, thiết bị mạng (router, switch), và phân bổ hợp lý lưu lượng mạng giữa thoại và dữ liệu để đảm bảo chất lượng cuộc gọi.

Bước 3: Lựa chọn giải pháp phù hợp

Tùy theo quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa:

• Tổng đài điện thoại nội bộ vật lý: Phù hợp với doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao, có sẵn đội ngũ IT.

• Tổng đài điện thoại nội bộ ảo (cloud): Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần triển khai nhanh, linh hoạt và tiết kiệm chi phí.
  

Bước 4: Cài đặt hệ thống và cấu hình

Nhà cung cấp sẽ tiến hành lắp đặt thiết bị (nếu dùng tổng đài vật lý), hoặc cấu hình từ xa (nếu dùng cloud). Các bước cấu hình gồm gán số máy lẻ, thiết lập menu nhánh, lời chào, thời gian làm việc, chuyển tiếp cuộc gọi, và kết nối với các phần mềm hỗ trợ nếu cần.

Bước 5: Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

Để hệ thống hoạt động hiệu quả, cần tổ chức đào tạo nhân viên sử dụng đúng cách, hiểu rõ các tính năng như chuyển máy, giữ cuộc gọi, truy cập hộp thư thoại, hoặc sử dụng softphone.

4. Lựa chọn đơn vị triển khai tổng đài điện thoại nội bộ uy tín

Một hệ thống tổng đài ổn định và hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào đơn vị cung cấp. Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có:

• Kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều mô hình doanh nghiệp.

• Giải pháp linh hoạt, dễ nâng cấp và mở rộng.

• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, bảo hành rõ ràng.

• Chính sách giá ưu đãi, minh bạch.
  

Digitel hiện là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ tại Việt Nam. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu và giải pháp công nghệ hiện đại, Digitel cam kết mang đến hệ thống tổng đài tối ưu, tiết kiệm và dễ dàng triển khai cho mọi loại hình doanh nghiệp.

Việc đầu tư vào hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là một bước đi chiến lược, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường hiệu quả vận hành và chăm sóc khách hàng. Nhờ vào sự phát triển của công nghệ, quá trình lắp đặt tổng đài giờ đây trở nên đơn giản, nhanh chóng và phù hợp với mọi quy mô tổ chức.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài tiết kiệm, linh hoạt và dễ sử dụng, hãy liên hệ với các đơn vị cung cấp uy tín như Digitel để được tư vấn chi tiết và triển khai nhanh chóng.

Xem thêm: Tổng Đài Chăm Sóc Khách Hàng Call Center Là Gì? Vai Trò Và Lợi Ích Với Doanh Nghiệp

__________________________________________

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Trụ sở TP HCM: Căn BH9, Tầng Trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel