10 cách tối ưu chi phí viễn thông hiệu quả cho doanh nghiệp SMEs

Chi phí viễn thông luôn là khoản chiếm phần đáng kể trong ngân sách vận hành của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Từ cuộc gọi nội bộ, kết nối internet, đến các dịch vụ dữ liệu và phần mềm liên quan, việc quản lý không hiệu quả có thể khiến chi phí tăng nhanh mà không mang lại giá trị tương xứng. Vì vậy, tìm cách tối ưu chi phí viễn thông là nhu cầu thiết thực để cân đối ngân sách, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh.

Dưới đây là 10 cách giúp doanh nghiệp SMEs giảm thiểu chi phí viễn thông một cách thông minh và hiệu quả, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

1. Đánh giá toàn bộ hạ tầng viễn thông hiện tại

Trước khi tìm cách cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cần có cái nhìn tổng thể về hạ tầng viễn thông đang sử dụng. Bao gồm số lượng thuê bao điện thoại cố định, điện thoại di động, đường truyền internet, dịch vụ hội nghị trực tuyến và các phần mềm hỗ trợ liên lạc. Việc đánh giá sẽ giúp xác định các khoản chi thừa, các dịch vụ trùng lặp và những gói cước không phù hợp với nhu cầu thực tế. Đây là bước nền tảng để tối ưu chi phí viễn thông một cách hiệu quả.

2. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp

Không phải nhà cung cấp dịch vụ nào cũng mang lại chi phí hợp lý và chất lượng tốt cho SMEs. Hãy so sánh các gói cước của nhiều nhà mạng, chú ý đến lưu lượng dữ liệu, cước gọi nội bộ, ưu đãi cho doanh nghiệp và khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Thông thường, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm đáng kể khi chuyển sang các gói cước doanh nghiệp thay vì sử dụng gói cá nhân hay trả theo mức cố định mà không tận dụng hết.

3. Sử dụng VoIP thay cho đường truyền cố định truyền thống

VoIP (Voice over Internet Protocol) là giải pháp thoại qua internet đang ngày càng phổ biến. Thay vì trả chi phí cao cho điện thoại cố định truyền thống, doanh nghiệp có thể triển khai VoIP để gọi nội bộ miễn phí, giảm cước quốc tế và cải thiện khả năng kết nối giữa các chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa. Việc áp dụng VoIP giúp tối ưu chi phí viễn thông mà không ảnh hưởng đến chất lượng liên lạc.

4. Tối ưu hóa sử dụng dữ liệu và băng thông

Internet là dịch vụ viễn thông chiếm chi phí lớn đối với doanh nghiệp. Một số SMEs đang sử dụng gói cước cao hơn nhu cầu thực tế, trong khi có doanh nghiệp lại thường xuyên vượt dung lượng dẫn đến chi phí phát sinh. Doanh nghiệp nên theo dõi mức tiêu thụ dữ liệu, điều chỉnh gói cước phù hợp và giới hạn các ứng dụng tốn băng thông không cần thiết để tối ưu chi phí viễn thông.

5. Triển khai các giải pháp hội nghị trực tuyến

Các cuộc họp trực tuyến qua Zoom, Microsoft Teams, Google Meet hay các nền tảng tương tự giúp giảm nhu cầu di chuyển và cước điện thoại quốc tế. Khi kết hợp với VoIP và các gói internet doanh nghiệp, giải pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn góp phần tối ưu chi phí viễn thông bằng cách giảm chi phí gọi ngoài và đi lại.

Xem thêm: 5 sai lầm khiến doanh nghiệp thất bại khi chuyển đổi số

6. Tận dụng chính sách ưu đãi và hợp đồng dài hạn

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ viễn thông dành ưu đãi đặc biệt cho doanh nghiệp ký hợp đồng dài hạn hoặc sử dụng nhiều dịch vụ cùng lúc. SMEs nên tìm hiểu kỹ các chương trình khuyến mãi, chiết khấu và gói combo, từ đó lựa chọn phương án phù hợp để vừa đảm bảo dịch vụ, vừa tối ưu chi phí viễn thông.

7. Kiểm soát các chi phí phát sinh

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí viễn thông tăng là các khoản phát sinh không kiểm soát, như cuộc gọi quốc tế, SMS dịch vụ, hay dung lượng data vượt gói. Doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ theo dõi cước, báo cáo hàng tháng và thiết lập cảnh báo khi vượt hạn mức để kiểm soát chi phí, đồng thời nhắc nhở nhân viên sử dụng hợp lý các dịch vụ viễn thông.

8. Triển khai chính sách sử dụng điện thoại và internet rõ ràng

Để tối ưu chi phí viễn thông, SMEs nên có quy định cụ thể về việc sử dụng điện thoại, dữ liệu và các dịch vụ liên quan. Ví dụ, hạn chế gọi quốc tế không cần thiết, sử dụng email hoặc chat thay vì gọi điện nếu nội dung không quan trọng, hoặc ưu tiên các cuộc họp trực tuyến thay vì gặp mặt trực tiếp. Một chính sách rõ ràng giúp hạn chế lãng phí và nâng cao ý thức sử dụng dịch vụ của nhân viên.

9. Ứng dụng công nghệ quản lý viễn thông

Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý viễn thông giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích và tối ưu hóa các chi phí liên quan. Các công cụ này cung cấp báo cáo chi tiết về mức tiêu thụ, cước phí, số lượng cuộc gọi và dữ liệu sử dụng theo từng phòng ban. Từ đó, lãnh đạo có thể đưa ra quyết định cắt giảm, điều chỉnh hoặc thay đổi nhà cung cấp để tối ưu chi phí viễn thông hiệu quả.

10. Đào tạo nhân viên và nâng cao nhận thức

Cuối cùng, chi phí viễn thông không thể được tối ưu nếu nhân viên không nhận thức được tầm quan trọng của việc tiết kiệm. Doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên về cách sử dụng điện thoại, internet và các công cụ viễn thông hợp lý. Khi mọi người đều hiểu cách giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo công việc, hiệu quả tối ưu chi phí viễn thông sẽ được nâng cao rõ rệt.

Đối với SMEs, việc quản lý chi phí viễn thông hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn cải thiện hiệu suất làm việc và năng lực cạnh tranh. Bằng cách đánh giá hạ tầng hiện tại, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, áp dụng VoIP, quản lý dữ liệu và băng thông, sử dụng các công cụ hội nghị trực tuyến, tận dụng ưu đãi, kiểm soát chi phí phát sinh, xây dựng chính sách nội bộ, triển khai công nghệ quản lý và đào tạo nhân viên, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí viễn thông một cách toàn diện.

Những bước đi này không chỉ mang lại lợi ích ngay lập tức mà còn xây dựng nền tảng vững chắc để SMEs vận hành hiệu quả trong dài hạn. Việc tối ưu chi phí viễn thông là chiến lược thông minh, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm, vừa tận dụng tối đa giá trị từ hạ tầng liên lạc, phục vụ cho sự phát triển bền vững.

Xem thêm: Đầu số 1900 giúp ích trong chuyển đổi số doanh nghiệp SME

————————————————————————

DIGITEL – Dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam

🏢 Địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Trụ sở TP HCM: Căn BH9, Tầng Trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

📞 Hotline: 1900 9379

🌐 Website: digitel.org.vn 

📩 Email: CSKH@digitel.org.vn

🔗 Facebook: Digitel